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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2019-12-01 00:00:00
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秘書の仕事の役割とはどういうものなのでしょうか。事務職の中では華やかなイメージがあるかもしれませんが、実際は縁の下の力持ち的な要素が強い仕事です。秘書の役割をしっかりと理解することで、仕事に取り組む際の心構えも変わってくるでしょう。また、秘書と一口でいっても、その業務形態はさまざまです。本記事では秘書の役割や形態について、詳しく解説します。

 

 

■秘書とはどんな役割を担っている人?

秘書の主な仕事内容は社長や役員のサポートです。秘書が補佐役に回ることで、上司が自分の仕事に専念できるような環境を作り出します。秘書の仕事内容としてよくあるのが、メール、電話、来客対応です。顔が広い上司の場合、1日にたくさんの電話がかかってきます。それらすべてを上司につなぐのではなく、秘書が一次受付を行い、必要なものだけを上司に報告するのです。電話だけでなく、会社によってはメールが1日に数百数通届くことも珍しくはないでしょう。秘書はすべてのメールを手早くチェックし、自分が対応するものと、上司の判断を仰ぐべきものに分類しなくてはなりません。また、来客対応もとても重要な役割です。秘書による来客対応は会社のイメージを左右するといっても過言ではないでしょう。丁寧かつ、明るい笑顔で対応する必要があります。

 

その他にもスケジュールの管理や、書類の作成など、秘書の仕事は数多いです。時には上司のデータバンクとしての役割を求められるケースもあるでしょう。上司が行った会議の内容や出会った人たちの顔と名前をしっかりと記憶し、いつでも情報を開示できるような能力が問われます。このように、秘書が様々な雑務を引き受けることによって、社長や役員の仕事の効率性が上がり、業績アップへとつながるのです。

 

 

■形態によって異なる秘書の役割

秘書の役割は形態次第で仕事内容が少し変わってきます。ここでは主な形態を4種類紹介します。まず、「個人付きの秘書」です。1人の上司に対して1人の秘書が付く、マンツーマンの形です。命令系統がわかりやすく、世間の持つ秘書のイメージとも一致しやすい形態といえるでしょう。上司の雑務全体を単独でこなすことが求められます。

 

次に、「チーム付き秘書」です。特定のチームの雑務を担当し、チームが業務に集中できるようなフォローをしていきます。個人ではないので命令系統が少しややこしくなる場合もあるでしょう。また、大企業では「秘書室に所属する秘書」が設置されているケースもあります。これは複数の秘書がチームを組み、仕事を分担してサポート行う形式です。

 

最後に、「兼務秘書」です。他の秘書形態とは異なり、サポートだけが仕事ではありません。上司と同じ部署に所属し、自分に与えられた業務をこなします。その作業に加えて、部長や課長のサポート業務も平行して行うのです。相当にハードな内容ですが、サポートだけでなく、自分の仕事もバリバリやりたい人には向いている形態といえるでしょう。

 

 

■サポートが何につながるのかを理解しよう

秘書の役割は上司やチームを仕事に専念させ、最大のパフォーマンスを引き出すことです。上司やチームの仕事を楽にさせるというのは少し方向性が異なるので、間違わないようにしましょう。上司やチームの負担を減らすだけでは秘書の仕事として不十分です。上司やチームの働きを業績につなげ、できるだけ大きな利益を出せる方法を考えなくてはなりません。主役は実際に仕事をこなす上司やチームかもしれませんが、秘書のサポートも間接的には業績へと結びついています。裏方としての役割を理解できれば、成果と密接につながっている実感が湧くでしょう。

 

秘書は上司が変われば、対応がまったく変わってくるので、一筋縄ではいかない仕事です。常に臨機応変に動かなくてはなりません。企業のトップと一緒に働く機会も多いので、責任が大きく、ストレスがたまるときもあるでしょう。しかし、自分がサポートした上司が仕事で成功したり、直接お礼の言葉をもらったりすると、普段の疲れは吹き飛びます。大変な面もありますが、サポートするのが好きな人であれば、秘書はやりがいを持って働ける仕事です。

 

 

 

 

 

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2019-11-20 00:00:00
■派遣秘書の仕事内容は?仕事内容をはじめ働き方・待遇などまで紹介

