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株式会社トランスアクトホールディングス

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最新情報

2019-10-01 00:00:00
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秘書の仕事にはさまざまな業務が含まれます。その中心的な仕事のひとつがスケジュール管理です。必要なタスクに時間を割り振るのが基本ですが、一般的なタスクには複数の関係者が絡むため、間違いのないように最新の注意を払う必要があります。ただし、これには上手に管理するためのコツがあるのです。この記事では、役に立つ2つのコツを紹介していきます。

 

 

■予定を優先順位で分類する

秘書のスケジュール管理の第1のコツは、予定を優先順位別に分類することです。業務で生じるタスクには、序列があります。まず、そのタスクの期日や時間帯が動かせるかどうかをチェックしましょう。決まった日時を動かせないものから、スケジューラーの時間帯を割り当てていくのです。次に、内容の重要度を勘案します。同席者が重役の場合は要注意です。社外の参加者が含まれる場合も同様です。この判断を可能にするのは、日常的な情報収集です。秘書の役割としては、先方の取引先や上司との関係性を日頃から把握しておく必要があります。

 

また、全社的な観点からの優先度を判断するには目の前のタスクだけではなく、進行中の複数のプロジェクトの進捗状況も合わせて頭に入れておかなければなりません。実際には、優先順位が高いにも関わらず、日程がなかなか決まらないタスクも出てきます。特に、プロジェクトが始まってすぐの段階では、さまざまな環境が流動的なので、柔軟なスケジューリングが要求されるタスクが多発しがちです。その際は、候補日時をいくつか決めてしまうとよいでしょう。とくに重役秘書であれば、部下の立場の社員たちはその候補日を基準にスケジューリングをするため、早めに決める必要があります。

 

 

■取引先や一緒に仕事する人の都合にも気を配る

秘書のスケジュール管理の第2のコツは、取引先や一緒に仕事をする人の都合も考えてスケジューリングを行うことです。役職が上がれば上がるほど、人と会って交渉・折衝することが多くなるため、会合などの相手のあるタスクが増えます。そのため、スケジューリングの際には、参加する先方の都合を考える必要があるのです。日時はもちろん、場所の指定があるかどうかも忘れないように確認します。このようなタスクのスケジューリングでは、余裕を持たせた日時の設定が不可欠です。当初の計画が変更になったときのための代替案として、いわゆる「プランB」を考えておくわけです。

 

具体的には、あらかじめいくつかの時間帯をスケジュールに組み込んでおき、最初の予定が変更になったら、次の時間帯が自動的に決まるようにしておきます。また、先方や一緒に仕事をする人の都合を考える必要があるタスクは、時間的に連続させないようにしましょう。スケジュールの再調整が可能なタスクと交互に設定しておけば、突然の変更にもある程度は対応できるからです。相手側の都合で変更になるケースに対応するには、先方の秘書とも可能な限り密な連絡を取り合うようにするとよいでしょう。

 

 

■一目で確認できる形にすることが大事

秘書がスケジュール管理に失敗すると、上司が効率よく動けない事態が発生します。また、相手があるスケジュールの場合、取引先に迷惑をかけることになりかねません。このような状況を避けるには、ミスが起きないような手順を考えておく必要があります。たとえば、スケジュール管理のミスで頻出するもののひとつはダブルブッキングです。同じ時間帯に複数の予定を入れてしまうのです。主な原因は、情報の一元管理が不十分なケースがほとんどでしょう。解決策は、一覧性の高い方法で予定を管理することです。

 

一般的にはオンラインのスケジューラーが使われますが、デジタル媒体はソフトウェアの不具合や何かのタイミングでデータが消失する可能性があります。そのため、秘書としてはオンラインツールだけではなく、バックアップとしてアナログな方法でも管理しておくことをおすすめします。その際、カレンダー式や1日単位で記録できるタイプの一覧性の高い手帳に消せるペンで記入するなどして、スケジュール管理するとよいでしょう。

 

ただし、この方法を取るのであれば、デジタルとアナログの双方のツールの整合性を常にチェックする必要があります。このようにして、全体の予定がどうなっているのかを一目で確認できる形にしておくことが、秘書としてスケジュール管理をする際のポイントになるのです。

 

 

 

 

 

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2019-09-20 00:00:00
■役員運転手の平均睡眠時間は?生活リズムを整えるコツまで大公開!

