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トランスアクトホールディングス

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2019-08-01 00:00:00
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秘書の仕事は、企業の重役や政治家、大学教授など、重要な職務を担う多忙な人物をサポートすることです。職務上の身近な存在として、秘書を雇う側が求める業務を確実にこなすことが重要になってきます。そこで、自分が秘書を雇うというシチュエーションを想定したとき、どんな能力がある人が必要だと思うかを知るためにアンケートを実施しました。

 

【質問】

あなたが秘書を雇うとしたら、どのような能力を必要としますか?

 

【回答数】

マルチタスクが得意:20

物怖じせずに発言できる:11

想像力が豊か:7

気遣いが人一倍できる:54

笑えるようなユニークさがある:8

 

多くの人が秘書に求めるものは「気遣い」

 

アンケートの結果、最も多かった意見は「気遣いが人一倍できる」ことでした。

 

・自身は看護師という職しか経験がないが、気遣いのできるスタッフに囲まれて仕事をしてきた。他人に気づかせないほどの自然な気遣いはチームの仕事を円滑にすることに気づき、仕事の中には気遣いが重要だと感じたため。(20代/女性/正社員)

・秘書はサポートをすることが1番の役目だと思うから、なにか言われてやるよりも自分から気づいて行動することが必要になるため。(20代/女性/正社員)

・「気遣いができる」というのは、言い換えると「言われる前に、事前に察知できる」ということだと思う。自分自身でさえ気がついていないことを秘書の方が察知してくれたら、仕事のうえで大変助かると思う。(30代/女性/専業主婦(主夫))

 

秘書は仕事の主体が自分ではなく、他人であるからこそ、自主的かつ細やかな気遣いが欠かせないと考えている人が多いことが分かりました。自身の経験から、気遣いこそが仕事をスムーズに進める秘訣だと感じている人も多いようです。

 

複数の業務を同時にこなせる能力も重要

 

2番目に多かったのは、「マルチタスクが得意」という意見でした。

 

・社長や役員のスケジュール管理から、会食会場の予約、出張の際の宿泊先の予約、交通手段の手配など、同時にさまざまなことをこなさなければいけない業務だから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・ついうっかりしてしまうケアレスミスなどをフォローしてほしいから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・大量の情報を正確に把握し、伝えることが重要な仕事なのでマルチタスクが得意な秘書を雇いたいと思います。(30代/女性/個人事業主)

・自身の秘書経験から、秘書業務におけるマルチタスクの重要性を切に感じます。そのため、マルチタスクスキルを重要視して人選をすると思います。(30代/女性/派遣社員)

 

こまごまとした手配や連絡からフォローまで、秘書の業務は多岐にわたっています。そのため、いくつもの仕事を同時にこなさざるを得ません。秘書の業務であるサポートやフォローには、多方面を同時に見られる能力が必要だと考えている人が多いことがわかります。

 

時にはズバリと言える強さも求められる

 

3番目に多かった回答は「物怖じせずに発言できる」ということでした。

 

・秘書を雇う立場になったら、周りの人が意見をしにくい存在になっているかもしれないので、遠慮せずに意見をしてもらえるとありがたいと思う。もちろん内容にもよるがそういう存在は貴重。(30代/女性/正社員)

・私が秘書に求めることは、スケジュール管理などの通常業務だけでなく、私自身を高めてくれるような発言や指摘をくれることです。秘書は私と一緒に行動することが一番多い人物なので、何か意見や発見があれば、恐れずどんどん発言してほしいです。(20代/女性/正社員)

・相手にハッキリ物事を伝える能力が一番欲しい。相手によって態度を変えたりされると信用問題に関わってくるから。(30代/女性/公務員)

 

自分が秘書を雇う立場になったときに、秘書は遠慮のない意見をくれる貴重な存在であってほしいと考えている人が多いことがわかります。常に身近にいる存在だからこそ、時にはまっすぐに意見を言える強さが求められるということでしょう。また、はっきりとしない言動をする人では信頼・信用にかかわるといった意見もありました。

 

その場を和ませるユニークさは貴重な能力

 

4番目に多かった回答は、「笑えるようなユニークさがある」ということでした。

 

・本当は全部欲しいけれど、一つだけとなるとユニークな発言ができる人が良い。ユニークなことを言うのは意外と難しい、前後の発言を理解して言わなければいけないし、場の空気も読まなければいけない。でもそんな一言が出る人は貴重な人材。手に入るなら入れたい魅力的な人物です。(30代/女性/無職)

・秘書ということは、長い時間一緒に行動することも予想されます。他社クライアントや社内役員との関係を円滑に保つうえで、努力しても身につきにくい能力がユニークさだと考えました。仕事は覚えて貰えばいずれできるようになりますし、物怖じしない発言が良い場合ばかりとは限りませんので、ユニークさは大切と思います。(30代/女性/派遣社員)

 

その人だけにしかないユニークさを発揮して、その場を和ませたり雰囲気を和らげたりするには、経験のほかセンスも必要です。そういった能力は得がたいものであり、備わっている人は貴重だと考えている人が多いことがわかります。

 

秘書にとって気遣いは何より重要! 

