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■＜10月コラム＞秘書を導入するメリットとは？秘書導入で迷っている人必見！
経営者のなかには、秘書を雇うべきかどうかで迷っている人も多いでしょう。なかなか決心がつかないのは、秘書がいるメリットを理解していないからだと考えられます。経営者の仕事をスムーズにこなしていくために、秘書はとても重要です。この記事では、秘書を雇うことで具体的にどのようなメリットが生まれるのかを解説していきます。
1.秘書を導入するメリット
実際に秘書がいると、どのような影響が生まれるのでしょうか。ここでは、秘書を雇うメリットを紹介していきます。
1-1.メイン業務に集中できる
企業の方針を決定したり、取引先の幹部と話をしたりするのは経営者にしかできない「メイン業務」です。しかし、忙しい経営者にはメイン業務以外のさまざまな事務作業が発生します。秘書がいれば、経営者が直接こなさなくてもよい業務を秘書に任せられます。そして、経営者がメイン業務だけに集中できる環境が生まれるのです。その結果、経営の根幹をなす意思決定もスムーズになるでしょう。秘書の能力によっては、複雑な手続き、資料や書類の作成、スケジュール管理などを全面的に任せられます。経営者は余計なことにとらわれず、重要な仕事だけに神経を傾けられます。メイン業務の効率性が高まり、企業全体に好影響を与えることが可能です。
1-2.雑務を統括してくれる
本来なら、雑務を統括するのも経営者の務めです。スケジュール管理や電話、メールの対応はもちろん、さまざまな文書の作成など、雑務は多岐にわたります。また、ビジネス以外でも弔事や慶事の電報、贈答品の準備や式典の計画、取引先とのコミュニケーションも雑務に含まれます。ただ、これほどまでに数が多い雑務を、メイン業務の片手間で処理していくのはたいへんなストレスです。そこで、秘書に雑務を統括させている経営者は少なくありません。優秀な秘書であれば、単に雑務を整理するだけでなくクオリティチェックまで行えます。秘書が適材適所に雑務を振り分け、的確な指示を飛ばしながら経営者自身が行うのと同等の成果を生み出します。その結果、経営者が抱えていたコミュニケーションコストが軽くなるでしょう。
1-3.経営やビジネスの壁打ち相手になる
企業経営者は「ビジネスの悩みを相談できる相手がいない」という孤独を感じることがあります。役員ですら経営者にとっては部下にあたるので、本音で相談できないことは珍しくありません。しかし、秘書は経営者個人とのやりとりに終始します。企業の上下関係や派閥に属している立場ではないので、経営者はしがらみを感じなくて済みます。また、機密保持の面でも安心できるので、気軽に相談を投げかけられるのです。経営者が秘書をビジネスやプロジェクトの壁打ち相手にすれば、客観的な意見を聞くことができます。秘書は社内の出世とは無関係なので、気後れのないアドバイスが返ってくることもあるでしょう。そうするうちに、秘書は経営者の身近な理解者になってくれます。
1-4.上司や会社のイメージアップにつながる
秘書は経営者や役員の負担を減らし、支えてくれる仕事です。信頼できる秘書を雇えば、責任が重大な作業も気軽に任せられます。経営者自身がやるはずだった雑務を秘書がこなすようになれば、社内業務の効率化が実現します。経営者の多忙で止まっていたプロジェクトも円滑に動かせるでしょう。また、社外の大切なビジネス相手とも、経営者が直接的にコミュニケーションを取れます。こうした影響が続けば、社内外から経営者の印象が良くなります。最終的には企業がイメージアップするので、集客や利益にもつながっていくのです。
秘書は業務効率化には欠かせないサポート役
経営者や役員にとって、秘書はメイン業務に集中するための重要な存在です。また、社内業務を効率化したいときにも大切な役割を担ってくれます。もしも秘書を雇うかどうかで迷っているなら、前向きに検討してみましょう。さらに、コストを抑えたいならオンラインアシスタントもぴったりです。経験値の高い秘書を安価で雇えるうえ、退職後の引継ぎもスムーズです。
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■毎日新聞「秋の新聞週間企画」に協賛企業として掲載されました
協賛企業として株式会社トランスアクトが掲載されました。
新型コロナウイルスの流行により、人々の偏った考えや攻撃的な一面が顕在化されました。見たいものだけを見る、知りたいことだけを知る、好きな人だけとつながる。あらゆるものがパーソナライズ化され、眼の前に広がる景色が正しいと認識してしまうこの時代。「新聞」というメディアに課せられた使命は大きいのかもしれません。
