最新情報
■令和6年 新年ご挨拶
新年明けましておめでとうございます。
旧年中はようやくコロナ禍の影響が落ち着く中、格別のご愛顧を賜り心より厚く御礼申し上げます。
引き続き、関係各社様・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
また、本年も更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
■年末年始業務のご案内
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。
2023年12月29日（金）～2024年1月4日（木）
期間中にいただきましたお問い合わせ、求人のご応募につきましては、新年1月5日（金）より順次ご対応させていただきます。
皆様には大変ご不便をおかけいたしますが、今後とも何卒よろしくお願い致します。
■東京の役員運転手派遣会社おすすめ人気ランキングで1位を獲得しました
東京では、役員運転手派遣を大手から中小までさまざまな企業が対応しているため、比較を始めた人は数の多さに驚くと思います。
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運営元：ボイスノートマガジン運営事務局｜株式会社NEXER
■＜12月コラム＞秘書のメイン業務タスク管理！何を意識して取り組めばよいのか理解しよう
会社の秘書に求められる仕事は幅広くあり、その業務は多岐にわたります。そのなかでも、上司のタスクやスケジュール管理は、メインの業務と言ってもよいでしょう。一般的に秘書の仕事というと、タスク管理をすぐに思い浮かべる人もいるほどです。今回の記事では、秘書のタスク管理について、その内容から業務のコツまで幅広く紹介します。
1.秘書のメイン業務「タスク管理」
企業で重役を担う上司のタスクには、社内の打ち合わせや来客、訪問などのさまざまなものがあります。そのような多数のタスクを管理し、ミスに気をつけながら時間を割り振っていくのが秘書のメイン業務となる「タスク管理」です。一般的に企業の重役クラスのタスクには、いろいろな関係者がかかわっているので、タスク管理の際にミスをしない正確さが求められるでしょう。具体的な予定の種類としては、会議や打ち合わせ、来客や会食などの日程があります。また、対応事項としては、予定の調整や必要事項の確認、会場や交通手段の確保などが挙げられます。
2.タスク管理のコツ
秘書にとってタスク管理は重要な業務であり、正確性を求められることがわかったでしょう。ここでは、正確に管理を行うにはどのようなことを意識する必要があるのかなど、タスク管理のコツについて紹介します。
2-1.新しいタスクを入れる際は前後の予定も確認する
秘書が新規の予定を入れるときは、何も考えないで機械的に入れるのではなく、前後の予定も確認しながら入れていくことが大切です。なぜなら、時間に余裕を持ったスケジューリングにしないと前後の予定に支障が出たり、先方にも迷惑が掛かったりするからです。先方への訪問のときは移動時間を逆算し、会議内容や緊急度、重要度を把握するなど気を遣ってタスク管理していくとよいでしょう。秘書が常に前後の予定を意識していれば、余計なトラブルも起きにくくなるはずです。
2-2.予定の優先順位を分類する
タスクは多くなることが普通ですが、そのなかでも締め切りや重要度の関係で優先順位が決められていきます。一例を挙げると、予定として絶対に動かせないものと多少の調整が効くものでは、優先順位が変わってきます。そのため、秘書はこの部分を意識しながら予定の決定をしていくとよいでしょう。また、重要度の判断には日頃の情報収集が必要であり、先方との関係性なども把握しておかないといけません。最後に優先順位が高いのにもかかわらず、日程がなかなか決まらないタスクというのもあります。このようなときは、候補日程を複数出して柔軟に決められるようにしておきましょう。
2-3.上司の予定に合わせて見やすく管理する
タスク管理は上司の意向に沿ったものにすることが重要です。そのために必要なのは、上司と日頃から円滑なコミュニケーションを取り、良好な関係を保つことでしょう。秘書が上司の人柄や置かれている立場をしっかりと把握することで、細かい指示を仰ぐことなくスケジューリングできるようになります。このような状態になれば、上司から見ても有能な秘書と言えるでしょう。また、一覧性が高く見やすいタスク管理を心掛ければ上司も予定を理解しやすくなり、ダブルブッキングなどのトラブル防止につながります。
2-4.取引先などの相手にも気を配る
上司だけではなく、取引先や共に仕事をする相手にも気を配ったタスク管理は、秘書が活躍できるコツと言えます。担当の上司が重役であればあるほど、仕事のときにかかわる人は多くなり、相手のあるタスクが増えるからです。そのため、秘書は日時や場所の指定があるかどうかも念入りに確認し、突然の変更などにも対応できるようにしたいものです。柔軟性のあるタスク管理ができるようになれば、上司はもちろん、取引先からも大きな信頼を得られるでしょう。
正確性を意識したタスク管理をしよう
秘書の担うタスク管理は上司にとっても重要なものであり、ミスは許されません。仮に大きなミスをしてしまった場合、上司や取引先に大きな迷惑をかけてしまうことにもなるのです。タスク管理でミスをしないためには、今回紹介したいくつかのコツを日頃から意識することです。コツをしっかりと意識しながら、信頼される正確なタスク管理をしてきましょう。
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■国際学生会議（外務省・文部科学省後援）の活動を協賛企業として応援しています
国際学生会議（後援：外務省・文部科学省）は、国際交流と学術交流を行う団体で1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。私たちは協賛企業としてその活動を応援しています。
【国際学生会議とは】
国際学生会議は、国際交流と学術交流を行う団体で、1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し、毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。最終日にはファイナルフォーラムという形で成果を発表します。
1.学生が行う国際会議
国際学生会議の参加条件は、「学生又は、ユースを対象にした団体に所属していること」です。我々の年代の若者は、「マルチナショナルな観点から国益を超えて議論できる唯一の存在」だと考えます。未来を担う世代としての責任を果たすため、現在世界が抱えている問題について見識を深め、議論をし、社会に対して提言をしていきます。
2.参加者は世界中から
国際学生会議の特徴は「多様性」です。毎年世界各地から応募を募っており、2017年度は50カ国程度からの応募がありました。世界中の優秀な若者に日本を発信すると同時に、日本ではなかなか触れることのできない「問題の当事者」と「直接対話ができる」ことで、みのりのある議論を行うことができます。
３.9日間の共同生活
9日間の本会議中は全参加者が同じ場所に泊まり同じ時間を過ごします。寝食だけでなく、観光や文化体験など、様々なアクティビティを通し、海外参加者との濃密な交流を行うことができます。会議が終わるころには参加者同士深い絆が生まれ、将来への大きな財産となります。
