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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2019-06-20 00:00:00
■保存版!秘書の話し方を学ぼう!好印象を与えるポイントを大公開!

秘書は会社の中でも立場の高い人と仕事をすることが多く、話し方や言葉遣いは重要です。職場によっては、取引先や来客の対応など会社の外部と接することも多く、秘書が会社の第一印象を与えたり、コミュニケーションの中心になったりすることもあるでしょう。今回は、秘書として好印象を与える話し方のコツを具体的に紹介していきます。

 

 

1.全ての基本!好印象の話し方・聞き方のコツ

 

まずは基本的な話し方・聞き方をおさらいしておきましょう。秘書としてのコミュニケーションの基本は、正しい敬語を使うこと、相手の目を見て話すこと、そして明るい雰囲気で接するように心がけることです。社内の人にも社外の人にも好印象を与えると、仕事がやりやすくなることがあります。

 

話すときは、声のボリュームが適切であるように気を付けましょう。大きすぎると相手に不快感を与えることがあります。反対に小さすぎると内容が正確に伝わらなかったり、自信の無さが伝わってしまったりすることがあります。早口になりすぎず、相手の反応や興味を確認しながら話を進めていくことも重要でしょう。なるべく歯切れよく聞き取りやすいように話すことも大切です。ビジネスシーンで自分から話をするときは、相手に敬意をもって相手の状況や受け取り方にも気を配りながら言葉選びをするとよいでしょう。

 

自分が相手の話を聞く際は、会話の途中で自然に相槌を打つようにします。話し手にきちんと理解しながら興味をもって聞いていることがわかってもらえるでしょう。ただし、相手の話を途中で遮らないように注意することが必要です。秘書は担当する役員や部署、関係者に正確な情報を伝える必要があります。コミュニケーションの内容を誤解しないように、わからない点はその都度確認しておきましょう。不明点が残る場合は、謙虚な態度で自分の理解が正しいかどうか確認させてほしいとお願いします。また、会話の途中で相手が困っていたり誤解していたりする場合は、サポートしましょう。話の腰を折らないように説明を追加したり、話をまとめてあげたりすることが大切です。

 

 

2.報告をするときのコツ

 

周囲の人、特に上司に報告をする際のポイントは、事実のみを伝えるように心がけます。報告の質で能力がわかるといわれるほど、報告作業はビジネスでは重要な要素です。順序としては、優先順位の高いものや結論から先に報告していくのがコツです。こうすることで、重要な件をお互いに見逃すことなく情報共有できるでしょう。報告にいく際には、あらかじめ順序や要点をまとめて整理しておく必要があります。その場で内容を整理しながら話すとうまく伝わらなかったり時間がかかったりして、忙しい相手には迷惑になることがあるでしょう。なるべく簡潔な言葉でわかりやすいようにまとめます。

 

報告の際に注意したいのは、私見や推論、他人の意見、噂話と事実とを混ぜて話さないことです。上司から意見を求められたり、どうしても自分の見解を盛り込む必要があったりした場合は、「これは私個人の意見ですが」などとわかりやすいように言葉を付け加えましょう。

 

 

3.説明をするときのコツ

 

説明をするときは、どうしたら相手に伝わりやすいかを第一に考えます。最初にこれから話す内容の概要を伝えておくとよいでしょう。説明の場合も、結論から話すことで相手の理解力が高まります。説明の中で特に大事なポイントやハイライトしたい部分は、具体的に説明します。説得力を持たせたいときは、例やイメージ、データを追加するなど工夫しましょう。話の終わりには、簡単に話した内容のまとめを加えるのもおすすめです。さらに、相手に疑問点がないか確認すると親切です。必要に応じて、補足説明を行って相手に理解してもらえるように心がけましょう。

 

 

素敵な話し方を身につけて人間関係を築こう!

