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株式会社トランスアクトホールディングス

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2019-10-20 00:00:00
■秘書を導入するメリットとは?秘書導入で迷っている人必見!

経営者のなかには、秘書を雇うべきかどうかで迷っている人も多いでしょう。なかなか決心がつかないのは、秘書がいるメリットを理解していないからだと考えられます。経営者の仕事をスムーズにこなしていくために、秘書はとても重要です。この記事では、秘書を雇うことで具体的にどのようなメリットが生まれるのかを解説していきます。

 

 

1.秘書を導入するメリット

 

実際に秘書がいると、どのような影響が生まれるのでしょうか。ここでは、秘書を雇うメリットを紹介していきます。

 

1-1.メイン業務に集中できる

 

企業の方針を決定したり、取引先の幹部と話をしたりするのは経営者にしかできない「メイン業務」です。しかし、忙しい経営者にはメイン業務以外のさまざまな事務作業が発生します。秘書がいれば、経営者が直接こなさなくてもよい業務を秘書に任せられます。そして、経営者がメイン業務だけに集中できる環境が生まれるのです。その結果、経営の根幹をなす意思決定もスムーズになるでしょう。

 

秘書の能力によっては、複雑な手続き、資料や書類の作成、スケジュール管理などを全面的に任せられます。経営者は余計なことにとらわれず、重要な仕事だけに神経を傾けられます。メイン業務の効率性が高まり、企業全体に好影響を与えることが可能です。

 

1-2.雑務を統括してくれる

 

本来なら、雑務を統括するのも経営者の務めです。スケジュール管理や電話、メールの対応はもちろん、さまざまな文書の作成など、雑務は多岐にわたります。また、ビジネス以外でも弔事や慶事の電報、贈答品の準備や式典の計画、取引先とのコミュニケーションも雑務に含まれます。ただ、これほどまでに数が多い雑務を、メイン業務の片手間で処理していくのはたいへんなストレスです。そこで、秘書に雑務を統括させている経営者は少なくありません。

 

優秀な秘書であれば、単に雑務を整理するだけでなくクオリティチェックまで行えます。秘書が適材適所に雑務を振り分け、的確な指示を飛ばしながら経営者自身が行うのと同等の成果を生み出します。その結果、経営者が抱えていたコミュニケーションコストが軽くなるでしょう。

 

1-3.経営やビジネスの壁打ち相手になる

 

企業経営者は「ビジネスの悩みを相談できる相手がいない」という孤独を感じることがあります。役員ですら経営者にとっては部下にあたるので、本音で相談できないことは珍しくありません。しかし、秘書は経営者個人とのやりとりに終始します。企業の上下関係や派閥に属している立場ではないので、経営者はしがらみを感じなくて済みます。また、機密保持の面でも安心できるので、気軽に相談を投げかけられるのです。

 

経営者が秘書をビジネスやプロジェクトの壁打ち相手にすれば、客観的な意見を聞くことができます。秘書は社内の出世とは無関係なので、気後れのないアドバイスが返ってくることもあるでしょう。そうするうちに、秘書は経営者の身近な理解者になってくれます。

 

1-4.上司や会社のイメージアップにつながる

 

秘書は経営者や役員の負担を減らし、支えてくれる仕事です。信頼できる秘書を雇えば、責任が重大な作業も気軽に任せられます。経営者自身がやるはずだった雑務を秘書がこなすようになれば、社内業務の効率化が実現します。経営者の多忙で止まっていたプロジェクトも円滑に動かせるでしょう。また、社外の大切なビジネス相手とも、経営者が直接的にコミュニケーションを取れます。こうした影響が続けば、社内外から経営者の印象が良くなります。最終的には企業がイメージアップするので、集客や利益にもつながっていくのです。

 

 

秘書は業務効率化には欠かせないサポート役

 

経営者や役員にとって、秘書はメイン業務に集中するための重要な存在です。また、社内業務を効率化したいときにも大切な役割を担ってくれます。もしも秘書を雇うかどうかで迷っているなら、前向きに検討してみましょう。さらに、コストを抑えたいならオンラインアシスタントもぴったりです。経験値の高い秘書を安価で雇えるうえ、退職後の引継ぎもスムーズです。

 

 

 

 

 

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