秘書といえば上司の仕事をサポートする仕事ですが、その雇用形態はさまざまです。正社員だけでなく派遣社員として働く秘書は多くいます。みなさんは派遣で働く秘書について、どのようなことを知っているでしょうか。正社員で働く秘書とどのような違いがあるかなど気になることも多いかもしれません。この記事では、派遣秘書の仕事内容や働き方、待遇、さらに派遣秘書がどのようにキャリアを積んでいるのかについて紹介します。

 

 

1.レベル別派遣秘書の仕事内容

 

秘書は、上司がスムーズに仕事を進められるようにサポートをする仕事です。業務内容は業界や企業の事業規模により違いがありますが、上司のニーズを汲み取りながら業務を進める必要があり、気遣いや臨機応変な対応力が求められます。一般的に、担当する上司の役職が高くなるほど、秘書もキャリアアップしていくイメージがあります。

 

秘書アシスタントのレベルでは、上司のスケジュール管理や出張手配、経費精算、来客のアテンド、電話応対、メール対応、書類の作成・管理、会食手配など身の回りの管理をするのが主な業務です。部門長秘書レベルでは、予算管理、営業数値・計数管理、情報処理など少し複雑な業務も担当し、役員秘書のレベルになると、経営資料作成、広報業務、株主総会の運営、プロジェクト案件管理など多岐に渡る業務を担当します。秘書として最高レベルと言える社長秘書は、社長同行、イベントの運営、社長代行業務、式典のスピーチ作成など社長の業務の一端を担います。

 

 

2.派遣秘書の働き方

 

派遣秘書の場合、派遣会社に登録をして秘書を募集している企業と条件が合えば、その企業に期限付きで派遣されて働く形となります。正社員と同様に秘書業務を行いますが、細かな業務に関しては契約時に取り決められており、業務内容が契約内容から大きく逸脱することはありません。派遣秘書は複数の企業で経験を積むことができるので、さまざまな上司をサポートする実務経験を得ている点や短期間で能力を上げている人材が多い点が魅力です。

 

派遣秘書は即戦力が求められるため経験が重視されますが、秘書アシスタントレベルは未経験でも応募可能とする企業もあります。秘書アシスタント、グループ秘書、役員秘書、社長秘書と段階的に挑戦することができるため、自分の経験レベルに合わせた業務からスタートして少しずつキャリアアップしたい人にとって派遣秘書で働くメリットは大きいです。また、大手企業で働く機会にも恵まれているため、環境を重視する人にとっても派遣秘書として働くことは大きな魅力となっています。

 

 

3.派遣秘書の待遇

 

大手求人サイトのデータを参照すると、一般事務職は時給1300円〜1500円が相場なのに対し、秘書は時給1500円〜1600円と比較的高額な案件が多いです。担当上司の役職が高いほど時給も高い傾向にあります。派遣契約の場合、担当上司のスケジュールに合わせてフルタイムで勤務することが多く、残業代や休日出勤分などは、労働基準法に定められた金額がきちんと支払われます。

 

 

4.派遣秘書のキャリアアップ

 

正社員で働く秘書と派遣で働く秘書の業務内容の違いはそれほどありませんが、違いは任される業務範囲と言えるでしょう。派遣秘書の場合、正社員秘書とは異なり、任される業務内容は、あらかじめ合意した契約内容から基本的に大幅な変更などはなく、契約内容通りの業務をこなすことになります。細かな業務内容は派遣先企業によって異なります。正社員秘書の場合は、秘書以外の業務を依頼されたり部署異動になったりする可能性がありますが、派遣秘書の場合は自分で合意した仕事内容でレベルアップすることができるので、理想のキャリアパスを描きやすい働き方と言えます。

 

 

派遣秘書を導入して円滑に業務を行おう

 

秘書は多忙な上司の業務を裏で支える補佐の役割を果たします。さまざまなレベルの秘書が派遣登録しており、複数の企業で経験を積んできた優秀な人材が多いので、派遣秘書は企業側にとって即戦力が欲しいときに重宝するでしょう。秘書がいることで円滑に業務を進めることができるので、この機会に派遣秘書の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2019-11-15 00:00:00

起業のリアルと企業のリアル 「学生に、経営のありのままを見てもらえたら」

 

起業して間もない頃、他に選択肢がなかった私は格好悪かろうが何だろうが全てに必死で、追い詰められた状況のなか会社経営に関わることを一人で全部やってきました。

そのため、細かい枝葉のスキルだけではなく会社の幹となる経営そのものを学びたい学生さんにはとても勉強になると思います。もちろん、インターンの学生さんにはプロドライバーの仕事ではなく派遣業を行う企業の経営に携わってもらいたいと思っています。

