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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2019-12-15 00:00:00
■秘書のメイン業務タスク管理!何を意識して取り組めばよいのか理解しよう

会社の秘書に求められる仕事は幅広くあり、その業務は多岐にわたります。そのなかでも、上司のタスクやスケジュール管理は、メインの業務と言ってもよいでしょう。一般的に秘書の仕事というと、タスク管理をすぐに思い浮かべる人もいるほどです。今回の記事では、秘書のタスク管理について、その内容から業務のコツまで幅広く紹介します。

 

 

1.秘書のメイン業務「タスク管理」

 

企業で重役を担う上司のタスクには、社内の打ち合わせや来客、訪問などのさまざまなものがあります。そのような多数のタスクを管理し、ミスに気をつけながら時間を割り振っていくのが秘書のメイン業務となる「タスク管理」です。一般的に企業の重役クラスのタスクには、いろいろな関係者がかかわっているので、タスク管理の際にミスをしない正確さが求められるでしょう。具体的な予定の種類としては、会議や打ち合わせ、来客や会食などの日程があります。また、対応事項としては、予定の調整や必要事項の確認、会場や交通手段の確保などが挙げられます。

 

 

2.タスク管理のコツ

 

秘書にとってタスク管理は重要な業務であり、正確性を求められることがわかったでしょう。ここでは、正確に管理を行うにはどのようなことを意識する必要があるのかなど、タスク管理のコツについて紹介します。

 

2-1.新しいタスクを入れる際は前後の予定も確認する

 

秘書が新規の予定を入れるときは、何も考えないで機械的に入れるのではなく、前後の予定も確認しながら入れていくことが大切です。なぜなら、時間に余裕を持ったスケジューリングにしないと前後の予定に支障が出たり、先方にも迷惑が掛かったりするからです。先方への訪問のときは移動時間を逆算し、会議内容や緊急度、重要度を把握するなど気を遣ってタスク管理していくとよいでしょう。秘書が常に前後の予定を意識していれば、余計なトラブルも起きにくくなるはずです。

 

2-2.予定の優先順位を分類する

 

タスクは多くなることが普通ですが、そのなかでも締め切りや重要度の関係で優先順位が決められていきます。一例を挙げると、予定として絶対に動かせないものと多少の調整が効くものでは、優先順位が変わってきます。そのため、秘書はこの部分を意識しながら予定の決定をしていくとよいでしょう。また、重要度の判断には日頃の情報収集が必要であり、先方との関係性なども把握しておかないといけません。最後に優先順位が高いのにもかかわらず、日程がなかなか決まらないタスクというのもあります。このようなときは、候補日程を複数出して柔軟に決められるようにしておきましょう。

 

2-3.上司の予定に合わせて見やすく管理する

 

タスク管理は上司の意向に沿ったものにすることが重要です。そのために必要なのは、上司と日頃から円滑なコミュニケーションを取り、良好な関係を保つことでしょう。秘書が上司の人柄や置かれている立場をしっかりと把握することで、細かい指示を仰ぐことなくスケジューリングできるようになります。このような状態になれば、上司から見ても有能な秘書と言えるでしょう。また、一覧性が高く見やすいタスク管理を心掛ければ上司も予定を理解しやすくなり、ダブルブッキングなどのトラブル防止につながります。

 

2-4.取引先などの相手にも気を配る

 

上司だけではなく、取引先や共に仕事をする相手にも気を配ったタスク管理は、秘書が活躍できるコツと言えます。担当の上司が重役であればあるほど、仕事のときにかかわる人は多くなり、相手のあるタスクが増えるからです。そのため、秘書は日時や場所の指定があるかどうかも念入りに確認し、突然の変更などにも対応できるようにしたいものです。柔軟性のあるタスク管理ができるようになれば、上司はもちろん、取引先からも大きな信頼を得られるでしょう。

 

 

正確性を意識したタスク管理をしよう

 

秘書の担うタスク管理は上司にとっても重要なものであり、ミスは許されません。仮に大きなミスをしてしまった場合、上司や取引先に大きな迷惑をかけてしまうことにもなるのです。タスク管理でミスをしないためには、今回紹介したいくつかのコツを日頃から意識することです。コツをしっかりと意識しながら、信頼される正確なタスク管理をしてきましょう。

 

 

 

 

 

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