+81-3-6435-8229

株式会社トランスアクトホールディングス

株式会社トランスアクトホールディングス

最新情報

2020-10-20 00:00:00
■秘書を導入するメリットとは?秘書導入で迷っている人必見!

経営者のなかには、秘書を雇うべきかどうかで迷っている人も多いでしょう。なかなか決心がつかないのは、秘書がいるメリットを理解していないからだと考えられます。経営者の仕事をスムーズにこなしていくために、秘書はとても重要です。この記事では、秘書を雇うことで具体的にどのようなメリットが生まれるのかを解説していきます。

 

 

1.秘書を導入するメリット

 

実際に秘書がいると、どのような影響が生まれるのでしょうか。ここでは、秘書を雇うメリットを紹介していきます。

 

1-1.メイン業務に集中できる

 

企業の方針を決定したり、取引先の幹部と話をしたりするのは経営者にしかできない「メイン業務」です。しかし、忙しい経営者にはメイン業務以外のさまざまな事務作業が発生します。秘書がいれば、経営者が直接こなさなくてもよい業務を秘書に任せられます。そして、経営者がメイン業務だけに集中できる環境が生まれるのです。その結果、経営の根幹をなす意思決定もスムーズになるでしょう。

 

秘書の能力によっては、複雑な手続き、資料や書類の作成、スケジュール管理などを全面的に任せられます。経営者は余計なことにとらわれず、重要な仕事だけに神経を傾けられます。メイン業務の効率性が高まり、企業全体に好影響を与えることが可能です。

 

1-2.雑務を統括してくれる

 

本来なら、雑務を統括するのも経営者の務めです。スケジュール管理や電話、メールの対応はもちろん、さまざまな文書の作成など、雑務は多岐にわたります。また、ビジネス以外でも弔事や慶事の電報、贈答品の準備や式典の計画、取引先とのコミュニケーションも雑務に含まれます。ただ、これほどまでに数が多い雑務を、メイン業務の片手間で処理していくのはたいへんなストレスです。そこで、秘書に雑務を統括させている経営者は少なくありません。

 

優秀な秘書であれば、単に雑務を整理するだけでなくクオリティチェックまで行えます。秘書が適材適所に雑務を振り分け、的確な指示を飛ばしながら経営者自身が行うのと同等の成果を生み出します。その結果、経営者が抱えていたコミュニケーションコストが軽くなるでしょう。

 

1-3.経営やビジネスの壁打ち相手になる

 

企業経営者は「ビジネスの悩みを相談できる相手がいない」という孤独を感じることがあります。役員ですら経営者にとっては部下にあたるので、本音で相談できないことは珍しくありません。しかし、秘書は経営者個人とのやりとりに終始します。企業の上下関係や派閥に属している立場ではないので、経営者はしがらみを感じなくて済みます。また、機密保持の面でも安心できるので、気軽に相談を投げかけられるのです。

 

経営者が秘書をビジネスやプロジェクトの壁打ち相手にすれば、客観的な意見を聞くことができます。秘書は社内の出世とは無関係なので、気後れのないアドバイスが返ってくることもあるでしょう。そうするうちに、秘書は経営者の身近な理解者になってくれます。

 

1-4.上司や会社のイメージアップにつながる

 

秘書は経営者や役員の負担を減らし、支えてくれる仕事です。信頼できる秘書を雇えば、責任が重大な作業も気軽に任せられます。経営者自身がやるはずだった雑務を秘書がこなすようになれば、社内業務の効率化が実現します。経営者の多忙で止まっていたプロジェクトも円滑に動かせるでしょう。また、社外の大切なビジネス相手とも、経営者が直接的にコミュニケーションを取れます。こうした影響が続けば、社内外から経営者の印象が良くなります。最終的には企業がイメージアップするので、集客や利益にもつながっていくのです。

 

 

秘書は業務効率化には欠かせないサポート役

 

経営者や役員にとって、秘書はメイン業務に集中するための重要な存在です。また、社内業務を効率化したいときにも大切な役割を担ってくれます。もしも秘書を雇うかどうかで迷っているなら、前向きに検討してみましょう。さらに、コストを抑えたいならオンラインアシスタントもぴったりです。経験値の高い秘書を安価で雇えるうえ、退職後の引継ぎもスムーズです。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 


