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会社の秘書に求められる仕事は幅広くあり、その業務は多岐にわたります。そのなかでも、上司のタスクやスケジュール管理は、メインの業務と言ってもよいでしょう。一般的に秘書の仕事というと、タスク管理をすぐに思い浮かべる人もいるほどです。今回の記事では、秘書のタスク管理について、その内容から業務のコツまで幅広く紹介します。

1.秘書のメイン業務「タスク管理」

企業で重役を担う上司のタスクには、社内の打ち合わせや来客、訪問などのさまざまなものがあります。そのような多数のタスクを管理し、ミスに気をつけながら時間を割り振っていくのが秘書のメイン業務となる「タスク管理」です。一般的に企業の重役クラスのタスクには、いろいろな関係者がかかわっているので、タスク管理の際にミスをしない正確さが求められるでしょう。具体的な予定の種類としては、会議や打ち合わせ、来客や会食などの日程があります。また、対応事項としては、予定の調整や必要事項の確認、会場や交通手段の確保などが挙げられます。

2.タスク管理のコツ

秘書にとってタスク管理は重要な業務であり、正確性を求められることがわかったでしょう。ここでは、正確に管理を行うにはどのようなことを意識する必要があるのかなど、タスク管理のコツについて紹介します。

2-1.新しいタスクを入れる際は前後の予定も確認する

秘書が新規の予定を入れるときは、何も考えないで機械的に入れるのではなく、前後の予定も確認しながら入れていくことが大切です。なぜなら、時間に余裕を持ったスケジューリングにしないと前後の予定に支障が出たり、先方にも迷惑が掛かったりするからです。先方への訪問のときは移動時間を逆算し、会議内容や緊急度、重要度を把握するなど気を遣ってタスク管理していくとよいでしょう。秘書が常に前後の予定を意識していれば、余計なトラブルも起きにくくなるはずです。

2-2.予定の優先順位を分類する

タスクは多くなることが普通ですが、そのなかでも締め切りや重要度の関係で優先順位が決められていきます。一例を挙げると、予定として絶対に動かせないものと多少の調整が効くものでは、優先順位が変わってきます。そのため、秘書はこの部分を意識しながら予定の決定をしていくとよいでしょう。また、重要度の判断には日頃の情報収集が必要であり、先方との関係性なども把握しておかないといけません。最後に優先順位が高いのにもかかわらず、日程がなかなか決まらないタスクというのもあります。このようなときは、候補日程を複数出して柔軟に決められるようにしておきましょう。

2-3.上司の予定に合わせて見やすく管理する

タスク管理は上司の意向に沿ったものにすることが重要です。そのために必要なのは、上司と日頃から円滑なコミュニケーションを取り、良好な関係を保つことでしょう。秘書が上司の人柄や置かれている立場をしっかりと把握することで、細かい指示を仰ぐことなくスケジューリングできるようになります。このような状態になれば、上司から見ても有能な秘書と言えるでしょう。また、一覧性が高く見やすいタスク管理を心掛ければ上司も予定を理解しやすくなり、ダブルブッキングなどのトラブル防止につながります。

2-4.取引先などの相手にも気を配る

上司だけではなく、取引先や共に仕事をする相手にも気を配ったタスク管理は、秘書が活躍できるコツと言えます。担当の上司が重役であればあるほど、仕事のときにかかわる人は多くなり、相手のあるタスクが増えるからです。そのため、秘書は日時や場所の指定があるかどうかも念入りに確認し、突然の変更などにも対応できるようにしたいものです。柔軟性のあるタスク管理ができるようになれば、上司はもちろん、取引先からも大きな信頼を得られるでしょう。

正確性を意識したタスク管理をしよう

秘書の担うタスク管理は上司にとっても重要なものであり、ミスは許されません。仮に大きなミスをしてしまった場合、上司や取引先に大きな迷惑をかけてしまうことにもなるのです。タスク管理でミスをしないためには、今回紹介したいくつかのコツを日頃から意識することです。コツをしっかりと意識しながら、信頼される正確なタスク管理をしてきましょう。

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国際学生会議（後援：外務省・文部科学省）は、国際交流と学術交流を行う団体で1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。私たちは協賛企業としてその活動を応援しています。

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【国際学生会議とは】

国際学生会議は、国際交流と学術交流を行う団体で、1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し、毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。最終日にはファイナルフォーラムという形で成果を発表します。

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1.学生が行う国際会議

国際学生会議の参加条件は、「学生又は、ユースを対象にした団体に所属していること」です。我々の年代の若者は、「マルチナショナルな観点から国益を超えて議論できる唯一の存在」だと考えます。未来を担う世代としての責任を果たすため、現在世界が抱えている問題について見識を深め、議論をし、社会に対して提言をしていきます。

​2.参加者は世界中から

国際学生会議の特徴は「多様性」です。毎年世界各地から応募を募っており、2017年度は50カ国程度からの応募がありました。世界中の優秀な若者に日本を発信すると同時に、日本ではなかなか触れることのできない「問題の当事者」と「直接対話ができる」ことで、みのりのある議論を行うことができます。

