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2020 / 12 / 01
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■<12月コラム>秘書が担っている役割とは?理解すれば仕事に対する心構えも変わる

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秘書の仕事の役割とはどういうものなのでしょうか。事務職の中では華やかなイメージがあるかもしれませんが、実際は縁の下の力持ち的な要素が強い仕事です。秘書の役割をしっかりと理解することで、仕事に取り組む際の心構えも変わってくるでしょう。また、秘書と一口でいっても、その業務形態はさまざまです。本記事では秘書の役割や形態について、詳しく解説します。

 

 

■秘書とはどんな役割を担っている人?

秘書の主な仕事内容は社長や役員のサポートです。秘書が補佐役に回ることで、上司が自分の仕事に専念できるような環境を作り出します。秘書の仕事内容としてよくあるのが、メール、電話、来客対応です。顔が広い上司の場合、1日にたくさんの電話がかかってきます。それらすべてを上司につなぐのではなく、秘書が一次受付を行い、必要なものだけを上司に報告するのです。電話だけでなく、会社によってはメールが1日に数百数通届くことも珍しくはないでしょう。秘書はすべてのメールを手早くチェックし、自分が対応するものと、上司の判断を仰ぐべきものに分類しなくてはなりません。また、来客対応もとても重要な役割です。秘書による来客対応は会社のイメージを左右するといっても過言ではないでしょう。丁寧かつ、明るい笑顔で対応する必要があります。

その他にもスケジュールの管理や、書類の作成など、秘書の仕事は数多いです。時には上司のデータバンクとしての役割を求められるケースもあるでしょう。上司が行った会議の内容や出会った人たちの顔と名前をしっかりと記憶し、いつでも情報を開示できるような能力が問われます。このように、秘書が様々な雑務を引き受けることによって、社長や役員の仕事の効率性が上がり、業績アップへとつながるのです。

 

■秘書に必要なスキルとは?

秘書を目指すにあたって、秘書に必要なスキルも押さえておかなくてはなりません。秘書が最初に身に付けておきたいのがビジネスマナーです。電話対応や来客対応、メールの返信など、秘書の仕事のあらゆる場面でビジネスマナーが試されることになります。正しい日本語の使い方やビジネス文書の書き方、冠婚葬祭におけるマナーなどをしっかりと学んでおきましょう。

コミュニケーション能力も秘書には必須のスキルです。上司の業務をサポートする中で、秘書はさまざまな人と関わることになります。誰とでも気持ちよくコミュニケーションをとれる能力があれば、上司も業務を効率的に進められるようになるでしょう。また、報告の際などに上司にストレスを与えないためにも大切な能力だといえます。

その他、会議に使う資料を作成したり、インターネットで情報を集めたりするためのPCスキルも必要です。また、海外進出している企業などでは語学力も求められるでしょう。

 

■形態によって異なる秘書の役割

秘書の役割は形態次第で仕事内容が少し変わってきます。ここでは主な形態を4種類紹介します。まず、「個人付きの秘書」です。1人の上司に対して1人の秘書が付く、マンツーマンの形です。命令系統がわかりやすく、世間の持つ秘書のイメージとも一致しやすい形態といえるでしょう。上司の雑務全体を単独でこなすことが求められます。

次に、「チーム付き秘書」です。特定のチームの雑務を担当し、チームが業務に集中できるようなフォローをしていきます。個人ではないので命令系統が少しややこしくなる場合もあるでしょう。また、大企業では「秘書室に所属する秘書」が設置されているケースもあります。これは複数の秘書がチームを組み、仕事を分担してサポート行う形式です。

最後に、「兼務秘書」です。他の秘書形態とは異なり、サポートだけが仕事ではありません。上司と同じ部署に所属し、自分に与えられた業務をこなします。その作業に加えて、部長や課長のサポート業務も平行して行うのです。相当にハードな内容ですが、サポートだけでなく、自分の仕事もバリバリやりたい人には向いている形態といえるでしょう。

 

■秘書の仕事にはどんなやりがいや魅力がある?

秘書の仕事には、他の職種では感じられないやりがいや魅力が備わっています。事務などの一般的な仕事をしている場合、会社の上層部と関われるような機会はほとんどありません。しかし、秘書は常日頃から会社の重要人物と関わることができ、二人三脚で業務をこなしていきます。社会的な影響力を持つ人と深く関わる時間は、自分の人生において大切な経験となるのではないでしょうか。また、自分のサポートで上司の仕事がうまくいけば感謝されることもあり、やりがいを感じやすい環境だといえます。

ホスピタリティやビジネスマナーなどが業務の中で身に付き、自分のスキルアップにつながることも秘書のやりがいの1つです。積極的にさまざまな仕事に挑戦すれば、幅広い業務をこなせるようになり、キャリアアップも図りやすくなるでしょう。

 

■秘書の仕事に役立つ資格とは?

「秘書検定」「ビジネス文章検定」「ビジネス実技マナー検定」などの資格を取得しておくと、秘書としての就職を目指すときに役立ちます。「秘書検定」は有名なので、聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。試験ではビジネスマナーや一般常識、文書作成などに関する知識が問われ、受験を通して秘書の仕事に役立つ知識が身に付きます。3級から1級までのランクがあり、準1級と1級では面接試験も受けることになります。準1級以上になると難易度は高めですが、合格すれば意識の高さを選考でアピールできるでしょう。

「ビジネス文章検定」や「ビジネス実技マナー検定」では、ビジネスにおける文章の書き方や基本的なマナーが問われます。ビジネスシーン特有の文体やマナーについて学べるので、秘書を目指す人にはどちらもおすすめの資格です。外資系企業などでグローバルに活躍できる秘書を目指すなら「CBS(国際秘書)検定」や「TOEIC」なども役に立つでしょう。「CBS(国際秘書)検定」では、一般的なビジネススキルに加えて英語によるコミュニケーション能力が試されます。「TOEIC」でも、高得点を取れば英語力の高さをアピールすることができるでしょう。グローバル化が進んでいる現代社会では、日本の企業でも英語力が高く評価されます。

 

■サポートが何につながるのかを理解しよう

秘書の役割は上司やチームを仕事に専念させ、最大のパフォーマンスを引き出すことです。上司やチームの仕事を楽にさせるというのは少し方向性が異なるので、間違わないようにしましょう。上司やチームの負担を減らすだけでは秘書の仕事として不十分です。上司やチームの働きを業績につなげ、できるだけ大きな利益を出せる方法を考えなくてはなりません。主役は実際に仕事をこなす上司やチームかもしれませんが、秘書のサポートも間接的には業績へと結びついています。裏方としての役割を理解できれば、成果と密接につながっている実感が湧くでしょう。

 

 

秘書は上司が変われば、対応がまったく変わってくるので、一筋縄ではいかない仕事です。常に臨機応変に動かなくてはなりません。企業のトップと一緒に働く機会も多いので、責任が大きく、ストレスがたまるときもあるでしょう。しかし、自分がサポートした上司が仕事で成功したり、直接お礼の言葉をもらったりすると、普段の疲れは吹き飛びます。大変な面もありますが、サポートするのが好きな人であれば、秘書はやりがいを持って働ける仕事です。

 

 

 

 

 

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