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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2020-06-20 00:00:00
■保存版!秘書の話し方を学ぼう!好印象を与えるポイントを大公開!

秘書は会社の中でも立場の高い人と仕事をすることが多く、話し方や言葉遣いは重要です。職場によっては、取引先や来客の対応など会社の外部と接することも多く、秘書が会社の第一印象を与えたり、コミュニケーションの中心になったりすることもあるでしょう。今回は、秘書として好印象を与える話し方のコツを具体的に紹介していきます。

 

 

1.全ての基本!好印象の話し方・聞き方のコツ

 

まずは基本的な話し方・聞き方をおさらいしておきましょう。秘書としてのコミュニケーションの基本は、正しい敬語を使うこと、相手の目を見て話すこと、そして明るい雰囲気で接するように心がけることです。社内の人にも社外の人にも好印象を与えると、仕事がやりやすくなることがあります。

 

話すときは、声のボリュームが適切であるように気を付けましょう。大きすぎると相手に不快感を与えることがあります。反対に小さすぎると内容が正確に伝わらなかったり、自信の無さが伝わってしまったりすることがあります。早口になりすぎず、相手の反応や興味を確認しながら話を進めていくことも重要でしょう。なるべく歯切れよく聞き取りやすいように話すことも大切です。ビジネスシーンで自分から話をするときは、相手に敬意をもって相手の状況や受け取り方にも気を配りながら言葉選びをするとよいでしょう。

 

自分が相手の話を聞く際は、会話の途中で自然に相槌を打つようにします。話し手にきちんと理解しながら興味をもって聞いていることがわかってもらえるでしょう。ただし、相手の話を途中で遮らないように注意することが必要です。秘書は担当する役員や部署、関係者に正確な情報を伝える必要があります。コミュニケーションの内容を誤解しないように、わからない点はその都度確認しておきましょう。不明点が残る場合は、謙虚な態度で自分の理解が正しいかどうか確認させてほしいとお願いします。また、会話の途中で相手が困っていたり誤解していたりする場合は、サポートしましょう。話の腰を折らないように説明を追加したり、話をまとめてあげたりすることが大切です。

 

 

2.報告をするときのコツ

 

周囲の人、特に上司に報告をする際のポイントは、事実のみを伝えるように心がけます。報告の質で能力がわかるといわれるほど、報告作業はビジネスでは重要な要素です。順序としては、優先順位の高いものや結論から先に報告していくのがコツです。こうすることで、重要な件をお互いに見逃すことなく情報共有できるでしょう。報告にいく際には、あらかじめ順序や要点をまとめて整理しておく必要があります。その場で内容を整理しながら話すとうまく伝わらなかったり時間がかかったりして、忙しい相手には迷惑になることがあるでしょう。なるべく簡潔な言葉でわかりやすいようにまとめます。

 

報告の際に注意したいのは、私見や推論、他人の意見、噂話と事実とを混ぜて話さないことです。上司から意見を求められたり、どうしても自分の見解を盛り込む必要があったりした場合は、「これは私個人の意見ですが」などとわかりやすいように言葉を付け加えましょう。

 

 

3.説明をするときのコツ

 

説明をするときは、どうしたら相手に伝わりやすいかを第一に考えます。最初にこれから話す内容の概要を伝えておくとよいでしょう。説明の場合も、結論から話すことで相手の理解力が高まります。説明の中で特に大事なポイントやハイライトしたい部分は、具体的に説明します。説得力を持たせたいときは、例やイメージ、データを追加するなど工夫しましょう。話の終わりには、簡単に話した内容のまとめを加えるのもおすすめです。さらに、相手に疑問点がないか確認すると親切です。必要に応じて、補足説明を行って相手に理解してもらえるように心がけましょう。

 

 

素敵な話し方を身につけて人間関係を築こう!

 

秘書にとって、話し方や言葉遣いはマナーの一部であるとともに、周囲に好印象を与えるための手段でもあります。また、忙しい上司の強力な味方となるためには、話し方に加えて報告や説明の仕方のコツも覚えておくとよいでしょう。ここで紹介した基本を身に付けて習慣化しておくと、上司や周囲とより友好な関係を築き、会社の戦力として活躍できるはずです。

 

 

 

 

 

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