 

秘書に必要な能力は「気遣いが人一倍できる」ことだと考えている人は、全体の過半数を占めました。秘書を務める以上、気遣いができることはもはや必須の能力だと言ってもいいでしょう。いい秘書になるためには、気遣いとは何かを学び、身につけていくことが重要です。それにプラスして「物怖じせず発言できる強さ」「マルチタスクの処理能力」「ユニークさ」などを身につければ、得がたい人材として重宝されるのではないでしょうか。

 

■調査地域:全国

■調査対象:【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 

■調査期間:2019年05月30日~2019年06月13日

■有効回答数:100サンプル

 

あなたが秘書を雇うとしたら、どのような能力を必要としますか?

 

【マルチタスクが得意】

・Q1の項目はどれも必須能力であると思うがやはり多忙な人をサポートする立場なので、マルチタスクが得意かどうかは特に重要だと思う。(20代/女性/パート・アルバイト)

・大量の情報を正確に把握し、伝えることが重要な仕事なのでマルチタスクが得意な秘書を雇いたいと思います。(30代/女性/個人事業主)

・自分自身が仕事に集中出来るように、秘書には様々な雑務をこなしてほしいと思うから。(30代/女性/個人事業主)

・色々な業務を同時進行で、パニックにならずに進めて欲しいから。(20代/女性/学生)

・秘書という仕事柄複数の仕事を同時にこなしたり、優先順位を即座につけることが必要であると思うので(30代/女性/正社員)

・自身の秘書経験から、秘書業務におけるマルチタスクの重要性を切に感じます。そのため、マルチタスクスキルを重要視して人選をすると思います。(30代/女性/派遣社員)

・ひとつのことに夢中になる性格だから、たくさんのことを同時に考えられる人がいい。(20代/女性/個人事業主)

・やらなければいけないことが多く、一人ではスケジュール管理も難しいから秘書を必要としているのに、マルチタスクが不得意な秘書では、雇う意味があまり感じられません。他の選択肢はなくても困らないか、平均であればいい能力だと感じました。(30代/女性/学生)

・色々と任せられる方が安心できるので秘書を雇うとしたらマルチタスクが得意な人が良いです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・いろいろとできるということはとても大事なことであると思っているからです(20代/女性/学生)

・マルチタスクでバンバン仕事をこなす秘書が理想です。自分はマルチタスクが苦手なので。(30代/女性/正社員)

・秘書に一番必要なのは臨機応変に業務をこなすことで、多彩な能力が必要だからです。(20代/女性/パート・アルバイト)

・秘書が取引先の代表者と直接やり取りをする機会も多いので気遣いができることも大切ですが、雇った後でもハイレベルなマナーは身に付けられるものです。しかしマルチタスクをこなせる能力は慣れでカバーできるものではないので、スムーズな業務遂行のためにも必要な能力だと思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・マルチタスクは自分に欠けているものだからです。秘書を雇うということは、それだけ雇い主はいくつもの案件を同時に進行しているはず。間違いなく雇い主に報告しなければならない上、雇い主の傍で愛想よく振舞う必要もあると想像すると、マルチタスクを余裕でこなすことができなければ難しいと考えます。(20代/女性/正社員)

・ついうっかりしてしまうケアレスミスなどをフォローしてほしいから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・愛想がなくてもきっちりと決められた仕事をこなせる人がよいとおもいこれを選択しました。他の発言や気づかいは仕事し持ってでも直していけるし、想像力やユニークさは個々の個性なので、ある程度あればいいかな、ぐらいの認識です。(30代/女性/派遣社員)

・社長や役員のスケジュール管理から、会食会場の予約、出張の際の宿泊先の予約、交通手段の手配など、同時に様々なことをこなさなければいけない業務だから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・自分がはマルチタスクが得意ではないが、秘書を雇うほどになればマルチタスクで進める必要も出てくるだろうから、秘書に抜けや忘れなどを防ぐようコントロールしてもらいたいから(30代/女性/パート・アルバイト)

