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会社の秘書に求められる仕事は幅広くあり、その業務は多岐にわたります。そのなかでも、上司のタスクやスケジュール管理は、メインの業務と言ってもよいでしょう。一般的に秘書の仕事というと、タスク管理をすぐに思い浮かべる人もいるほどです。今回の記事では、秘書のタスク管理について、その内容から業務のコツまで幅広く紹介します。
1.秘書のメイン業務「タスク管理」
企業で重役を担う上司のタスクには、社内の打ち合わせや来客、訪問などのさまざまなものがあります。そのような多数のタスクを管理し、ミスに気をつけながら時間を割り振っていくのが秘書のメイン業務となる「タスク管理」です。一般的に企業の重役クラスのタスクには、いろいろな関係者がかかわっているので、タスク管理の際にミスをしない正確さが求められるでしょう。具体的な予定の種類としては、会議や打ち合わせ、来客や会食などの日程があります。また、対応事項としては、予定の調整や必要事項の確認、会場や交通手段の確保などが挙げられます。
2.タスク管理のコツ
秘書にとってタスク管理は重要な業務であり、正確性を求められることがわかったでしょう。ここでは、正確に管理を行うにはどのようなことを意識する必要があるのかなど、タスク管理のコツについて紹介します。
2-1.新しいタスクを入れる際は前後の予定も確認する
秘書が新規の予定を入れるときは、何も考えないで機械的に入れるのではなく、前後の予定も確認しながら入れていくことが大切です。なぜなら、時間に余裕を持ったスケジューリングにしないと前後の予定に支障が出たり、先方にも迷惑が掛かったりするからです。先方への訪問のときは移動時間を逆算し、会議内容や緊急度、重要度を把握するなど気を遣ってタスク管理していくとよいでしょう。秘書が常に前後の予定を意識していれば、余計なトラブルも起きにくくなるはずです。
2-2.予定の優先順位を分類する
タスクは多くなることが普通ですが、そのなかでも締め切りや重要度の関係で優先順位が決められていきます。一例を挙げると、予定として絶対に動かせないものと多少の調整が効くものでは、優先順位が変わってきます。そのため、秘書はこの部分を意識しながら予定の決定をしていくとよいでしょう。また、重要度の判断には日頃の情報収集が必要であり、先方との関係性なども把握しておかないといけません。最後に優先順位が高いのにもかかわらず、日程がなかなか決まらないタスクというのもあります。このようなときは、候補日程を複数出して柔軟に決められるようにしておきましょう。
2-3.上司の予定に合わせて見やすく管理する
タスク管理は上司の意向に沿ったものにすることが重要です。そのために必要なのは、上司と日頃から円滑なコミュニケーションを取り、良好な関係を保つことでしょう。秘書が上司の人柄や置かれている立場をしっかりと把握することで、細かい指示を仰ぐことなくスケジューリングできるようになります。このような状態になれば、上司から見ても有能な秘書と言えるでしょう。また、一覧性が高く見やすいタスク管理を心掛ければ上司も予定を理解しやすくなり、ダブルブッキングなどのトラブル防止につながります。
2-4.取引先などの相手にも気を配る
上司だけではなく、取引先や共に仕事をする相手にも気を配ったタスク管理は、秘書が活躍できるコツと言えます。担当の上司が重役であればあるほど、仕事のときにかかわる人は多くなり、相手のあるタスクが増えるからです。そのため、秘書は日時や場所の指定があるかどうかも念入りに確認し、突然の変更などにも対応できるようにしたいものです。柔軟性のあるタスク管理ができるようになれば、上司はもちろん、取引先からも大きな信頼を得られるでしょう。
正確性を意識したタスク管理をしよう
秘書の担うタスク管理は上司にとっても重要なものであり、ミスは許されません。仮に大きなミスをしてしまった場合、上司や取引先に大きな迷惑をかけてしまうことにもなるのです。タスク管理でミスをしないためには、今回紹介したいくつかのコツを日頃から意識することです。コツをしっかりと意識しながら、信頼される正確なタスク管理をしてきましょう。
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会社役員の日常は多忙で、いろいろな場所へ出かける機会もあります。そのため、専属運転手がいればスムーズな行動にも役立つでしょう。ただ、雇用に際しては運転手の資質が大きな課題になります。どこまで礼儀作法やスキルを身につけているのか、社外の人の前に出しても失礼がないのか、不安に感じる人もいるのではないでしょうか。この記事では、役員運転手の仕事内容や基本的なマナーなどについて解説していきます。
