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■＜6月コラム＞保存版！秘書の話し方を学ぼう！好印象を与えるポイントを大公開！
秘書は会社の中でも立場の高い人と仕事をすることが多く、話し方や言葉遣いは重要です。職場によっては、取引先や来客の対応など会社の外部と接することも多く、秘書が会社の第一印象を与えたり、コミュニケーションの中心になったりすることもあるでしょう。今回は、秘書として好印象を与える話し方のコツを具体的に紹介していきます。
■好印象の大前提は「笑顔」
相手に好印象を与えたいときは、常に笑顔でいることを心がけましょう。たとえ黙っていても、笑顔でいればそれだけで好印象を与えるものです。ただし、やりすぎるとうさんくさく見える恐れがあるので、微笑む程度で十分です。
笑顔を見せることで、相手に自分の好意を伝えることができます。人間には「好意の返報性」という性質が備わっており、好意を寄せられたら同じだけの好意を返さなければいけないと感じます。つまり、感じの良い笑顔を見せれば好印象を与えることができ、相手も好意を寄せてくれるようになるのです。反対に、無表情だと感じの悪い印象を与え、相手も心を開いてくれないので注意が必要です。まずはとにかく表情筋を動かし、相手に好意を伝えることが重要だといえます。
■印象を左右する3つの要素とは
相手に与える印象は「話し方」「声」「会話」という3つの要素によって大きく左右されます。まず、人は話す内容以上に話し方によって心を動かされます。どれほど話の内容が豊かだったとしても、うつむいてぼそぼそと喋っていては相手に良い印象を与えられません。相手に身を入れて聞いてもらうためには、身振りを加えながら、はきはきと熱量を持って伝えることが大切だといえます。
声も印象を大きく変える要素の1つです。声の高さや出し方を工夫することで話が魅力的に伝わり、より良い印象を与えられるようになるでしょう。また、初対面でも会話を盛り上げられる人は相手に好印象を与えます。会話を途切れさせないコツを押さえ、好印象を与えられるよう努めると良いでしょう。
1.全ての基本！好印象の話し方・聞き方のコツ
まずは基本的な話し方・聞き方をおさらいしておきましょう。秘書としてのコミュニケーションの基本は、正しい敬語を使うこと、相手の目を見て話すこと、そして明るい雰囲気で接するように心がけることです。社内の人にも社外の人にも好印象を与えると、仕事がやりやすくなることがあります。
話すときは、声のボリュームが適切であるように気を付けましょう。大きすぎると相手に不快感を与えることがあります。反対に小さすぎると内容が正確に伝わらなかったり、自信の無さが伝わってしまったりすることがあります。早口になりすぎず、相手の反応や興味を確認しながら話を進めていくことも重要でしょう。なるべく歯切れよく聞き取りやすいように話すことも大切です。ビジネスシーンで自分から話をするときは、相手に敬意をもって相手の状況や受け取り方にも気を配りながら言葉選びをするとよいでしょう。
自分が相手の話を聞く際は、会話の途中で自然に相槌を打つようにします。話し手にきちんと理解しながら興味をもって聞いていることがわかってもらえるでしょう。ただし、相手の話を途中で遮らないように注意することが必要です。秘書は担当する役員や部署、関係者に正確な情報を伝える必要があります。コミュニケーションの内容を誤解しないように、わからない点はその都度確認しておきましょう。不明点が残る場合は、謙虚な態度で自分の理解が正しいかどうか確認させてほしいとお願いします。また、会話の途中で相手が困っていたり誤解していたりする場合は、サポートしましょう。話の腰を折らないように説明を追加したり、話をまとめてあげたりすることが大切です。
2.報告をするときのコツ