・自分が急病等でダウンした場合、公私共に案件を任せられる人なら安心だから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・秘書の仕事は多忙を極めるので、マルチタスクが得意な人は有能な秘書になれると思います。(30代/女性/正社員)

 

【物怖じせずに発言できる】

・私が秘書に求めることは、スケジュール管理などの通常業務だけでなく、私自身を高めてくれるような発言や指摘をくれることです。秘書は私と一緒に行動することが一番多い人物なので、何か意見や発見があれば、恐れずどんどん発言してほしいです。(20代/女性/正社員)

・相手にハッキリ物事を伝える能力が一番欲しい。相手によって態度を変えたりされると信用問題に関わってくるから。(30代/女性/公務員)

・言わなければいけない案件などを言えないと後々問題になるから。立場がどうであれ、発言がしっかりできる人が良い。(20代/女性/無職)

・秘書を雇う立場になったら、周りの人が意見をしにくい存在になっているかもしれないので、遠慮せずに意見をしてもらえるとありがたいと思う。もちろん内容にもよるがそういう存在は貴重。(30代/女性/正社員)

・上司の決断にイエスマンにならず、反対意見が出せる人が身近にいてくれたほうが参考意見がもらえるからです。(30代/女性/正社員)

・相手の性別、容姿にとらわれず、要点をしっかりと発言できないとなめられると思うから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・自分が間違った考えをしていた時に、意見を述べて正してほしいから。(20代/女性/学生)

・こちらのミスや問題点をきちんと指摘してくれる、有能な人が欲しい。健全に会話できる関係は、リスク回避につながると思うから。(20代/女性/無職)

・現代仕事をする上で一番危険なのは 考え方の固執だと思います。職業柄もあると思いますが、、、わたしの仕事や考え方に、新しい風を吹き込んでくるような人がいいと思います(20代/女性/正社員)

・二番手や右腕といったサポートをする役割の物は、上の者に対しても自分の意見を言える人が良いと思うため。(20代/女性/学生)

・都合のいいyesマンであってほしくない。自分の意思を持っていてほしい。(20代/女性/無職)

 

【想像力が豊か】

・派遣で働いていますが、職場の先輩が、正社員の人の必要なことを常に先回りして考え準備していて、完璧な方だと憧れるためです。(30代/女性/派遣社員)

・何が必要なことか、次にどう動くと良いのか、いちいち聞かずとも想像して動いてくれる人が良いです。アイディアに行き詰った時も相談相手になれると良いです。(30代/女性/パート・アルバイト)

・秘書の想像力が豊かだと、自分の仕事の幅が増えそうなので選びました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・自分が秘書を置く立場なら、大切にしたいのは想像力が豊かなより人間味あふれた人材が良い。秘書まで自分と同じになり頭を固くして考えなくても必要最低限の仕事ができ豊かな想像力や発想で社長になり頭が固くなっている自分の視野を自然に広げてもらいたい(20代/女性/無職)

・想像力が豊かだからこそ、色んな場面にすぐに対応出来る様に準備をしてくれそう。(30代/女性/派遣社員)

・秘書として、自分が何かに悩んだ時に意見が貰えたら嬉しいです。なので想像力が豊な人だと、アドバイスをたくさん引き出してくれると思ったらからです。(20代/女性/無職)

・気が利くのが一番ありがたいと思うので、相手の必要としているものごとを想像して行動してほしい(20代/女性/正社員)

 

【気遣いが人一倍できる】

・細かな気配りが出来る人が秘書になってくれたら仕事の効率が良くなりそう(30代/女性/正社員)

・秘書には自分にない能力を求めます。自分より早く相手様への気遣いと気づきを求めますし、大事な食事の場面でも同席してもらいたいと思います。(20代/女性/派遣社員)

・まず、仕事をするにあたって、毎日気持ちよく仕事をしたいと思うから。自分をサポートしてくれるパートナーとして、お互いに気遣いあってよい関係の中でっ仕事をすることができれば、仕事全体がうまくいくのではないかと思う。(20代/女性/正社員)

・自分では気づけないようなことに気づいて、先回りした行動をしてもらいたいと思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・誰かと業務を行うなら、多少能力は劣っていても気遣いのできる人の方がストレスがなさそうだと思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・秘書はサポートをすることが1番の役目だと思うから、なにか言われてやるよりも自分から気づいて行動することが必要になるため。(20代/女性/正社員)

・長い時間共に働く上で、気遣いが出来る点が重要かなと思います。(20代/女性/正社員)