３.9日間の共同生活

9日間の本会議中は全参加者が同じ場所に泊まり同じ時間を過ごします。寝食だけでなく、観光や文化体験など、様々なアクティビティを通し、海外参加者との濃密な交流を行うことができます。会議が終わるころには参加者同士深い絆が生まれ、将来への大きな財産となります。

会社役員の日常は多忙で、いろいろな場所へ出かける機会もあります。そのため、専属運転手がいればスムーズな行動にも役立つでしょう。ただ、雇用に際しては運転手の資質が大きな課題になります。どこまで礼儀作法やスキルを身につけているのか、社外の人の前に出しても失礼がないのか、不安に感じる人もいるのではないでしょうか。この記事では、役員運転手の仕事内容や基本的なマナーなどについて解説していきます。

1.「役員運転手」の仕事内容は？

まず、役員運転手の仕事内容について確認しておきましょう。役員運転手の仕事は多岐にわたります。日々、役員の送迎をするのはもちろん、そのときの状況に合わせた送迎をすることも少なくありません。もちろん、平日の時間外や休日の送迎も例外ではないのです。このような理由から、役員運転手は、どのような場面にも応えられるように心がけています。また、役員運転手は、会社役員と行動をともにする性質上、外部の人と接することも日常的です。そのために必要な基本的なマナーや礼儀はもちろん、身だしなみもしっかり整えています。

2.役員運転手が備えているスキル

役員運転手は、役員にとって身近な存在です。役員運転手の言動によっては、会社の信用問題にも関わるかもしれません。そうならないためにも、雇用は慎重に行う必要があります。この段落では、役員運転手が備えているスキルについて、いろいろな角度から解説していきます。

2-1.安全で乗り心地の良い運転スキル

役員運転手にとって運転スキルは欠かせない条件です。どのような場面に遭遇しても、安全運転に徹するのは言うまでもないでしょう。車内で安心して過ごせるためには、乗り心地の良さを意識する必要があります。役員運転手は、急発進や急ブレーキなどをしないなど、同乗者に配慮した運転を徹底しています。

さらに、道中での渋滞などに対応できるスキルも不可欠といえます。想定外のトラブルに慌てないためにも、目的地までの時間配分を考えながら、余裕を持って運転しなければなりません。これらは、事故を起こしたり巻き込まれたりしないためにも、注意すべき点だと言えるでしょう。車内を快適な空間にするには、車の点検や清掃を怠らないことも大事なポイントです。役員運転手は、車を最高の状態に保つことにより、安全運転や快適空間の提供をしています。

2-2.守秘義務を守ること

会社役員は、役員運転手と車内で2人きりになる場合も少なくありません。「車」という密室で行動をともにするためには、双方に信頼関係があるかどうかが大きなカギになるのです。そのためにも、役員運転手は守秘義務を守れる人が必須条件になります。社内の人間や取引先に対しては言うまでもなく、プライベートで接する人にも情報を漏らしてはいけません。自分の家族も例外ではないのです。また、守秘義務は、運転手の雇用期間中だけでなく退職後も関係してきます。

役員運転手は「これくらいなら大丈夫だろう」といった安易な考え方は持っていません。会社の業務内容をはじめ、役員の仕事、車内での通話内容など、あらゆる場面が守秘義務の対象になるからです。もちろん、持病や服薬の有無など、役員のプライバシーに関する話題に口を突っ込むことはありません。このように、役員運転手は守秘義務を徹底して守るように心掛けています。

2-3.担当する役員のみならず社外の人に対する礼儀

役員運転手になると、社外の人と接する機会が多くなります。役員運転手は、そのような機会が常にあると認識しています。そのような場に臨むには、基本的なビジネスマナーはもちろん、役員運転手としてのマナーも欠かせません。自分から積極的に話をするのではなく、聞き役に徹する人が望まれます。そのうえで、車のドアの開閉、荷物を運ぶタイミング、傘の差し方などにも気配りが求められるのです。

さらに、取引先相手などと出会うときに礼儀が尽くせることも役員運転手の役目になります。その場で慌てないためには、先方との関係をきちんと把握する、事前に打ち合わせをするなど、きめ細やかな対応ができることも大事なポイントと言えるでしょう。役員運転手は、まわりの状況を見極めたうえで、最も適切な言動を心掛けています。

2-4.役員のスケジュール管理

役員運転手には、役員を目的地まで送迎する役割があります。それをスムーズにするためには、役員のスケジュール管理が大きな課題と言えます。少なくとも、その日の予定をきちんと把握しておきたいところです。そのうえで、約束時間に遅れないことは言うまでもないでしょう。余裕を持って動けるためには、目的地までの道順を複数押さえておく必要もでてきます。特に、繁忙期は何件も訪問することが少なくありません。役員運転手は、役員の負担やストレス軽減を意識しながら行動しています。

きちんとした運転手であれば気持ちの良いマナーを備えている

役員運転手を雇うときは、役員が求めるニーズに合うかどうかが大事なポイントになります。その点、役員運転手を目指す人は、しっかりしたマナーや礼儀を備えているので安心です。ビジネスマナーなどへの不安から専属運転手の雇用をためらっている人は、一度雇ってみてはいかがでしょうか。きちんとした運転手であれば気持ちの良いマナーを備えています。

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このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

株式会社トランスアクト　代表取締役社長　橘　秀樹

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

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どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。