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■＜5月コラム＞必見！秘書の一日を覗いてみた！気になる仕事内容やスケジュールは？
秘書は、社長や役員についていることが多いので、能力の高い人が就く仕事というイメージを持っていませんか。ここでは、秘書が普段どういう仕事をしているのか、秘書の1日のスケジュールを紹介しています。また、仕事ができる秘書になるためには、何のスキルを身に付けると良いかも解説しているので、これから秘書を目指す人は必見です。
1.秘書の仕事内容を紹介！
秘書と一括りにいっても、会社役員・国会議員・病院院長につくなど、勤め先はさまざまです。秘書は、会社の上司をサポートするのが主な仕事です。スケジュール管理をして、上司が仕事を円滑に進められるようにします。緊急性の高い仕事が入ったときには、業務に支障が出ないように、調整をする力が求められるでしょう。上司が取引先を訪問したり、出張したりする場合は、航空券や乗車券、宿泊の予約を代わりに行います。来客対応することや、上司に同行して取引先を訪れることもあるため、交渉力も必要です。
他には、交際業務として、取引先を接待する準備、冠婚葬祭の電報や贈りものの手配も行います。交際や出張にかかる経費も、秘書が精算する必要があります。そして、電話対応、郵便物やメールの確認も秘書の仕事です。さらに、秘書は資料や書類の整理をするなど、上司の仕事環境を整えるために、いくつもの業務を同時進行で行っていきます。
2.秘書の一日を覗いてみよう！
ここからは、秘書の1日の仕事内容をみていきましょう。秘書の仕事は、業種や企業によって内容や勤務時間が異なるため、ここで紹介しているのは一例です。ただ、秘書として働くことを考えているなら、読んでおくと参考になるでしょう。
●午前（7～12時）
秘書の仕事は、上司が出社してくる前からスタートします。業務開始前に出社し、室内の清掃やパソコンのセッティングを行います。退勤後に来たメールや、今日のスケジュールの確認も必要です。その後、上司が出社次第、今日のスケジュールをひと通り伝えて、情報を共有します。午前中に会議や来客があれば、準備から来客対応までこなします。
●午後（12～18時）
ランチを取った後は、上司のスケジュール調整や書類の作成を行います。出張を予定しているときは、宿泊先や航空券を確保します。業務をこなしている間に来客があれば、その都度対応が必要です。そして、業務の合間に接待や贈りものの手配も済ませ、経費の精算も行います。業務終了前に翌日のスケジュールを把握してから退社します
3.仕事のできる秘書になるための秘訣は？
秘書は来客対応することが多いので、失礼のないように服装に気を遣ったり、マナーは洗練されたものを身に付けたりする必要があります。丁寧な言葉づかいを心がけ、上司や取引先を不快にさせないように気をつけましょう。また、周囲に気配りすることも必要で、上司や取引先が求めるものは何かを考えて動くようにします。与えられた業務をこなすことも大事ですが、自ら考えて動く力が求められるのです。ただし、上司の負担を軽くしたいからといって、上司の代わりに行事へ参加したり、決裁書に押印したりと、越権行為にあたる業務はしてはいけません。秘書ができる業務の範囲内で手助けしましょう。
そして、いくつもの業務を同時進行でこなすために、事務処理を正確かつ早く行えるようにスキルを養います。優先順位を決めて効率よく進めていくことは、秘書をするうえで必要な力です。上司や取引先と信頼関係を築くために、コミュニケーション能力を身に付けるのも大切です。仕事ができる秘書になるなら、仕事の内容は外部へ漏らさない、興味本位でむやみやたらに詮索はしないと意志を強く持ち、上司をサポートする覚悟を決めましょう。
憧れの秘書にチャレンジしてみよう！
秘書は、書類作成・上司のスケジュール管理・来客対応など、いくつも業務を抱えているため多忙を極めます。とはいえ、上司と信頼関係を築き、効率よく業務をこなせるようになれば、とてもやりがいのある仕事です。トランスアクトは、好待遇の秘書の求人募集を行っています。ぜひ、憧れの秘書に挑戦してみてはいかがでしょうか。
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■代表の橘が米国スタンフォード大学での特別講義を受講しました
株式会社トランスアクト代表の橘が、スタンフォード大学優秀教員賞を受賞したスティーヴン・マーフィー重松教授の特別講義を受講しました。
スティーヴン・マーフィー重松教授による特別講義「Well-being Conference」が開催され、修了証が授与されました。
本プログラムは、スタンフォード大学で実際にスティーヴン・マーフィー重松教授が教えているHeartfulnessの授業をアレンジした特別プログラムです。Heartfulnessは、伝統的な知恵とアメリカの最先端科学を取り入れ、自分自身や社会を取り巻く人達との可能性を発見することに効果的な方法で、スタンフォード大学の人気科目として多くの学生が受講しています。
■＜5月コラム＞経営者はスケジュールを見直そう！仕事効率が上がる時間の作り方