会社の内側のものはすべて見せられますし、知りたいという気持ちに応えるため、お伝えできるものはすべてお伝えしようと思っているので、他人任せではなく自分の力を付けたい学生さんであればとても価値のある時間になると思います。

私も議員秘書として様々なことを学ばせてもらった経験があるため、インターンの学生さんにも良い所も悪い所も含めて経験してもらい、経営を続けていくためのヒント等を学んでもらえたらと思っています。

 

 

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2019-11-10 00:00:00
■成功したいなら徹底・集中すべき!経営者に大切な5つのこと

経営者にはさまざまな素質が必要です。企業のトップに立つ者として社員に慕われ、企業を大きくしていくのは、誰でも簡単にできることではありません。ここでは、経営者として成功するために何を大切にするべきか、基本的な心構えや価値観、普段からできる注意点など、経営者として欠かすことのできない5つのポイントについて紹介していきます。

 

 

1.金融経済や会社経理といった数字に強い

 

企業規模や業種に関係なく、たとえ優秀な経理が在籍していても、トップに立つ者は自分の会社の数字を正しく把握できていなければなりません。経営とは常にお金が絡んでくるものです。さまざまな情報からビジネスチャンスにつなげていくには、経理の知識も求められます。もちろん、世界で何が起こっているのか把握し、先を見据える洞察力も必要です。細かい数字はそれぞれの担当部署や経理に任せることも重要ですが、全体像を正確に掴んで常に全体のバランスを考えていくのはトップの役割といっていいでしょう。

 

 

2.人脈を持っている

 

成功者に必要な条件の一つに人脈があります。特に、企業がピンチに陥ったときには、いかに豊かな人脈を持っているかどうかにかかってきます。また、大きな商談や未経験の分野に参入する際も、人脈が頼りになることもあるでしょう。例えば、自分には接点がない業界でも、周囲につながりを持っている人がいれば取引が可能になることも期待できます。または、適切な助言をもらえるなど、困ったときにも力になってくれます。強い人脈を作るには、ささいなチャンスも逃してはいけません。イベントやセミナー、展示会など、大物経営者や著名人に近づける機会はさまざまです。

 

 

3.社員からの信頼が厚い

 

社員から信頼を寄せられることは、経営者にとってもっとも重要なことでしょう。どんなに優秀でやり手の経営者であっても、実際に仕事をして形にしてくれるのは社員です。企業のために働いてくれている、という気持ちを忘れてはいけません。仲間という意識も持ち、役職や立場に関係なく声をかけてあげる姿勢も大切です。業務で問題が発生したときには、トップとしてスピーディーに解決できれば、社員を不安にさせることもありません。社員から厚い信頼を得られれば、それだけ社員との距離も近くなり、話に耳を傾けてくれて従ってくれるでしょう。

 

 

4.先々を読む先見性がある

 

目の前の問題に取り組むことも大切ですが、経営者にとって大切なのは、先を見据えた経営戦略です。1、2年先に何が起こっているかで判断しましょう。たとえ今主流になっていることでも、それが将来的にも通じるかどうか判断して動くことで、企業が成長できるかどうかが問われることになります。先を見抜くためには、多くの経験や知識が必要です。そのためには経営者になってこそ、学ぶことを怠らないようにしましょう。

 

 

5.やるべきことに集中する

 

前述したように、経営者は社員に寄り添う姿勢を持つことや自社の数字について把握しておくことが重要です。企業の存続を考えれば、取引先がどのような状況にあるかにも目を配ることは大切でしょう。社員や取引先も含め、企業を支えてくれるすべてに意識を置く姿勢は必要です。しかし、それらをすべて自分で背負ってしまえば、十分な時間が取れないうえに、いざというときにリーダーシップを発揮できないこともあります。経営者がやるべきことは、大きな決断を下すことと、企業全体の方向を決めて行くことです。そのためには、自分がしなくてもよいことは社員に役割を振り、体力と思考力を温存しましょう。

 

 

やるべきことを絞って経営者としての役目を果たす

 

自分の健康管理をすることも経営者にとって重要なことです。また、スケジュール管理をしっかり行い、無駄な時間を作らないことも大切といえます。そのためには専属の運転手を雇用すると、移動中の時間も有効活用できます。また、秘書を用意しておくと、スケジュールを忘れることもないうえに、来客の取次など細かい部分を任せることが可能です。

