最新情報
■＜12月コラム＞秘書が担っている役割とは？理解すれば仕事に対する心構えも変わる
秘書の仕事の役割とはどういうものなのでしょうか。事務職の中では華やかなイメージがあるかもしれませんが、実際は縁の下の力持ち的な要素が強い仕事です。秘書の役割をしっかりと理解することで、仕事に取り組む際の心構えも変わってくるでしょう。また、秘書と一口でいっても、その業務形態はさまざまです。本記事では秘書の役割や形態について、詳しく解説します。
■秘書とはどんな役割を担っている人？
秘書の主な仕事内容は社長や役員のサポートです。秘書が補佐役に回ることで、上司が自分の仕事に専念できるような環境を作り出します。秘書の仕事内容としてよくあるのが、メール、電話、来客対応です。顔が広い上司の場合、1日にたくさんの電話がかかってきます。それらすべてを上司につなぐのではなく、秘書が一次受付を行い、必要なものだけを上司に報告するのです。電話だけでなく、会社によってはメールが1日に数百数通届くことも珍しくはないでしょう。秘書はすべてのメールを手早くチェックし、自分が対応するものと、上司の判断を仰ぐべきものに分類しなくてはなりません。また、来客対応もとても重要な役割です。秘書による来客対応は会社のイメージを左右するといっても過言ではないでしょう。丁寧かつ、明るい笑顔で対応する必要があります。
その他にもスケジュールの管理や、書類の作成など、秘書の仕事は数多いです。時には上司のデータバンクとしての役割を求められるケースもあるでしょう。上司が行った会議の内容や出会った人たちの顔と名前をしっかりと記憶し、いつでも情報を開示できるような能力が問われます。このように、秘書が様々な雑務を引き受けることによって、社長や役員の仕事の効率性が上がり、業績アップへとつながるのです。
■秘書に必要なスキルとは？
秘書を目指すにあたって、秘書に必要なスキルも押さえておかなくてはなりません。秘書が最初に身に付けておきたいのがビジネスマナーです。電話対応や来客対応、メールの返信など、秘書の仕事のあらゆる場面でビジネスマナーが試されることになります。正しい日本語の使い方やビジネス文書の書き方、冠婚葬祭におけるマナーなどをしっかりと学んでおきましょう。
コミュニケーション能力も秘書には必須のスキルです。上司の業務をサポートする中で、秘書はさまざまな人と関わることになります。誰とでも気持ちよくコミュニケーションをとれる能力があれば、上司も業務を効率的に進められるようになるでしょう。また、報告の際などに上司にストレスを与えないためにも大切な能力だといえます。
その他、会議に使う資料を作成したり、インターネットで情報を集めたりするためのPCスキルも必要です。また、海外進出している企業などでは語学力も求められるでしょう。
■形態によって異なる秘書の役割
秘書の役割は形態次第で仕事内容が少し変わってきます。ここでは主な形態を4種類紹介します。まず、「個人付きの秘書」です。1人の上司に対して1人の秘書が付く、マンツーマンの形です。命令系統がわかりやすく、世間の持つ秘書のイメージとも一致しやすい形態といえるでしょう。上司の雑務全体を単独でこなすことが求められます。
次に、「チーム付き秘書」です。特定のチームの雑務を担当し、チームが業務に集中できるようなフォローをしていきます。個人ではないので命令系統が少しややこしくなる場合もあるでしょう。また、大企業では「秘書室に所属する秘書」が設置されているケースもあります。これは複数の秘書がチームを組み、仕事を分担してサポート行う形式です。
最後に、「兼務秘書」です。他の秘書形態とは異なり、サポートだけが仕事ではありません。上司と同じ部署に所属し、自分に与えられた業務をこなします。その作業に加えて、部長や課長のサポート業務も平行して行うのです。相当にハードな内容ですが、サポートだけでなく、自分の仕事もバリバリやりたい人には向いている形態といえるでしょう。
■秘書の仕事にはどんなやりがいや魅力がある？
秘書の仕事には、他の職種では感じられないやりがいや魅力が備わっています。事務などの一般的な仕事をしている場合、会社の上層部と関われるような機会はほとんどありません。しかし、秘書は常日頃から会社の重要人物と関わることができ、二人三脚で業務をこなしていきます。社会的な影響力を持つ人と深く関わる時間は、自分の人生において大切な経験となるのではないでしょうか。また、自分のサポートで上司の仕事がうまくいけば感謝されることもあり、やりがいを感じやすい環境だといえます。
