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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2020-04-05 00:00:00
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秘書の業務は、企業の役員や弁護士、医師などのサポート対象を支える、裏方的な仕事が多いです。しかし、秘書の業務は幅広く、常に裏方に回るだけではありません。来客の対応など人と接する機会も多くあります。秘書の仕事に興味はあるものの、自分が向いているのか分からないという人もいるでしょう。そこで、秘書に向いている人と向いていない人の特徴や、業務内容などを紹介します。

 

 

■秘書に向いている人は柔軟性がある

秘書の仕事はスケジュールの管理や来客応対、電話やメールの対応、職場環境の整備など多岐に渡ります。まず、スケジューリングは時間に正確で几帳面な人でなければこなせないでしょう。サポートする対象が出張に行く場合は、航空券やホテル、レストランなどの手配を行う必要があります。さらに、スムーズに仕事を進められるよう、書類の整理整頓や空調調節、お茶出しなども適切なタイミングで行わなければいけません。そのため、情報を集めて正しく分析する能力や、相手が何を欲しているのか考えながら行動できる能力も求められます。

 

また、秘書が対応するのはサポート対象者だけはありません。電話やメールで伝言を承ったり、来客の対応をしたりするのも業務の一環です。取引先や来客に失礼がないよう場の空気を読みつつ、臨機応変な対応ができなければ、秘書業務に携わるのは難しいでしょう。場合によっては複数の業務を同時に進行しなければならない場合もあります。なお、秘書の業務内容は議員秘書や弁護士秘書、医療秘書など種類によって異なり、求められる役割も違うため、注意が必要です。しかし、どのような種類の秘書でも、サポートする対象が業務に集中できるよう必要な対応ができる人は、秘書に向いている人といえます。

 

 

■自分本位な人は秘書に向いていない

秘書に向いていない人は、簡単にいえば秘書に向いている人とは真逆の性質を持つ人です。ずぼらな人や時間にルーズな人は、スケジューリングなどの基本的な業務を全うするのも難しいでしょう。サポートする対象には細かい人や気難しい人もいれば、大雑把な人もいます。秘書はサポート対象者の特徴や性格を捉えたうえで、柔軟に対応していかなければいけません。リサーチスキルが乏しい人は、サポート対象者が何を欲しているのかを察することもできないでしょう。気が回らない人や配慮が足りない人も、秘書には向いていません。

 

また、几帳面なことは重要な資質ですが、融通が利かなすぎると、秘書に求められる役割を果たすのは難しくなってしまうでしょう。ただし、気配りができて、空気を読む能力に長けていれば、秘書として働けるとは限りません。マルチタスクスキルが欠けている人は、たとえ察しがよくても秘書の仕事を続けるのは難しくなってしまいます。秘書は基本的に、サポート対象者を支える裏方のポジションです。自分が主役になりたい人は、秘書以外の仕事に目を向けた方が無難でしょう。

 

 

■究極の裏方を目指せる人が適任

秘書の仕事は、サポートする対象が仕事に没頭できるよう、全力で支えることです。サポート対象者が全力を出し尽くせるよう、秘書も自らの能力を存分に発揮して支えなければいけません。秘書の仕事のゴールは、自らの能力や実力が評価されることではなく、サポート対象者が成果を上げることです。たとえ自分の手柄だったとしても、自身が成果を上げることを求めてはいけません。そのため、秘書は脇役ではなく、黒子として裏方に徹することが重要といえます。

 

しかし、表立って活躍できないからといって、やりがいがないというわけではありません。秘書の仕事につけば、一般的な事務職ではなかなか味わえない、貴重な体験ができます。会社の役員などの有力者から刺激を受けたり、会社の機密事項に接したりといった体験は、やりがいを生むだけではなく、今後キャリアを積む上でも大きな財産となるでしょう。秘書の仕事に興味がある人や、自分に秘書の適性があると感じている人は、まずは秘書技能検定やビジネス実務マナー検定、実用マナー検定などの勉強から始めてみるのもよいでしょう。

 

 

 

 

 

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2020-04-01 00:00:00
■平成31年 / 令和元年 新事業年度の御挨拶

平素より皆様方には大変お世話になっております。

 

弊社では関係各社・各位の皆様方の多大なるご支援・ご協力のもと、新事業年度を迎えることとなりました。

 

皆様方には大変お世話になり、心より感謝御礼申し上げます。

 

本年度も、更なるサービス・お客様満足の向上に努めて参りますので、どうぞ宜しくお願い申し上げます。


2020-03-15 00:00:00

起業を志す学生インターンの方々との昼食座談会を開催させて頂きました。近い将来、起業を志す学生インターンの方々のエネルギーに、私たちも非常に刺激を受けました。今後のご活躍、心よりお祈り申し上げます。貴重なお時間、ありがとうございました!