2020-10-15 00:00:00
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました

厚生労働省より、有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


2020-10-10 00:00:00
■社長は何をしてる?何をすべき?社長がすべきこととしてはいけないこと

ほかの会社の自分以外の社長はどのような仕事をしているのか、気になったことはありませんか。世の中にはさまざまな会社がありますが、社長にしかできない仕事というものが存在します。この記事では、世の中の社長はいったい何をしているのか、また、社長としてするべき仕事とするべきではない仕事について説明していきましょう。

 

 

1.社長がしていること・すべきこと:目標を設定する

 

世の中の多くの社長は、会社を経営するにあたり目標設定を行っています。会社は社長が掲げた目標に沿って動くことで成長することができるからです。会社に目標がなければ行き当たりばったりのような経営になってしまい、あっという間に経営破綻につながります。また、せっかく目標設定を行っても、その目標が自分の会社に合っていなければ経営計画が崩れ、会社が衰退する原因となってしまいます。自社経営の目標設定は、社長にしかできないとても重要な仕事です。会社の利益を考えて会社に合った目標を設定する能力が社長には求められているといえるでしょう。

 

 

2.社長がしていること・すべきこと:お金の管理と調達をする

 

社長は会社を経営する立場にあるため、会社全体のお金の管理や資金調達も行います。会社経営において最も重要なことは、利益をあげて会社を黒字化し、それを維持することです。世の中の社長は、自分の会社がうまく回っているのか、業績はいいのかなど、数字を見て正確に把握しなければなりません。経営に関する数字やデータを理解し、数字の精度を上げることは社長にとって大切な仕事の1つです。精度の高い会計資料を作成したり経営に必要な資金調達の計画を立てたりするなどして、常に適切な経営判断ができるようにすべきだといえます。

 

 

3.社長がしていること・すべきこと:従業員のケア

 

世の中の優秀な社長は、従業員のケアを積極的に行っています。実際に現場に出て会社の利益をあげているのは、社長自らでなく従業員であることがほとんどのはずです。社長として現場を知り、理解して改善をはかり、従業員が働きやすい環境を整えていくことも社長の大切な仕事です。社長が現場の実情や環境を知らずに的外れな指揮をしてしまうと、従業員は立てられた目標や方針を受け入れることができずにストレスを抱えてしまいます。そして、社長への不満が社内で溜まっていくことで従業員に信頼されない会社が出来上がってしまうこともありえますし、それは会社全体のパフォーマンス低下にもつながります。

 

会社がそのような状態に陥ってしまうと、従業員やお客さまにとっても会社にとってもメリットが何1つありませんので、円滑な経営のためにも従業員に対するケアは必ず意識的に行っていくようにしましょう。

 

 

4.社長がしてはいけないこと:自分以外にもできる「作業」

 

社長がしてはいけないこととは、社長以外にもできる作業です。社長がすべき仕事は、会社がうまく回るように利益を作っていったり、利益を生み出す仕組みを作っていくことです。社長にしかできない大切な仕事がたくさんある中で、社長でなくてもできる仕事をわざわざ社長が時間をさいて行うことは社長業に支障をきたす恐れがあります。社長も現場を知ることが大切であると前述しましたが、現場の状況を正確に把握するために実際に少し作業をしてみるのが良いという意味であり、社長が現場で働いていくべきだということではありません。

 

社長でなくてもできる仕事は従業員に任せたり専門家に外注するなどして、社長がすべき業務に集中できる環境を作っていくようにしましょう。

 

 

社長はすべきことが高度でしかも多い!

 

会社を経営している世の中の社長には、たくさんのやるべき仕事があります。この記事を読んでみて、社長としてできていないことがあると気づいたのであればすぐに行動に移しましょう。もし時間や余裕がない場合は、運転手や秘書などを雇ってでも自分の時間を捻出し、社長にしかできない仕事に集中できるようにすることが大切です。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 

 


2020-10-05 00:00:00
■代表の橘が書籍「2018年注目の社長32人」に掲載されました

代表の橘が書籍「2018年注目の社長32人~夢を追い続けることの意味~」に掲載されました。

 

 

人材を雇用し、リスクを負って、企業を経営する。

 

そんな経営者たちから、夢へのヒントやきっかけを掴むことができるかもしれない、経営者32人の「夢×仕事観×生き方」

 