1.「役員運転手」の仕事内容は？
まず、役員運転手の仕事内容について確認しておきましょう。役員運転手の仕事は多岐にわたります。日々、役員の送迎をするのはもちろん、そのときの状況に合わせた送迎をすることも少なくありません。もちろん、平日の時間外や休日の送迎も例外ではないのです。このような理由から、役員運転手は、どのような場面にも応えられるように心がけています。また、役員運転手は、会社役員と行動をともにする性質上、外部の人と接することも日常的です。そのために必要な基本的なマナーや礼儀はもちろん、身だしなみもしっかり整えています。
2.役員運転手が備えているスキル
役員運転手は、役員にとって身近な存在です。役員運転手の言動によっては、会社の信用問題にも関わるかもしれません。そうならないためにも、雇用は慎重に行う必要があります。この段落では、役員運転手が備えているスキルについて、いろいろな角度から解説していきます。
2-1.安全で乗り心地の良い運転スキル
役員運転手にとって運転スキルは欠かせない条件です。どのような場面に遭遇しても、安全運転に徹するのは言うまでもないでしょう。車内で安心して過ごせるためには、乗り心地の良さを意識する必要があります。役員運転手は、急発進や急ブレーキなどをしないなど、同乗者に配慮した運転を徹底しています。
さらに、道中での渋滞などに対応できるスキルも不可欠といえます。想定外のトラブルに慌てないためにも、目的地までの時間配分を考えながら、余裕を持って運転しなければなりません。これらは、事故を起こしたり巻き込まれたりしないためにも、注意すべき点だと言えるでしょう。車内を快適な空間にするには、車の点検や清掃を怠らないことも大事なポイントです。役員運転手は、車を最高の状態に保つことにより、安全運転や快適空間の提供をしています。
2-2.守秘義務を守ること
会社役員は、役員運転手と車内で2人きりになる場合も少なくありません。「車」という密室で行動をともにするためには、双方に信頼関係があるかどうかが大きなカギになるのです。そのためにも、役員運転手は守秘義務を守れる人が必須条件になります。社内の人間や取引先に対しては言うまでもなく、プライベートで接する人にも情報を漏らしてはいけません。自分の家族も例外ではないのです。また、守秘義務は、運転手の雇用期間中だけでなく退職後も関係してきます。
役員運転手は「これくらいなら大丈夫だろう」といった安易な考え方は持っていません。会社の業務内容をはじめ、役員の仕事、車内での通話内容など、あらゆる場面が守秘義務の対象になるからです。もちろん、持病や服薬の有無など、役員のプライバシーに関する話題に口を突っ込むことはありません。このように、役員運転手は守秘義務を徹底して守るように心掛けています。
2-3.担当する役員のみならず社外の人に対する礼儀
役員運転手になると、社外の人と接する機会が多くなります。役員運転手は、そのような機会が常にあると認識しています。そのような場に臨むには、基本的なビジネスマナーはもちろん、役員運転手としてのマナーも欠かせません。自分から積極的に話をするのではなく、聞き役に徹する人が望まれます。そのうえで、車のドアの開閉、荷物を運ぶタイミング、傘の差し方などにも気配りが求められるのです。
さらに、取引先相手などと出会うときに礼儀が尽くせることも役員運転手の役目になります。その場で慌てないためには、先方との関係をきちんと把握する、事前に打ち合わせをするなど、きめ細やかな対応ができることも大事なポイントと言えるでしょう。役員運転手は、まわりの状況を見極めたうえで、最も適切な言動を心掛けています。
2-4.役員のスケジュール管理
役員運転手には、役員を目的地まで送迎する役割があります。それをスムーズにするためには、役員のスケジュール管理が大きな課題と言えます。少なくとも、その日の予定をきちんと把握しておきたいところです。そのうえで、約束時間に遅れないことは言うまでもないでしょう。余裕を持って動けるためには、目的地までの道順を複数押さえておく必要もでてきます。特に、繁忙期は何件も訪問することが少なくありません。役員運転手は、役員の負担やストレス軽減を意識しながら行動しています。
きちんとした運転手であれば気持ちの良いマナーを備えている