日本新聞協会が主催する10月15日から21日まで開催の秋の新聞週間で、毎日新聞は誰もが直面する身近なテーマをもとに「答えのない問い」を提示していきます。株式会社トランスアクトは協賛企業として活動を応援しています。
■厚生労働省より有料職業紹介事業の許認可が更新されました
厚生労働省より、株式会社トランスアクトの有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
■内閣府「パートナーシップ構築宣言」に登録されました
パートナーシップ構築宣言とは、事業者がサプライチェーン全体の付加価値向上、大企業と中小企業の共存共栄を目指し、「発注者」側の立場から「代表権のある者の名前」で宣言するものです。
この度、株式会社トランスアクトホールディングスでは「パートナーシップ構築宣言」に認定されました。
■＜10月コラム＞社長は何をしてる？何をすべき？社長がすべきこととしてはいけないこと
ほかの会社の自分以外の社長はどのような仕事をしているのか、気になったことはありませんか。世の中にはさまざまな会社がありますが、社長にしかできない仕事というものが存在します。この記事では、世の中の社長はいったい何をしているのか、また、社長としてするべき仕事とするべきではない仕事について説明していきましょう。
1.社長がしていること・すべきこと：目標を設定する
世の中の多くの社長は、会社を経営するにあたり目標設定を行っています。会社は社長が掲げた目標に沿って動くことで成長することができるからです。会社に目標がなければ行き当たりばったりのような経営になってしまい、あっという間に経営破綻につながります。また、せっかく目標設定を行っても、その目標が自分の会社に合っていなければ経営計画が崩れ、会社が衰退する原因となってしまいます。自社経営の目標設定は、社長にしかできないとても重要な仕事です。会社の利益を考えて会社に合った目標を設定する能力が社長には求められているといえるでしょう。
2.社長がしていること・すべきこと：お金の管理と調達をする
社長は会社を経営する立場にあるため、会社全体のお金の管理や資金調達も行います。会社経営において最も重要なことは、利益をあげて会社を黒字化し、それを維持することです。世の中の社長は、自分の会社がうまく回っているのか、業績はいいのかなど、数字を見て正確に把握しなければなりません。経営に関する数字やデータを理解し、数字の精度を上げることは社長にとって大切な仕事の1つです。精度の高い会計資料を作成したり経営に必要な資金調達の計画を立てたりするなどして、常に適切な経営判断ができるようにすべきだといえます。
3.社長がしていること・すべきこと：従業員のケア
世の中の優秀な社長は、従業員のケアを積極的に行っています。実際に現場に出て会社の利益をあげているのは、社長自らでなく従業員であることがほとんどのはずです。社長として現場を知り、理解して改善をはかり、従業員が働きやすい環境を整えていくことも社長の大切な仕事です。社長が現場の実情や環境を知らずに的外れな指揮をしてしまうと、従業員は立てられた目標や方針を受け入れることができずにストレスを抱えてしまいます。そして、社長への不満が社内で溜まっていくことで従業員に信頼されない会社が出来上がってしまうこともありえますし、それは会社全体のパフォーマンス低下にもつながります。会社がそのような状態に陥ってしまうと、従業員やお客さまにとっても会社にとってもメリットが何1つありませんので、円滑な経営のためにも従業員に対するケアは必ず意識的に行っていくようにしましょう。
4.社長がしてはいけないこと：自分以外にもできる「作業」
社長がしてはいけないこととは、社長以外にもできる作業です。社長がすべき仕事は、会社がうまく回るように利益を作っていったり、利益を生み出す仕組みを作っていくことです。社長にしかできない大切な仕事がたくさんある中で、社長でなくてもできる仕事をわざわざ社長が時間をさいて行うことは社長業に支障をきたす恐れがあります。社長も現場を知ることが大切であると前述しましたが、現場の状況を正確に把握するために実際に少し作業をしてみるのが良いという意味であり、社長が現場で働いていくべきだということではありません。社長でなくてもできる仕事は従業員に任せたり専門家に外注するなどして、社長がすべき業務に集中できる環境を作っていくようにしましょう。
社長はすべきことが高度でしかも多い！
会社を経営している世の中の社長には、たくさんのやるべき仕事があります。この記事を読んでみて、社長としてできていないことがあると気づいたのであればすぐに行動に移しましょう。もし時間や余裕がない場合は、運転手や秘書などを雇ってでも自分の時間を捻出し、社長にしかできない仕事に集中できるようにすることが大切です。
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