株式会社星野リゾートの星野佳路社長、CoCo壱番屋創業者の宗次徳二様など、32名の経営者の方の1人として、弊社橘の記事も掲載されております。


2020-10-01 00:00:00
19_19_1_31874513.jpg

秘書の仕事にはさまざまな業務が含まれます。その中心的な仕事のひとつがスケジュール管理です。必要なタスクに時間を割り振るのが基本ですが、一般的なタスクには複数の関係者が絡むため、間違いのないように最新の注意を払う必要があります。ただし、これには上手に管理するためのコツがあるのです。この記事では、役に立つ2つのコツを紹介していきます。

 

 

■予定を優先順位で分類する

秘書のスケジュール管理の第1のコツは、予定を優先順位別に分類することです。業務で生じるタスクには、序列があります。まず、そのタスクの期日や時間帯が動かせるかどうかをチェックしましょう。決まった日時を動かせないものから、スケジューラーの時間帯を割り当てていくのです。次に、内容の重要度を勘案します。同席者が重役の場合は要注意です。社外の参加者が含まれる場合も同様です。この判断を可能にするのは、日常的な情報収集です。秘書の役割としては、先方の取引先や上司との関係性を日頃から把握しておく必要があります。

 

また、全社的な観点からの優先度を判断するには目の前のタスクだけではなく、進行中の複数のプロジェクトの進捗状況も合わせて頭に入れておかなければなりません。実際には、優先順位が高いにも関わらず、日程がなかなか決まらないタスクも出てきます。特に、プロジェクトが始まってすぐの段階では、さまざまな環境が流動的なので、柔軟なスケジューリングが要求されるタスクが多発しがちです。その際は、候補日時をいくつか決めてしまうとよいでしょう。とくに重役秘書であれば、部下の立場の社員たちはその候補日を基準にスケジューリングをするため、早めに決める必要があります。

 

 

■取引先や一緒に仕事する人の都合にも気を配る

秘書のスケジュール管理の第2のコツは、取引先や一緒に仕事をする人の都合も考えてスケジューリングを行うことです。役職が上がれば上がるほど、人と会って交渉・折衝することが多くなるため、会合などの相手のあるタスクが増えます。そのため、スケジューリングの際には、参加する先方の都合を考える必要があるのです。日時はもちろん、場所の指定があるかどうかも忘れないように確認します。このようなタスクのスケジューリングでは、余裕を持たせた日時の設定が不可欠です。当初の計画が変更になったときのための代替案として、いわゆる「プランB」を考えておくわけです。

 

具体的には、あらかじめいくつかの時間帯をスケジュールに組み込んでおき、最初の予定が変更になったら、次の時間帯が自動的に決まるようにしておきます。また、先方や一緒に仕事をする人の都合を考える必要があるタスクは、時間的に連続させないようにしましょう。スケジュールの再調整が可能なタスクと交互に設定しておけば、突然の変更にもある程度は対応できるからです。相手側の都合で変更になるケースに対応するには、先方の秘書とも可能な限り密な連絡を取り合うようにするとよいでしょう。

 

 

■一目で確認できる形にすることが大事

秘書がスケジュール管理に失敗すると、上司が効率よく動けない事態が発生します。また、相手があるスケジュールの場合、取引先に迷惑をかけることになりかねません。このような状況を避けるには、ミスが起きないような手順を考えておく必要があります。たとえば、スケジュール管理のミスで頻出するもののひとつはダブルブッキングです。同じ時間帯に複数の予定を入れてしまうのです。主な原因は、情報の一元管理が不十分なケースがほとんどでしょう。解決策は、一覧性の高い方法で予定を管理することです。

 

一般的にはオンラインのスケジューラーが使われますが、デジタル媒体はソフトウェアの不具合や何かのタイミングでデータが消失する可能性があります。そのため、秘書としてはオンラインツールだけではなく、バックアップとしてアナログな方法でも管理しておくことをおすすめします。その際、カレンダー式や1日単位で記録できるタイプの一覧性の高い手帳に消せるペンで記入するなどして、スケジュール管理するとよいでしょう。

 

ただし、この方法を取るのであれば、デジタルとアナログの双方のツールの整合性を常にチェックする必要があります。このようにして、全体の予定がどうなっているのかを一目で確認できる形にしておくことが、秘書としてスケジュール管理をする際のポイントになるのです。

 

 

 

 

 

社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています

役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています

役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています

社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています

社長・経営者に関する「合同会社トランスアクト」の記事も読まれています

 

 


1