役員運転手を雇うときは、役員が求めるニーズに合うかどうかが大事なポイントになります。その点、役員運転手を目指す人は、しっかりしたマナーや礼儀を備えているので安心です。ビジネスマナーなどへの不安から専属運転手の雇用をためらっている人は、一度雇ってみてはいかがでしょうか。きちんとした運転手であれば気持ちの良いマナーを備えています。
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このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。
株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹
「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは
株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。
混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。
このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。
日本だけでなく世界へと視野広げ、様々な経営者へのインタビューや番組が企画制作したスペシャル動画など、配信されているコンテンツは全て視聴する事が出来ます。
どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。
インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。
「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。
秘書の仕事の役割とはどういうものなのでしょうか。事務職の中では華やかなイメージがあるかもしれませんが、実際は縁の下の力持ち的な要素が強い仕事です。秘書の役割をしっかりと理解することで、仕事に取り組む際の心構えも変わってくるでしょう。また、秘書と一口でいっても、その業務形態はさまざまです。本記事では秘書の役割や形態について、詳しく解説します。
■秘書とはどんな役割を担っている人？
秘書の主な仕事内容は社長や役員のサポートです。秘書が補佐役に回ることで、上司が自分の仕事に専念できるような環境を作り出します。秘書の仕事内容としてよくあるのが、メール、電話、来客対応です。顔が広い上司の場合、1日にたくさんの電話がかかってきます。それらすべてを上司につなぐのではなく、秘書が一次受付を行い、必要なものだけを上司に報告するのです。電話だけでなく、会社によってはメールが1日に数百数通届くことも珍しくはないでしょう。秘書はすべてのメールを手早くチェックし、自分が対応するものと、上司の判断を仰ぐべきものに分類しなくてはなりません。また、来客対応もとても重要な役割です。秘書による来客対応は会社のイメージを左右するといっても過言ではないでしょう。丁寧かつ、明るい笑顔で対応する必要があります。
その他にもスケジュールの管理や、書類の作成など、秘書の仕事は数多いです。時には上司のデータバンクとしての役割を求められるケースもあるでしょう。上司が行った会議の内容や出会った人たちの顔と名前をしっかりと記憶し、いつでも情報を開示できるような能力が問われます。このように、秘書が様々な雑務を引き受けることによって、社長や役員の仕事の効率性が上がり、業績アップへとつながるのです。
■秘書に必要なスキルとは？
秘書を目指すにあたって、秘書に必要なスキルも押さえておかなくてはなりません。秘書が最初に身に付けておきたいのがビジネスマナーです。電話対応や来客対応、メールの返信など、秘書の仕事のあらゆる場面でビジネスマナーが試されることになります。正しい日本語の使い方やビジネス文書の書き方、冠婚葬祭におけるマナーなどをしっかりと学んでおきましょう。
コミュニケーション能力も秘書には必須のスキルです。上司の業務をサポートする中で、秘書はさまざまな人と関わることになります。誰とでも気持ちよくコミュニケーションをとれる能力があれば、上司も業務を効率的に進められるようになるでしょう。また、報告の際などに上司にストレスを与えないためにも大切な能力だといえます。
その他、会議に使う資料を作成したり、インターネットで情報を集めたりするためのPCスキルも必要です。また、海外進出している企業などでは語学力も求められるでしょう。
■形態によって異なる秘書の役割