・秘書は、社長や役員のアシスタントまたは右腕となるような存在だと思います。社長や役員などと同等のポストの人たちと外部で接することが多い中、周囲を気遣うことは重要だと思います。(20代/女性/パート・アルバイト)

・今、相手がどんな状況・気分なのかを敏感に察して、それに合わせたサービスを提供してほしいから。(20代/女性/パート・アルバイト)

・あくまでもイメージですが、秘書というのは来客など外部の関わりが多いので感じのよさや気遣いは大事だと考えます。(30代/女性/無職)

・秘書は、言われたことをしっかりとこなすのは当たり前だが、それ以上に気配りができ臨機応変に動いてくれる人が向いていると思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・自身は看護師という職しか経験がないが、気遣いのできるスタッフに囲まれて仕事をしてきた。他人に気づかせないほどの自然な気遣いはチームの仕事を円滑にすることに気づき、仕事の中には気遣いが重要だと感じたため。(20代/女性/正社員)

・秘書の一番の仕事は、ついた方にストレスを与えず仕事に専念していただく事だと考えているからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・自分があまり気遣いができるタイプではないので、秘書になる人には人一倍気遣いができて私の欠点を補ってくれるような人を雇いたいです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・不安な時や忙しい時などに、優しい気遣いがあるとこちらも安心して仕事に取り組めるから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・仕事ができる上で、細やかな気遣いができる人がいいです。安心して任せられると思うから(30代/女性/専業主婦(主夫))

・今までの経験上、結構相手の気持を考えずに自分の意いた事を言って人を傷つける人が多かったので、気遣いができる人が個人的には面倒事も少なくていいと思う。(30代/女性/無職)

・自分だけでなく社員や仕事相手のことなど、さまざまなことを視野入れて動ける人が良い。気遣いができる人材はありがたい。(30代/女性/派遣社員)

・自分自身が少し追い込みすぎてしまうところがあるので、頃合いを見て声をかけたりして欲しいと思ったため。(20代/女性/学生)

・秘書業務は外部の方と接する機会が多く、そのような場面で気遣いができて気配りができる方が助かるから(20代/女性/学生)

・気遣いができる人は周りの空気を読み、仕事に対しても常に率先して動くことができると思うから。また、気が遣えない人は一緒にいるだけで疲れるので、秘書でなくとも距離を置きたいと思うから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・言わなくても分かる力は誰にでもあるものではなく、兼ね備えている人こそ業務を円滑に進める中で必要だと思うからです。(30代/女性/正社員)

・無神経な人は苦手なので、気を使える人はどこに連れて行っても心配がいらないと思うから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・自分だけでなく、その周りにまで気配りができる秘書が良いと思います。なぜなら、その他の選択肢は他の社員ができて欲しいことだとおもうからです。(30代/女性/派遣社員)

・仕事の能力ももちろん必要だとは思いますが、それは経験を重ねるうちに伸びていく。しかし、気遣いのできるという能力がセンスも必要なので一番重要かと思った。多くの人と関わる秘書には大切なことだと思う。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・先回りして仕事をしてくれる人が秘書になるのに適していると思います。(20代/女性/正社員)

・先手での行動が必要なイメージがあり、「気遣い」が出来る方が向いていると思う為。(20代/女性/派遣社員)

・何といってもまず人に対する気遣いが出来ないと仕事ができないし回せない。秘書とはその人の顔と言っても良いし玄関口だからお客さんに対して気が利かないと仕事がもらえないからです(20代/女性/無職)

・共に過ごす機会が多いと思うので、一緒にいて気持ちが良い人と仕事をしたいからです。(30代/女性/正社員)

・その他の要素は秘書ではなく部下が有していればよいと思うため。気遣いのできない秘書をそばに置きたくない。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・一緒にいる時間が長い人だから、疲れない人がいい。気遣いができる人だと一緒にいて楽だと思う。(20代/女性/無職)

・自分が傷つくことが多いので、気遣えるという「仕事」をしてほしいからです。(30代/女性/個人事業主)

・言われた仕事をするのは誰にでもできる。能動的+αの仕事も求めるので気遣いができる人材がよい。(30代/女性/正社員)

・マルチタスクと悩みましたが、気づかいが人を助けることの方が多いと思ったので気づかいを選びました。(30代/女性/パート・アルバイト)

・一緒にいる時間が長く、様々な秘密もある程度共有せざるを得ない以上、言動や行動には気を遣える人がいいから。(20代/女性/学生)

・全ての業務においてコミュニケーションは不可欠ですが、その中でも気遣いはAIがとり替わることができない人間の大切な要素だと感じたから。(20代/女性/正社員)