 

秘書にとって、話し方や言葉遣いはマナーの一部であるとともに、周囲に好印象を与えるための手段でもあります。また、忙しい上司の強力な味方となるためには、話し方に加えて報告や説明の仕方のコツも覚えておくとよいでしょう。ここで紹介した基本を身に付けて習慣化しておくと、上司や周囲とより友好な関係を築き、会社の戦力として活躍できるはずです。

 

 

 

 

 

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2019-06-15 00:00:00

株式会社トランスアクトホールディングスのオリジナルグッズを多数取り扱っています。ここでしか購入できない希少なコラボグッズもありますので、是非ご覧ください。

 

 

 

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2019-06-10 00:00:00
■社長がやることとは結局何なのか?確実にすべき「社長の仕事」はこの3つ

社長というと、とにかく仕事が忙しいというイメージがありますが、「社長の仕事」とは具体的に何か知っていますか。社長は単なる肩書きではありません。会社のトップである社長にしかできないことがあります。この記事では、社長の役割について整理したい人に向けて、社長がやるべき仕事や果たすべき役割について説明します。

 

 

1.社長は「社長の仕事」だけを確実にやる

 

組織を率いる際、まず大事なのは、社長は「社長の仕事」だけをやるべきだということです。社長は経営者であり、社員ではありません。スポーツでいうと監督の立場です。優秀なプレーヤーがそろっていても、指揮をとる監督がいなければ試合に勝つことができません。会社も同様です。社長が経営者として社員を動かし、いかに最大限の力を引き出せるかという視点でマネジメントしていかなければ会社は成長しません。ありがちな失敗は、社長自身が現場の仕事をしてしまうパターンです。たとえば、営業畑出身の社長の場合、つい自らの得意なことをしようと営業をしてしまうこともあるかもしれません。しかし、社長である以上、自分は経営者としての仕事にまわるべきです。社長としてすべきことは、現場の最前線に立つことではなく、自分自身のノウハウや培った能力を社員に伝え、現場の仕事は部下に任せられる仕組みづくりです。

 

 

2.社長の仕事1.大枠の計画を練る

 

社長の仕事の1つ目は、経営計画を練ることです。経営計画とは、中・長期的な会社の事業の大枠です。経営計画を作ることによって、会社にとって重要な売上目標が設定できますし、目標達成するための課題も見えてきます。また、今は赤字でもあとどのくらいで黒字化できるかの見通しも立てられます。ポイントは、社員に無理をさせることなく、着実に売上を出せるような事業計画を練ることです。経営計画は絶対に必要なものではありません。しかし、経営計画があれば社員全員に会社の数値的目標やビジョンを共有でき、社員のやる気にもつながります。よりよい未来のためにも、説得力のある合理的な経営計画を練り、社員に共有しましょう。

 

 

3.社長の仕事2.資金の管理・調達をする

 

社長の仕事の2つ目は、資金の管理・調達です。会社をまわすには、資金が必要です。特に、会社を立ち上げた直後には、銀行や信用金庫からお金を借りる場合もあります。お金を借りるためには、会社の信頼性が重要です。借りたお金を何に使うのか、いつまでにどれだけの利益を見込んでいるのかなど、しっかりとした事業計画を作って相手に納得してもらわなければいけません。借りたお金の配分は適切か、利益につながっているかをチェックし、会社の健康状態を把握することも大事です。さらに、国や自治体が会社への補助金を提供していることもあります。自社が利用できる制度がないか調べておきましょう。

 

 

4.社長の仕事3.従業員の労働環境を整え育成する

 

社長の仕事の3つ目は、従業員の労働環境を整えて育成することです。社員は会社の大事な資産であり、会社が売上を出し、将来的に成長していくためには社員の力が必要です。労働環境は社員のアウトプットに大きな影響を与えます。労働環境が悪ければ、社員は気持ちよく働くことができません。離職が相次いだ結果、最終的に社員が誰もいなくなり倒産するという最悪の可能性もあります。優秀な人材を確保し、定着率を上げるためにも、社員のスキル向上とモチベーション維持につながる環境づくりを意識しましょう。いざというときのために、自分に代わる優秀な後継者を育てておくことも大切です。

 

 

社長の仕事だけすればいい!しかし「確実に」しなくてはならない

 