役員運転手として働きたいものの、どのくらいの睡眠時間を確保できるか気になる人もいるでしょう。睡眠時間が短くても、生活リズムを整えることはできます。ここでは比較対象としてトラック運転手の休憩時間や休息時間のルールを踏まえ、平均睡眠時間や睡眠時間が短くなる原因について説明します。睡眠の質を高める方法も紹介するので、健康管理に役立ててください。

 

 

1.運転手(ドライバー)の休憩時間と休息時間について

 

運転手(ドライバー)の休憩時間と休息時間は、労働基準法により定められています。まず、運転手の拘束時間は、運転時間と休憩時間から構成されています。休憩時間を正しく取る目的は、長時間運転の疲労を解消し、事故を防ぐこと。適切な休憩を取るために、4時間運転した後には、30分以上の休憩を取ることが義務付けられています。また、1回が10分以上の休憩時間を、小刻みにとっても構いません。つまり、拘束時間を4時間半ごとに区切ったときに、合計30分以上の休憩時間があれば、ルールを守っているといえるでしょう。なお、基本的な拘束時間は13時間ですが、最大16時間までならば延長可能です。ただし、15時間を超える拘束は週2回まで、さらに2日間の平均は9時間以内と定められています。

 

1週間の運転時間の平均は44時間以内、というルールにも注意してください。平均を算出するのは2週間に1回の割合と決まっているので、短期間に労働が集中するのを防げます。一方、休息時間とは、勤務終了後から次の勤務までの自由な時間のことを指します。食事や睡眠などに充て、次の勤務に向けて体力を回復しましょう。通常は、一回の休息時間は連続して8時間以上と定められていますが、例外として分割して休息をとることも認められています。分割休息の場合は、一回あたりの休息時間が4時間以上で、合計して10時間以上となるように調整せねばなりません。このように、運転手の運転時間や休憩時間、休息時間には細かなルールがあります。決まりに従い睡眠を含む体調管理に努めましょう。

 

 

2.トラック運転手の平均睡眠時間と理由

 

トラック運転手の働き方は、運転エリアによって2通りに分けられるでしょう。まず、さまざまなエリアに荷物を運ぶ長距離トラック運転手の平均睡眠時間は、平日に6.3時間、休日に7.7時間です。また、地場トラック運転手の平均睡眠時間は、平日に5.3時間、休日に7時間です。理想的な睡眠時間は7~8時間とされていますが、トラック運転手の場合は、全体的に少なめといえるでしょう。特に、平日の睡眠時間は、理想を大きく下回る傾向です。

 

トラック運転手の睡眠時間が短いのには、3つの理由があります。まず1つめは、勤務の不規則さです。突然巻き込まれた渋滞などで、予定よりも長く運転する場合もあるでしょう。また、規模が大きい荷主の場合は、積み下ろしの順番待ちでも時間がかかるケースもあります。2つめに、もともとの拘束時間が長いことも考えられます。3つめに、運転手不足も挙げられるでしょう。日銀の「全国企業短期経済観測調査」、総務省の「労働力調査」から割り出された2017年の「雇用人員判断指数」を見ると、運輸業界の指数は-11となっています。この指数は、人員が足りていると答えた企業の割合から、人員が不足していると答えた企業の割合を差し引いたもので、運輸業界の人材不足は否めません。しかも、人手不足にもかかわらず、物流は活発化しています。運転手不足と仕事量の増加も、睡眠時間を圧迫する原因といえるでしょう。

 

 

3.良質な睡眠時間を確保するためのコツ

 

質の良い睡眠を確保し、体調維持に努めましょう。まず、眠る前のストレッチが効果的です。軽めのストレッチで体をほぐしてリラックスしましょう。人は、体温が下がるときに眠くなりやすいことが知られています。ストレッチで一時的に体温を上げ、下がる過程で布団に入ると、スムーズに眠れるようになります。寝る直前のスマホはやめましょう。光と刺激により、脳が興奮して寝付きにくくなります。また、太陽光にも気を付けてください。特に、昼間に休息する際には、日光を避ける工夫が必要です。外に出ることを避け、事業所の仮眠室で少し睡眠を取ったり、サングラスで目に入る光量を和らげたりするのが良いでしょう。

 

また、すぐに眠ることはできても、途中で目が覚めてしまう人もいるかもしれません。そのような場合は、ウォーキングなど軽い運動がおすすめです。運動不足を解消すると、眠りにつきやすくなります。次の勤務に支障をきたさない程度に、体を動かしましょう。また、寝る前の飲酒や喫煙、コーヒーなどによるカフェイン摂取も、眠りが浅くなるため避けたほうが無難です。このように、生活面を見直し、睡眠の質を高めましょう。

 

 

睡眠時間を確保して健康的に働こう!