 

 

 

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2020-03-10 00:00:00
■経営者がやることは、シンプルに「経営すること」である

経営者は多岐にわたって業務を行わなければならないというイメージを持っている人もいるのではないでしょうか。たしかに、経営者は会社全体の状況を把握できていなければなりません。しかし、それは経営として考えたうえでのことです。この記事では、経営者が本来やるべきことは何か、基本的な考え方や姿勢について解説していきます。

 

 

1.社員に任せれる以外のことを行う

 

経営者がやるべきことは、会社全体の方向性を決めて、それを実現するための計画を立てることです。経営者の中には、細かい作業まで自分で行おうとする人も見受けられますが、本来、それは会社の代表がやるべきことではありません。もちろん、それぞれの部署でどのような業務を行っているのか把握することは重要ですし、従業員の気持ちに寄り添うことは大切なことです。しかし、経営者自らが目の前の500万円、1000万円というお金を稼ぐことに集中してしまえば、全体が見えなくなります。現場の業務は、その担当者に任せておけばいいのです。経営者がやるべきことは、従業員を動かすために事業そのものの計画を立てることだと理解しましょう。

 

 

2.経営方針を決定する

 

経営者しかできないこととは、会社の経営方針を決定することです。順調な経営を続けるためには、投資と回収の仕組みを作り、さらにそれを継続させていかなければなりません。そして、その決定を下すのが経営者の役割です。そのうえで、どのようなビジネスがいいのか、どれくらいの売価が適切に利益を出せるのか、どのような販売方法があるのか、といった調査や知識も必要になってきます。さらに、実現させるためのオペレーションや組織についても検討し、ベストな選択をしなければなりません。ここでは、経営者が取るべき行動について具体的に解説していきます。

 

2-1.投資すべき事業を決める

 

経営にはお金が必要です。お金を使うことは投資であり、経営とは「どのような分野に投資を行うべきか」を判断して事業を決めることが重要になります。そのためには、何が必要とされているかを考えると同時に、将来にわたって支持されるものかどうかを見極めなければなりません。視野を広げて多くの情報を吸収しながら、会社の未来像がイメージできる事業を決定しましょう。

 

2-2.ビジネスのマネタイズ方法を決める

 

どのような事業を経営の軸にしていくか決定できたら、それを収益に変えるための作業が必要です。そのためには、ビジネスに関する数字を扱うための知識や視点を身につける必要があります。つまり、マネタイズをしていけばいいのです。マネタイズとは簡単にいえばサービスをお金に変えていくことで、事業を成功させるうえで重要な部分といえます。アイディアをどのような方法で収益に変えていくかを考え、ビジネスモデルにしていくことでマネタイズが実現できます。マネタイズの方法を決定して、事業で効率的かつ長期的に収益を上げられるベースを作りましょう。

 

2-3.人材確保人員配置や評価制度を作る

 

会社で行うべき事業とマネタイズの方法が決定できたら、収益を上げるために動いてくれる人材確保が必要です。しかし、ただ人材を集めるだけでは十分な力を発揮してくれるとはいえません。従業員が会社に対して愛着を持ち、働きがいを感じてくれるような環境作りが重要です。さらに、よい人材が育つような環境整備も求められます。事業に関連した分野の資格取得制度など学べる制度作りにも力を入れることが、会社の成長にもつながります。従業員のモチベーションを上げると同時にそれぞれの強みが発揮できるように整えることも、経営者の役割です。そして、従業員の業績や努力に対してしっかり評価してあげましょう。そのための評価基準作りも必要です。やりがいを与えて正しく評価することは、優秀な人材の確保と成果の実現には欠かせません。

 

 

3.財務状況を把握する

 

経営には、財務状況を把握することも大切です。ここでは、具体的にどのような行動をしたらいいのか説明していきます。

 

3-1.中長期的な財務の見通しを立てる

 

書類上の数字だけを見ていると、業績は好調なのに対して現金は不足しているという現象が起こることもあります。これは、現金が回収されていないということですが、現金の不足は会社の存続につながる恐れが出てきます。このような事態を避けることが一番ですが、万が一資金調達が必要になったときに向けて、金融機関とのコミュニケーションを強めておくのもいいでしょう。特に日本政策金融公庫などは金利が低く、一度借入ができていると次回以降借りやすくなるという性質を持っているといわれています。実績作りのために、業績が順調なときこそあえて借入をしておくことも重要です。

 

3-2.投資の回収ができているか把握する

 

経営に必要なのは、自分の事業に時間と資金を投資するという感覚を持つことです。しかし、投資した分はできるだけ早めの回収に努めましょう。目安として、3〜5年程度で初期投資を回収できるようにします。そして、時代の変化を見ながら5年に1度くらいを目安にコンセプトを変えていくことも必要です。

 

 

経営者しかできない仕事を充実させよう!

 

会社を経営するには、目の前の小さなことだけに囚われてはいけません。経営者には経営者にしかできない役割があります。不要なことに時間を使うことのないよう、管理を行うことも経営者にとって必要なことです。そのためには専属の運転手や秘書を用意して業務の効率化を図ることも忘れてはいけません。事業の方向性を正しく判断し、経営者としての業務を充実させましょう。

 

 

 

 

 

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2020-03-05 00:00:00

毎日新聞(2020年2月21日号)「創刊148周年記念SDGs特別企画」に協賛企業として弊社が掲載されました。

 

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持続可能な開発目標(SDGs)とは

2015年9月25日-27日、ニューヨーク国連本部において、「国連持続可能な開発サミット」が開催され、150を超える加盟国首脳の参加のもと、その成果文書として、「我々の世界を変革する:持続可能な開発のための2030アジェンダ」が採択されました。

このアジェンダの中で、人間、地球及び繁栄のための行動計画として、宣言および目標が掲げられ、これが17の目標と169のターゲットからなる「持続可能な開発目標(SDGs)」です。


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