会社を経営する社長は、会社の代表として責任のある立場にあります。そんな社長に必要な資質や条件、心得とは何なのだろうと思うことはありませんか。会社や社員またはクライアントにとって、いつまでも理想的な社長であり続ける人にはさまざまな共通点があります。この記事では、社長に求められる力や心がけについて紹介していきます。

 

 

1.社長に必要なこと1.数字に強い

 

経営と数字は切っても切れない関係にあるため、会社を経営するには数字力をつけなければなりません。利益率や売上額、税金など、経営のデータは数字で表します。もしそれらのデータを無視して経営を進めてしまったとすれば、経営破綻のリスクが高まってしまいます。逆に、数字に強い社長は経営に強い社長であるといえます。どうしても数字に弱い場合は、管理会計を導入することを検討しましょう。

 

 

2.社長に必要なこと2.コミュニケーション力

 

会社を経営する社長には、高いコミュニケーション能力が必要です。社長は社員に対し、会社の経営や事業などについて正確に情報を伝える必要があります。また、いかに社長が円滑なコミュニケーションを行うことができるかによって、社員の士気も変わってきます。社長のコミュニケーション能力は、会社全体の雰囲気や社員ひとりひとりの仕事のパフォーマンスを左右することもありえるのです。

 

 

3.社長に必要なこと3.貪欲に新しいもの・知識を吸収できる好奇心

 

新しいものや知識を積極的に吸収する好奇心も社長にとって大切です。創造性やアイディアは好奇心から生まれるため、好奇心を持つことはビジネスを成長させる可能性を広げることに直結します。また、社会情勢は毎日変わりますし、ビジネスの世界では日々新しいものが生まれています。社長がそういった変化を楽しめるような好奇心を持ち合わせていることは、世の中に求められる会社であり続けるためにとても大切であるといえるでしょう。

 

 

4.社長に必要なこと4.判断を変えられる柔軟性

 

社長は物事を判断する意思決定を行う場面が多くありますが、柔軟にその判断を変更できる力も必要です。もちろん、むやみに決定事項を変更することは社員やクライアントを混乱させてしまいますが、状況に合わせて臨機応変に対応することはとても大切です。環境や状況に応じて適切な判断をしたとしても、状況が変わればその判断を変える必要が出てくることもあります。社長の決定したことは社長しか変更することができないため、変化に対して柔軟な判断ができるよう自己変革力を高めておくべきです。

 

 

5.社長に必要なこと5.バシッと決定できる決断力

 

ここぞというときの決断力も社長にとって必要な力の1つです。ビジネスの世界では迅速な判断を迫られる場面が多くありますが、最終的に物事を決断しなければならないのは社長です。この決断を間違えてしまうと取り返しのつかないことになる場合もあるため、冷静に状況を分析して正しい決断をする力が社長には求められるのです。

 

 

6.社長に必要なこと6.社長の業務のみに集中する力

 

社長は、自分のやるべき業務だけに集中しなければなりません。社長は会社を経営する立場にあるため、事業の計画をしっかりと練り、会社の黒字化を目指さなければならない責任があります。そのためには、資金を調達したり、社長自ら社員が気持ちよく働けるような環境を作っていく必要があるでしょう。社長自身が時間に余裕がなかったり、ほかの社員でもできる業務に社長が集中してしまったりすると、会社が円滑に機能しなくなってしまう可能性があります。社長には、社長にしかできない仕事があります。社長がやるべき仕事にだけ集中して取り組み、会社全体のパフォーマンスを下げないようにしましょう。

 

 

社長にはハイレベルな仕事が求められる!すべきことにのみ集中を

 

社長は会社の代表であり、会社の黒字化を目指す責任があります。常に迅速な判断や大きな決断などのハイレベルな仕事が求められるため、それなりに時間が必要となります。その大切な時間と労力を捻出するために、例えば運転手や秘書を雇うことを検討してみてはいかがでしょうか。大切な会社のためにも、社長は自分にしかできない業務に集中する必要があるのです。

 

 

 

 

 

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2019-11-05 00:00:00
■「トランスアクト」は特許庁より商標登録の認証を受けております

当グループ総称「トランスアクト」は経済産業省特許庁より商標登録として正式に認証され事業活動を行っておりますので、ここにお知らせ致します。

 

【商  標】 トランスアクト / TRANSACT

【登 録 日】 平成29年9月29日

【登録番号】 第5983936号

【区  分】 第39類