周囲の人、特に上司に報告をする際のポイントは、事実のみを伝えるように心がけます。報告の質で能力がわかるといわれるほど、報告作業はビジネスでは重要な要素です。順序としては、優先順位の高いものや結論から先に報告していくのがコツです。こうすることで、重要な件をお互いに見逃すことなく情報共有できるでしょう。報告にいく際には、あらかじめ順序や要点をまとめて整理しておく必要があります。その場で内容を整理しながら話すとうまく伝わらなかったり時間がかかったりして、忙しい相手には迷惑になることがあるでしょう。なるべく簡潔な言葉でわかりやすいようにまとめます。
報告の際に注意したいのは、私見や推論、他人の意見、噂話と事実とを混ぜて話さないことです。上司から意見を求められたり、どうしても自分の見解を盛り込む必要があったりした場合は、「これは私個人の意見ですが」などとわかりやすいように言葉を付け加えましょう。
3.説明をするときのコツ
説明をするときは、どうしたら相手に伝わりやすいかを第一に考えます。最初にこれから話す内容の概要を伝えておくとよいでしょう。説明の場合も、結論から話すことで相手の理解力が高まります。説明の中で特に大事なポイントやハイライトしたい部分は、具体的に説明します。説得力を持たせたいときは、例やイメージ、データを追加するなど工夫しましょう。話の終わりには、簡単に話した内容のまとめを加えるのもおすすめです。さらに、相手に疑問点がないか確認すると親切です。必要に応じて、補足説明を行って相手に理解してもらえるように心がけましょう。
■好印象を与える声に必要なこと
声は印象を左右する要素の1つですが、自分の声に自信がない人も多いのではないでしょうか。しかし、声の印象はトレーニングによって改善できます。好印象を与える声を目指すうえで、特に重要なポイントが腹式呼吸です。腹式呼吸とは、胸ではなく腹の筋肉を使って呼吸する方法のことです。歌手やアナウンサー、舞台俳優といった声のプロは基本的に腹式呼吸で発声しています。腹式呼吸を身に付ければ、安定感のあるエネルギッシュな声を出せるようになるでしょう。
また、声で好印象を与えるためには滑舌の良さも重要です。滑舌に問題があったとしても、日々のトレーニングで改善可能です。口の周りの筋肉を意識し、話すときに口が滑らかに動くようトレーニングすると良いでしょう。
■好印象を与える話し方のテクニック
ここからは、話し方で好印象を与えるための実践的なテクニックを紹介します。話し方を工夫する前に、まずは気持ちを明るく保ち、話しやすい空気を作ることが大切です。自分が暗い気持ちでいると相手も暗い気持ちになり、会話もスムーズに交わせません。物事をポジティブに捉える習慣をつけ、常に明るい気持ちでいられるように工夫しましょう。自分が心から「楽しい」と感じていれば、それが相手にも伝わり、会話も弾みやすくなります。
次に、ボキャブラリーを増やして会話が途切れないようにすることも重要です。ボキャブラリーが少ないと自分の言いたいことをうまく表現できず、どうしても会話は途切れがちになります。自分の語彙力に自信がない人は、なるべく多くの文字に目を通して知識を蓄えましょう。また、ボキャブラリーが増えても使い方を知らなければ意味がありません。小説などを読み、プロの文章から表現の技術を盗むと良いでしょう。
その他、「はい」や「いいえ」で簡単に答えられない質問をする方法も効果的です。相手が長く話すように仕向けることで、会話が途切れにくくなります。そして、ジェスチャーを取り入れながら論理的に話すよう意識することも、好印象を与えるためには重要なポイントです。
■素敵な話し方を身につけて人間関係を築こう！
秘書にとって、話し方や言葉遣いはマナーの一部であるとともに、周囲に好印象を与えるための手段でもあります。また、忙しい上司の強力な味方となるためには、話し方に加えて報告や説明の仕方のコツも覚えておくとよいでしょう。ここで紹介した基本を身に付けて習慣化しておくと、上司や周囲とより友好な関係を築き、会社の戦力として活躍できるはずです。
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