経営者にとって時間は何より貴重なものです。多忙な毎日を切り抜けるためには、仕事効率を上げて業務にあたるのが何よりでしょう。有限の時間をいかに有効に使うか、そのためには、自分自身のスケジュールを見直して時間を効率的に使えるかどうかが鍵を握ります。そこで今回は、スケジュールを洗い出すことによって、仕事効率を上げる時間の作り方について紹介します。
1.スケジュールを洗い出してみる
自分が今どのような仕事を行っているのか、それを把握することは、今の自分だけではなく、将来の自分や企業の未来をも左右することです。そのため、会社の未来のためにも、今の自分がどういうスケジュールで行動しているのか把握することは重要です。自分の今のスケジュールがしっかり把握できれば、限られた時間を有効に使って、仕事を適材適所回すこともできるようになります。
常に忙しく立ち回らなければならない経営者は、自由に行動できる時間も限られているものです。その時間を有効に活用するためには、経営者として増やしていくべき仕事を増やし、減らしていくべき仕事を減らしていくことです。経営者は第一に会社のことを考えなければなりません。そのため、経営者が増やしていくべき仕事は、会社を伸ばして成長させるための仕事です。一方、日常の雑務や事務は、経営者自身がわざわざやらなければいけない仕事ではありません。そのような仕事は、自分以外の人間でもできるため、他に回したほうが良いのです。
このように、自分がやるべき仕事、人に任せるべき仕事を把握するためには、まずスケジュールを洗い出して、自分自身の行動把握をすることが重要です。そのためにも、日々の業務の行動記録を付けてみましょう。自分が何時にどのような仕事をしたのか、その都度記録していけば、自分が今行っている仕事の何が必要で、何が必要ではないかということがわかってきます。
2.仕事を２パターンに振り分ける
行動記録をしっかり取っていれば、そこから自分の仕事を分類することができるようになります。たとえば、「マーケティング」「新規事業関連」「社内体制の仕組み作り」など、仕事を大まかに分類すれば、どの分類にどれだけの時間をかけたのか計算することも可能です。そのように仕事を分類していくと、自分の仕事を2パターンに振り分けられることがわかってきます。すなわち、経営者が中心でなければできない仕事と、経営者でなくてもできる仕事です。
2-1.1.自分しかできない仕事
会社を良くするための仕事や、会社を成長させるための仕事は、経営者が中心でなければできない仕事です。たとえば、経営方針の決定や資金調達、新規ビジネスの決定といった仕事は、会社の運営を左右する仕事であるため、経営者にしかできない仕事であるといえます。自分の行動記録を取ってみて、もしそうした経営方針の決定や新規事業関連の仕事に費やす時間が短ければ、他のことに時間を取られていて経営者自身が重要な仕事に就けなくなっているのかもしれません。経営者として、自分にしかできない仕事の時間を増やすことが、会社の未来にもつながっていきます。
2-2.2.自分以外でもできる仕事
財務や会計、メールチェック、社内の申請処理といった仕事は、何も経営者自身でなくてもできる仕事です。そのような仕事は、できる限り社員にお願いしたほうが時間を効率的に使えるようになります。打ち合わせの日程調整や、見込み客への営業活動なども、経営者以外でもできる仕事に分類できます。営業活動は一見すると経営者にしかできない仕事のようにも見えますが、営業は営業部門の従業員に任せたほうが効率的です。経営者自身は実際に営業をかけるのではなく、集客を効率化するような仕組み作りをするべきでしょう。行動記録では、このように何が自分にしかできない仕事で、何が自分以外でもできる仕事なのか、見極めることも大切です。
3.経営者以外でもできる仕事は任せて時間を作る
自分自身の業務をしっかり整理すれば、自分しかできない仕事と自分以外に任せられる仕事を適材適所振り分けることができるようになります。そうすれば、会社を良くする仕事や会社を成長させる仕事により多くの時間を割けるようになるでしょう。また、限られた時間を有効活用するために、お金で買える時間はどんどん活用するということも重要です。たとえば、役員運転手派遣を取り入れれば、移動時間を最短化できると同時に、通勤時間も仕事にあてられるようになります。このように、経営者には時間を自ら作るということも必要です。人に任せられる仕事は、お金をかけても人に任せるほうが、結果として会社の大きな利益にもつながるのです。
できる経営者は朝の時間を充実させている
経営者には全体として朝型の割合が非常に多いといわれています。実際、年収1000万円以上の経営者や社員の実に7割が「自分は朝型」だと回答しているデータもあります。年収が高い人は時間の使い方もうまく、朝早くから行動すれば、社員や部下に出すべき指示をいち早く出すことも可能です。時間を上手に使うには、お金で時間を買うことも重要。運転手派遣の活用など、出し惜しみせず時間を買うことが会社の円滑な運営につながります。
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