社長は、社長の仕事をしっかりとこなす必要があります。もし、時間に余裕がなく仕事を確実にこなせない場合は、専属の運転手や秘書を雇って時間を効率的に使うことも検討してはいかがでしょうか。心身の疲れは、判断力の低下にもつながります。自分でなくてもよい仕事はどんどん周囲に任せ、肝心の社長業に集中しましょう。

 

 

 

 

 

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2019-06-05 00:00:00
■「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」の指定を受けました

株式会社トランスアクトホールディングスは、国税庁から 「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」 の指定を受けました。


2019-06-01 00:00:00
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働くときの服装はクールビズやオフィスカジュアルなどのように、いろいろな選択肢が増えてきています。ビジネス服選びが個人の判断に任せられているという状況では、逆に何を着たらいいのか悩んでしまうというケースもあるようです。それでは、秘書は何を着るべきなのでしょうか。この記事では秘書の服装に加え、身だしなみについても解説していきます。

 

 

■秘書にふさわしい服装とは?

秘書にふさわしい服装について第一にいえることは、秘書という仕事が持つイメージを裏切らないようにするという点でしょう。そもそも、秘書の服装は具体的に形や色などに決まりがあるわけでもありません。大切なポイントは、清潔感や高い機能性です。秘書の仕事は、社長や役員などのエグゼクティブの業務をサポートすることです。そのため、存在感を主張することのない控えめな服装がふさわしいということになります。

 

具体的には、首回りの開きやスカート丈に気を使い、肌の露出が少なめの服装が基本です。華美にならないように、服の色味は落ち着いたトーンでまとめ、柄物などは避けるようにします。たとえオフィスカジュアルの会社であっても、社外の人と会うことの多い秘書は、若干フォーマルにまとめることが望ましいです。スーツスタイルであればシャツやブラウスを着用しましょう。また、来客時にはきちんとジャケットを羽織りましょう。例えば、インナーが無地のカットソーなどのようにやや軽装であっても、ジャケット1枚羽織るだけでも秘書としての品格がプラスされます。形がシンプルで着回しのきくスーツと、シャツやブラウスを数パターン用意しておくと便利でしょう。

 

 

■髪型やアクセサリーは自由?

秘書の身だしなみで大切なのは、周囲の人に対して不快感を与えないことです。意外と目立ちやすいのが、髪型と身につけるアクセサリーです。中でも、人の印象を大きく左右するのは、実は髪型だといわれています。そのため、秘書は髪型には人一倍気を使わねばなりません。髪の長さにルールはないものの、常に誰に見られてもよいように清潔感が感じられるすっきりとしたヘアスタイルを心がけることが大切です。

 

髪が長ければまとめ髪ですっきりとした印象をつくることが大切で、ダウンスタイルは秘書業務には不向きです。ショートスタイルからボブまでの長さであれば、清潔感のある印象が与えられる上に機能的な面からもおすすめできます。髪の色については、ビジネスを意識し暗めの落ち着いた色にしましょう。アクセサリーは基本的に大きくて派手なものは避けるようにしましょう。シンプルなデザインのアクセサリーであれば、ポイントを絞ってつけることをおすすめします。

 

 

■清潔感のある服装を心がけよう

秘書という職業柄、服装や身だしなみについてもっとも大切なのが清潔感です。秘書の仕事は業務上、会社の社長や重役についてさまざまな業務をサポートする裏方の立場です。そのため、目立つことのないようにすることが先決です。しかし、目立たないようにすることと身だしなみに無頓着であるということは、決してイコールではありません。あくまでも、社内のエグゼクティブを陰で支える存在であることを意識しましょう。よりフォーマルで華美でない服装や、控えめなアクセサリーを選ぶこと、髪型をさっぱりと身ぎれいにまとめることなどがとても重要なポイントとなります。

 

秘書が人に与える印象というのは、実はサポートされる側の上司の印象までも左右してしまいます。そのため、上司に迷惑をかけることのないよう人の目を意識するということがとても大切です。秘書は会社の重役の傍で仕事をする業務であるからこそ、実はセンスの有無も問われているといっても過言ではありません。さまざまな人に意外と見られているのだということを常に意識しましょう。控えめで清潔感のある雰囲気を目指すことで、周囲に好印象が与えられます。

 

 

 

 

 

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