ホスピタリティやビジネスマナーなどが業務の中で身に付き、自分のスキルアップにつながることも秘書のやりがいの1つです。積極的にさまざまな仕事に挑戦すれば、幅広い業務をこなせるようになり、キャリアアップも図りやすくなるでしょう。
■秘書の仕事に役立つ資格とは？
「秘書検定」「ビジネス文章検定」「ビジネス実技マナー検定」などの資格を取得しておくと、秘書としての就職を目指すときに役立ちます。「秘書検定」は有名なので、聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。試験ではビジネスマナーや一般常識、文書作成などに関する知識が問われ、受験を通して秘書の仕事に役立つ知識が身に付きます。3級から1級までのランクがあり、準1級と1級では面接試験も受けることになります。準1級以上になると難易度は高めですが、合格すれば意識の高さを選考でアピールできるでしょう。
「ビジネス文章検定」や「ビジネス実技マナー検定」では、ビジネスにおける文章の書き方や基本的なマナーが問われます。ビジネスシーン特有の文体やマナーについて学べるので、秘書を目指す人にはどちらもおすすめの資格です。外資系企業などでグローバルに活躍できる秘書を目指すなら「CBS（国際秘書）検定」や「TOEIC」なども役に立つでしょう。「CBS（国際秘書）検定」では、一般的なビジネススキルに加えて英語によるコミュニケーション能力が試されます。「TOEIC」でも、高得点を取れば英語力の高さをアピールすることができるでしょう。グローバル化が進んでいる現代社会では、日本の企業でも英語力が高く評価されます。
■サポートが何につながるのかを理解しよう
秘書の役割は上司やチームを仕事に専念させ、最大のパフォーマンスを引き出すことです。上司やチームの仕事を楽にさせるというのは少し方向性が異なるので、間違わないようにしましょう。上司やチームの負担を減らすだけでは秘書の仕事として不十分です。上司やチームの働きを業績につなげ、できるだけ大きな利益を出せる方法を考えなくてはなりません。主役は実際に仕事をこなす上司やチームかもしれませんが、秘書のサポートも間接的には業績へと結びついています。裏方としての役割を理解できれば、成果と密接につながっている実感が湧くでしょう。
秘書は上司が変われば、対応がまったく変わってくるので、一筋縄ではいかない仕事です。常に臨機応変に動かなくてはなりません。企業のトップと一緒に働く機会も多いので、責任が大きく、ストレスがたまるときもあるでしょう。しかし、自分がサポートした上司が仕事で成功したり、直接お礼の言葉をもらったりすると、普段の疲れは吹き飛びます。大変な面もありますが、サポートするのが好きな人であれば、秘書はやりがいを持って働ける仕事です。
社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています
役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています
役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています
社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています
■＜11月コラム＞派遣秘書の仕事内容は？仕事内容をはじめ働き方・待遇などまで紹介
秘書といえば上司の仕事をサポートする仕事ですが、その雇用形態はさまざまです。正社員だけでなく派遣社員として働く秘書は多くいます。みなさんは派遣で働く秘書について、どのようなことを知っているでしょうか。正社員で働く秘書とどのような違いがあるかなど気になることも多いかもしれません。この記事では、派遣秘書の仕事内容や働き方、待遇、さらに派遣秘書がどのようにキャリアを積んでいるのかについて紹介します。
1.レベル別派遣秘書の仕事内容
秘書は、上司がスムーズに仕事を進められるようにサポートをする仕事です。業務内容は業界や企業の事業規模により違いがありますが、上司のニーズを汲み取りながら業務を進める必要があり、気遣いや臨機応変な対応力が求められます。一般的に、担当する上司の役職が高くなるほど、秘書もキャリアアップしていくイメージがあります。