秘書の役割は形態次第で仕事内容が少し変わってきます。ここでは主な形態を4種類紹介します。まず、「個人付きの秘書」です。1人の上司に対して1人の秘書が付く、マンツーマンの形です。命令系統がわかりやすく、世間の持つ秘書のイメージとも一致しやすい形態といえるでしょう。上司の雑務全体を単独でこなすことが求められます。
次に、「チーム付き秘書」です。特定のチームの雑務を担当し、チームが業務に集中できるようなフォローをしていきます。個人ではないので命令系統が少しややこしくなる場合もあるでしょう。また、大企業では「秘書室に所属する秘書」が設置されているケースもあります。これは複数の秘書がチームを組み、仕事を分担してサポート行う形式です。
最後に、「兼務秘書」です。他の秘書形態とは異なり、サポートだけが仕事ではありません。上司と同じ部署に所属し、自分に与えられた業務をこなします。その作業に加えて、部長や課長のサポート業務も平行して行うのです。相当にハードな内容ですが、サポートだけでなく、自分の仕事もバリバリやりたい人には向いている形態といえるでしょう。
■秘書の仕事にはどんなやりがいや魅力がある？
秘書の仕事には、他の職種では感じられないやりがいや魅力が備わっています。事務などの一般的な仕事をしている場合、会社の上層部と関われるような機会はほとんどありません。しかし、秘書は常日頃から会社の重要人物と関わることができ、二人三脚で業務をこなしていきます。社会的な影響力を持つ人と深く関わる時間は、自分の人生において大切な経験となるのではないでしょうか。また、自分のサポートで上司の仕事がうまくいけば感謝されることもあり、やりがいを感じやすい環境だといえます。
ホスピタリティやビジネスマナーなどが業務の中で身に付き、自分のスキルアップにつながることも秘書のやりがいの1つです。積極的にさまざまな仕事に挑戦すれば、幅広い業務をこなせるようになり、キャリアアップも図りやすくなるでしょう。
■秘書の仕事に役立つ資格とは？
「秘書検定」「ビジネス文章検定」「ビジネス実技マナー検定」などの資格を取得しておくと、秘書としての就職を目指すときに役立ちます。「秘書検定」は有名なので、聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。試験ではビジネスマナーや一般常識、文書作成などに関する知識が問われ、受験を通して秘書の仕事に役立つ知識が身に付きます。3級から1級までのランクがあり、準1級と1級では面接試験も受けることになります。準1級以上になると難易度は高めですが、合格すれば意識の高さを選考でアピールできるでしょう。
「ビジネス文章検定」や「ビジネス実技マナー検定」では、ビジネスにおける文章の書き方や基本的なマナーが問われます。ビジネスシーン特有の文体やマナーについて学べるので、秘書を目指す人にはどちらもおすすめの資格です。外資系企業などでグローバルに活躍できる秘書を目指すなら「CBS（国際秘書）検定」や「TOEIC」なども役に立つでしょう。「CBS（国際秘書）検定」では、一般的なビジネススキルに加えて英語によるコミュニケーション能力が試されます。「TOEIC」でも、高得点を取れば英語力の高さをアピールすることができるでしょう。グローバル化が進んでいる現代社会では、日本の企業でも英語力が高く評価されます。
■サポートが何につながるのかを理解しよう
秘書の役割は上司やチームを仕事に専念させ、最大のパフォーマンスを引き出すことです。上司やチームの仕事を楽にさせるというのは少し方向性が異なるので、間違わないようにしましょう。上司やチームの負担を減らすだけでは秘書の仕事として不十分です。上司やチームの働きを業績につなげ、できるだけ大きな利益を出せる方法を考えなくてはなりません。主役は実際に仕事をこなす上司やチームかもしれませんが、秘書のサポートも間接的には業績へと結びついています。裏方としての役割を理解できれば、成果と密接につながっている実感が湧くでしょう。
秘書は上司が変われば、対応がまったく変わってくるので、一筋縄ではいかない仕事です。常に臨機応変に動かなくてはなりません。企業のトップと一緒に働く機会も多いので、責任が大きく、ストレスがたまるときもあるでしょう。しかし、自分がサポートした上司が仕事で成功したり、直接お礼の言葉をもらったりすると、普段の疲れは吹き飛びます。大変な面もありますが、サポートするのが好きな人であれば、秘書はやりがいを持って働ける仕事です。
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