・細かいことに気配りできる人だと、仕事がしやすい。また、取引相手など外部の人間に対して気遣いができると、自社のイメージアップや、最終的に利益につながる。(30代/女性/正社員)

・仕事がしやように気遣いをし、業務を支えるのが秘書の役目だと思ったから(20代/女性/学生)

・どんなに優秀でも、後々調子に乗るような従業員は雇いたくない為、消去法で選びました。(20代/女性/無職)

・自分があまり空気が読めないので、自分の代わりに先方に気遣ってくれるような人がいい。(30代/女性/個人事業主)

・スケジュール管理には、人の動きを予想する能力も必要だと思うので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・秘書の業務はフォローすることです。ちゃんと気遣いのできる人でなければ業務は勤まりません。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・「気遣いができる」というのは、言い換えると「言われる前に、事前に察知できる」ということだと思う。自分自身でさえ気がついていないことを秘書の方が察知してくれたら、仕事の上で大変助かると思う。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・秘書を雇うくらいで社長ならば十分仕事ができる人間だと思うので周りや自分に気が使える人間が身近にいて仕事がスムーズに進むようにしてほしい。(30代/女性/正社員)

・秘書なので、自分をサポートしたり、スケジュールを管理したりという仕事をする上で、お互いに気遣いがないとよい関係が築けないと思います。それが影響して、仕事も上手くいかなくなるといけないと思います。(30代/女性/正社員)

・気遣いはあとから身につくものではないと思うので初めからもっていることが必要だと思う。(20代/女性/無職)

・気遣いがすべてだと思います。気遣いが出来ない秘書は必要ありません。(30代/女性/正社員)

・秘書なら他社の人と接したりすることも多そうなので、気遣いの出来る人なら悪い印象は与えないかと考えたのと、想像力が豊かやユニークさは他の部署の方が活かせそうな気がするので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・気遣いを社長にも従業員にも他社の人たちにも出来る人が良いです。(30代/女性/正社員)

・気遣いを最優先したい、自分一人では気遣い出来ない部分もありそうだから。(30代/女性/正社員)

・秘書はサポートする仕事なので、気遣いに勝るものはないと思うからです。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・一番職場で長く行動を共にするパートナーであるため、自分の仕事に対し観察して先回りをして動ける人材が好ましい。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・スケジュール管理などできて、お客様などの対応もこなしてくれるような秘書が理想です。一息つきたい時なども配慮してくれるとありがたい。(30代/女性/パート・アルバイト)

・自分自身がよく気付くほうであるため、秘書には更に先をいく気配りを求めたい。指示をする前に準備が整っていたり、手が回してあると、秘書を雇うことの満足感が上がると想像される。(30代/女性/正社員)

 

【笑えるようなユニークさがある】

・どうせ同じ仕事をするのであれば、楽しく仕事ができる相手のほうがよいから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・ユニークな秘書と一緒にいると楽しいだろうし明るい気持ちになれそうだから。(20代/女性/正社員)

・秘書ということは、長い時間一緒に行動することも予想されます。他社クライアントや社内役員との関係を円滑に進める上で、努力しても身につきにくい能力がユニークさだと考えました。仕事は覚えて貰えばいずれ出来るようになりますし、物怖じしない発言が良い場合ばかりとは限りませんので、ユニークさは大切と思います。(30代/女性/派遣社員)

・どんなに仕事が出来ても、コミニュケーション力が欠けていても良くないと思いますし、その逆も良くないと思います。普段、社長方々や役員等々高い地位の方にお会いすると思うので、場を和ませることは大事なことですし、印象付けになると思います。またその方が毎日の仕事も楽しくなると思います。(20代/女性/派遣社員)

・仕事中の殺伐とした雰囲気を和ませてくれるような人に近くにいてほしいと考えたからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・基本的な仕事は出来たうえでプラスアルファあればいいなと思うのはユニークさです。厳しいく固くなった雰囲気の時でもその人が場の空気を和らげてくれると仕事がしやすい、取引先にも好印象を与えそう、わたしも楽しい、そんなメリットがあるように思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・ほかの選択肢は最低限必要なものだと思うので、笑える人がいいですね。(30代/女性/正社員)

・本当は全部欲しいけれど一つだけとなるとユニークな発言ができる人が良い。ユニークなことを言うのは意外と難しい、前後の発言を理解して言わなければいけないし、場の空気も読まなければいけない。でもそんな一言が出る人は貴重な人材。手に入るなら入れたい魅力的な人物です。(30代/女性/無職)


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