秘書アシスタントのレベルでは、上司のスケジュール管理や出張手配、経費精算、来客のアテンド、電話応対、メール対応、書類の作成・管理、会食手配など身の回りの管理をするのが主な業務です。部門長秘書レベルでは、予算管理、営業数値・計数管理、情報処理など少し複雑な業務も担当し、役員秘書のレベルになると、経営資料作成、広報業務、株主総会の運営、プロジェクト案件管理など多岐に渡る業務を担当します。秘書として最高レベルと言える社長秘書は、社長同行、イベントの運営、社長代行業務、式典のスピーチ作成など社長の業務の一端を担います。
2.派遣秘書の働き方
派遣秘書の場合、派遣会社に登録をして秘書を募集している企業と条件が合えば、その企業に期限付きで派遣されて働く形となります。正社員と同様に秘書業務を行いますが、細かな業務に関しては契約時に取り決められており、業務内容が契約内容から大きく逸脱することはありません。派遣秘書は複数の企業で経験を積むことができるので、さまざまな上司をサポートする実務経験を得ている点や短期間で能力を上げている人材が多い点が魅力です。
派遣秘書は即戦力が求められるため経験が重視されますが、秘書アシスタントレベルは未経験でも応募可能とする企業もあります。秘書アシスタント、グループ秘書、役員秘書、社長秘書と段階的に挑戦することができるため、自分の経験レベルに合わせた業務からスタートして少しずつキャリアアップしたい人にとって派遣秘書で働くメリットは大きいです。また、大手企業で働く機会にも恵まれているため、環境を重視する人にとっても派遣秘書として働くことは大きな魅力となっています。
3.派遣秘書の待遇
大手求人サイトのデータを参照すると、一般事務職は時給1300円〜1500円が相場なのに対し、秘書は時給1500円〜1600円と比較的高額な案件が多いです。担当上司の役職が高いほど時給も高い傾向にあります。派遣契約の場合、担当上司のスケジュールに合わせてフルタイムで勤務することが多く、残業代や休日出勤分などは、労働基準法に定められた金額がきちんと支払われます。
4.派遣秘書のキャリアアップ
正社員で働く秘書と派遣で働く秘書の業務内容の違いはそれほどありませんが、違いは任される業務範囲と言えるでしょう。派遣秘書の場合、正社員秘書とは異なり、任される業務内容は、あらかじめ合意した契約内容から基本的に大幅な変更などはなく、契約内容通りの業務をこなすことになります。細かな業務内容は派遣先企業によって異なります。正社員秘書の場合は、秘書以外の業務を依頼されたり部署異動になったりする可能性がありますが、派遣秘書の場合は自分で合意した仕事内容でレベルアップすることができるので、理想のキャリアパスを描きやすい働き方と言えます。
派遣秘書を導入して円滑に業務を行おう
秘書は多忙な上司の業務を裏で支える補佐の役割を果たします。さまざまなレベルの秘書が派遣登録しており、複数の企業で経験を積んできた優秀な人材が多いので、派遣秘書は企業側にとって即戦力が欲しいときに重宝するでしょう。秘書がいることで円滑に業務を進めることができるので、この機会に派遣秘書の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
社長・経営者に関する「トランスアクトグループ」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「一般財団法人トランスアクト財団」の記事も読まれています
社長・経営者に関する「株式会社トランスアクトホールディングス」の記事も読まれています
役員運転手・社長秘書に関する「株式会社トランスアクト」の記事も読まれています
役員運転手・運転手・ドライバーに関する「DRIVE4ME」の記事も読まれています
社長秘書・秘書・セクレタリーに関する「SECRETARY4ME」の記事も読まれています
■代表の橘がTBSラジオYouTube限定動画「テンカイズα」に出演しました
TBSラジオ「テンカイズ」のラジオ放送の中だけでは紹介しきれない、それぞれの企業や業界で活躍する人をテンカイするYouTube限定動画「テンカイズα」に株式会社トランスアクト代表の橘が出演しました。
まだまだ世の中での認知度は小さいものの、近い将来大きな注目を集めるであろう幅広い分野で活躍する「企業」や「人」を徹底分析。
彼らの展開図を描き、これまで見たこともないような新しい世界を組み立てる番組です。
MC 宇賀なつみ（フリーアナウンサー）
1986年東京都出身。
大学卒業後の2009年4月1日に、アナウンサーとしてテレビ朝日に入社。
『報道ステーション』『グッド!モーニング』『ここがポイント!!池上彰解説塾』『羽鳥慎一モーニングショー』など幅広く活躍。
2019年3月末で入社10年の節目をもってテレビ朝日を退社。個人事務所を設立して現在フリーとして活動中。