 

トラック運転手は、睡眠時間が短くなりがちです。不規則になりがちな勤務状況、拘束時間の長さ、人員不足などが睡眠不足の要因といえます。生活習慣を見直し、睡眠の質を向上させましょう。トランスアクトには、好待遇なドライバー求人が豊富です。不規則・連続勤務に対する給与面のサポートも充実しています。ぜひ、求人情報をチェックしてみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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2019-09-15 00:00:00

毎日新聞(2019年9月2日号)「インタビュー最前線」に株式会社トランスアクト代表橘のインタビュー記事が掲載されました。

 

 

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2019-09-10 00:00:00
■突き抜ける経営者は何をしているのか?伸びる経営者がしている6つのこと

世の中には、さまざまな会社があると同時にさまざまな会社経営者が存在します。そのなかでも非常に優秀と言われる経営者には共通点があります。会社を傾ける経営者にならないためにも、特に大切な経営者の役割とは何かについて知っておきましょう。この記事では、伸びる経営者が常に実践していること6つを紹介していきます。

 

 

1.自社の方向性を示している

 

優秀な経営者は、会社の方向性を従業員に伝え、それを社内で共有することができています。会社の方向性を決めるのは経営者であるため、それを伝えることは経営者にしかできません。自社の方向性を考えることはもちろんですが、それだけにとどまらず言葉や行動で伝えて社員や会社を導いていくことが経営者の重要な役割であるといえます。

 

 

2.常に勉強している

 

経営者は、自分のスキルアップのためにも、働いている業界や職種については常に勉強しておくべきです。社長は、日々変化している社会情勢のなかで、先々を見通して会社のビジョンを定めて最終的な決定を下さなければなりません。常に世の中にアンテナを張り、勉強をしていなければいずれ周りと差が出てくるでしょう。良い経営者は皆、会社の存続のために常に情報収集や勉強をし続けているのです。

 

 

3.人との繋がりを大事にしている

 

1人で完結する仕事など基本的にはありえません。仕事は少なくともサービスを提供する側とサービスを受ける側がいて初めて成り立ちますし、そのほか、仕事関係者や取引先の存在があるでしょう。仕事は1人ではできないため、社員や仕事関係者に感謝し、それらの繋がりを大切にしなければなりません。自社の仕事に携わるすべての人たちが気持ちよく仕事を行うことができれば、ひとりひとりのパフォーマンス向上が見込め、結果的により良いサービスの提供につながることを理解するべきです。また、社外での人脈が広いほど事業の可能性が広がり、さまざまなチャンスがやってくるようになるでしょう。

 

 

4.フットワークが軽くすぐに行動する

 

フットワークが軽く、物怖じせずチャレンジしていくことで、経営者に必要な早い決断力と行動力が身につきます。周りの変化をいち早く感じ取り、臨機応変に決断していく力が経営者には求められます。適切な決断力と大胆な行動力があれば、仮に失敗したとしても、その経験を次のステップと捉えて行動できるようになり、力強く会社や社員を導いていくことができるでしょう。

 

 

5.賢く人に頼っている

 

うまくいく経営者は上手に人に頼っています。自分で対応した方がスムーズにいくかもしれませんが、最終的に社長ができる仕事量にも限りがあります。そのため、特に自分の苦手な分野については得意な人や専門家の力を求めたり頼ったりしています。経営者といえど人間ですので、少なからず得意・不得意があります。自分の苦手を克服することに時間を使うより、自分の長所や短所をよく理解したうえでそれらを会社経営に生かすという考え方でいるほうが、経営がうまくいく可能性は高まります。

 

 

6.とにかく仕事が好きで没頭している

 

多くの優秀な経営者には、たとえ仕事でうまくいかないことがあっても仕事が好きであるという共通点があります。人は誰でも好きなことに関しては、つらいことがあってもそれを苦労と思わずに没頭できたり乗り越えたりできるものです。経営者は常にさまざまなトラブルやリスクと隣り合わせであり、その責任をとる立場にあるため、プレッシャーは並大抵のものではありません。そんなとき、仕事が好きであれば自分で不安を打ち消しモチベーション高く頑張れるため、経営者にとって仕事が好きであることは間違いなく欠かせない要素だといえるでしょう。

 

 

経営者がすべき仕事に集中するのが大事

 

会社を経営する経営者にはさまざまな力が求められます。経営者の役割はとても多く責任も重いため、自分にしかできない仕事をするための時間確保が経営のカギになってきます。運転や飲食店の予約など、自分でなくてもできることは運転手や秘書などの専門家にまかせて、自分にしかできない業務に集中することが優秀な経営者に近づく第一歩だといえるでしょう。

 

 

 

 

 

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2019-09-05 00:00:00

このたび、弊社代表の橘が ビジネスキュレーションマガジン「Qualitas」に掲載されました。

 

 

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株式会社トランスアクト 代表取締役社長 橘 秀樹

 

 

Qualitas~ Business Curation Magazine ~ とは

 

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誌 名:『Qualitas』

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発行形態:雑誌 / 季刊誌

定 価:500円(税抜)

判 型:A4変型判

発 行:本田 幸大

編集人:足立 克之


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