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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2020-05-20 00:00:00
■必見!秘書の一日を覗いてみた!気になる仕事内容やスケジュールは?

秘書は、社長や役員についていることが多いので、能力の高い人が就く仕事というイメージを持っていませんか。ここでは、秘書が普段どういう仕事をしているのか、秘書の1日のスケジュールを紹介しています。また、仕事ができる秘書になるためには、何のスキルを身に付けると良いかも解説しているので、これから秘書を目指す人は必見です。

 

 

1.秘書の仕事内容を紹介!

 

秘書と一括りにいっても、会社役員・国会議員・病院院長につくなど、勤め先はさまざまです。秘書は、会社の上司をサポートするのが主な仕事です。スケジュール管理をして、上司が仕事を円滑に進められるようにします。緊急性の高い仕事が入ったときには、業務に支障が出ないように、調整をする力が求められるでしょう。上司が取引先を訪問したり、出張したりする場合は、航空券や乗車券、宿泊の予約を代わりに行います。来客対応することや、上司に同行して取引先を訪れることもあるため、交渉力も必要です。

 

他には、交際業務として、取引先を接待する準備、冠婚葬祭の電報や贈りものの手配も行います。交際や出張にかかる経費も、秘書が精算する必要があります。そして、電話対応、郵便物やメールの確認も秘書の仕事です。さらに、秘書は資料や書類の整理をするなど、上司の仕事環境を整えるために、いくつもの業務を同時進行で行っていきます。

 

 

2.秘書の一日を覗いてみよう!

 

ここからは、秘書の1日の仕事内容をみていきましょう。秘書の仕事は、業種や企業によって内容や勤務時間が異なるため、ここで紹介しているのは一例です。ただ、秘書として働くことを考えているなら、読んでおくと参考になるでしょう。

 

●午前(7~12時)

秘書の仕事は、上司が出社してくる前からスタートします。業務開始前に出社し、室内の清掃やパソコンのセッティングを行います。退勤後に来たメールや、今日のスケジュールの確認も必要です。その後、上司が出社次第、今日のスケジュールをひと通り伝えて、情報を共有します。午前中に会議や来客があれば、準備から来客対応までこなします。

 

●午後(12~18時)

ランチを取った後は、上司のスケジュール調整や書類の作成を行います。出張を予定しているときは、宿泊先や航空券を確保します。業務をこなしている間に来客があれば、その都度対応が必要です。そして、業務の合間に接待や贈りものの手配も済ませ、経費の精算も行います。業務終了前に翌日のスケジュールを把握してから退社します。

 

 

3.仕事のできる秘書になるための秘訣は?

 

秘書は来客対応することが多いので、失礼のないように服装に気を遣ったり、マナーは洗練されたものを身に付けたりする必要があります。丁寧な言葉づかいを心がけ、上司や取引先を不快にさせないように気をつけましょう。また、周囲に気配りすることも必要で、上司や取引先が求めるものは何かを考えて動くようにします。与えられた業務をこなすことも大事ですが、自ら考えて動く力が求められるのです。ただし、上司の負担を軽くしたいからといって、上司の代わりに行事へ参加したり、決裁書に押印したりと、越権行為にあたる業務はしてはいけません。秘書ができる業務の範囲内で手助けしましょう。

 

そして、いくつもの業務を同時進行でこなすために、事務処理を正確かつ早く行えるようにスキルを養います。優先順位を決めて効率よく進めていくことは、秘書をするうえで必要な力です。上司や取引先と信頼関係を築くために、コミュニケーション能力を身に付けるのも大切です。仕事ができる秘書になるなら、仕事の内容は外部へ漏らさない、興味本位でむやみやたらに詮索はしないと意志を強く持ち、上司をサポートする覚悟を決めましょう。

 

 

憧れの秘書にチャレンジしてみよう!

 

秘書は、書類作成・上司のスケジュール管理・来客対応など、いくつも業務を抱えているため多忙を極めます。とはいえ、上司と信頼関係を築き、効率よく業務をこなせるようになれば、とてもやりがいのある仕事です。トランスアクトは、好待遇の秘書の求人募集を行っています。ぜひ、憧れの秘書に挑戦してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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