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■＜8月コラム＞保存版！運転日報の書き方！作成義務や活用方法まで徹底解説！
荷物を運んだり、営業のときに使ったりと、業務で車を使う企業はたくさんあります。業務で車を使っている企業の中には、運転日報の作成が義務づけられているところもあります。ここでは、運転日報を作成する理由について紹介していきます。運転手として働いている人のために、運転日報の活用方法も解説しているので、ぜひ作成に役立ててください。
1.運転日報はなぜ作成するの？
社有車を持っている事業所は道路交通法上、安全運転管理者を選任することが義務づけられています。安全運転管理者は、事業所が社有車を安全運転するために、安全運転管理業務を行う必要があります。運転日報の作成も、安全運転管理業務のうちの一つです。他にも、安全運転管理業務として、運転者の適正や技能などの状況把握、安全運転を確保するための運行計画の作成があります。交通安全教育指針に基づいて、安全運転に必要な知識や技術の指導をすることも求められます。さらに、異常気象のとき安全確保に必要な措置を取ったり、運転者の点呼を行い正常な運転ができるか確認したりするのも、安全運転管理者の仕事です。
運転日報は、トラック運送業者のような貨物自動車運送事業を営む企業だけでなく、社有車を一定数持つ企業は作成する必要があります。乗車定員が11人以上の車を1台保有、あるいは乗車定員が11人未満の車を5台保有している場合は、安全運転管理者を置いて日報に記録しておきます。運転日報を作成していれば、車や運転者の状態を把握できるため、事故や危険な運転を防ぐのに役立つでしょう。
2.日報に書く必須項目
運転日報を書くときは、テンプレートを活用したほうが、毎回一から記入しなくて済むので便利です。テンプレートとしては、市販の用紙、エクセルや専用ツールがよく用いられています。書きやすいテンプレートを使って、運転日報を作成しましょう。それでは、ここからは貨物自動車運送事業を営む企業と、社有車を一定台数保有する企業が、運転日報を作成する際に書くべき項目について紹介します。
#貨物自動車運送事業を営む企業
運転者の氏名、運転した車の登録番号と識別できる表示を記載します。そして、乗務の開始終了日時と地点、乗った距離と経過地点を書き入れます。乗務の際に、休憩や睡眠をとった地点や日時についても記入が必要です。もしも、運転者を交代した場合は、そのときの地点と日時も記録に残しておきます。さらに、交通事故や渋滞で遅延が発生するなど、異常事態が起こったときは概要や原因についても書いておきましょう。
車両総重量が8トン以上、もしくは最大積載量が5トン以上の事業用自動車を運転したときは、貨物の積載状況を記す必要があります。そして、貨物自動車安全規則第九条の三第三項の指示があるときは、内容を記載してください。上記の項目は一部なので、必須項目を全て書くために、トラック協会のテンプレートを活用しましょう。
#一定台数の社有車を保有する企業
運転者名と運転した距離を記録しましょう。運転の開始終了日時についても書き入れておきます。さらに、運転状況を把握するために、行先などの必要事項を書き記しておきます。社有車を一定台数保有している企業は、日本法令のサイトにあるテンプレートを活用しましょう。
3.日報はどのように活用される？
運転日報は、燃費の向上・車両状況の確認・適正利用の推進に役立てられています。まず、使用前後の記録から、走行距離や給油した燃料の量が分かります。運転日報によって燃費が計算できれば、燃費を良くするための走り方や経路を割り出すことができるでしょう。また、日報で車両状況を逐一確認することで、車が故障する前に整備できます。
そして、運転日報を見れば、適正利用をしているかを判断することも可能です。運転日報の行先と走行距離、給油した燃料の量を見れば、従業員が無断で使っていないかを確かめられます。リスクマネジメントの一つとしても有効で、適切に管理し、安全運転の指導に役立てれば事故を未然に防ぐことにも繋がります。
ツールやテンプレートを活用して正しく日報を書こう！
貨物自動車運送事業を営む企業や、社有車を一定台数保有している企業は、運転日報を作成することが義務づけられています。安全運転を推し進めるためにも、きちんと運転日報を作成し、運転状況を把握することが大事です。運転日報は必須項目が多いので、作成時間が短縮できるツールやテンプレートを活用し、正しく日報を書くようにしましょう。
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