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■＜6月コラム＞保存版！秘書の話し方を学ぼう！好印象を与えるポイントを大公開！
秘書は会社の中でも立場の高い人と仕事をすることが多く、話し方や言葉遣いは重要です。職場によっては、取引先や来客の対応など会社の外部と接することも多く、秘書が会社の第一印象を与えたり、コミュニケーションの中心になったりすることもあるでしょう。今回は、秘書として好印象を与える話し方のコツを具体的に紹介していきます。
■好印象の大前提は「笑顔」
相手に好印象を与えたいときは、常に笑顔でいることを心がけましょう。たとえ黙っていても、笑顔でいればそれだけで好印象を与えるものです。ただし、やりすぎるとうさんくさく見える恐れがあるので、微笑む程度で十分です。
笑顔を見せることで、相手に自分の好意を伝えることができます。人間には「好意の返報性」という性質が備わっており、好意を寄せられたら同じだけの好意を返さなければいけないと感じます。つまり、感じの良い笑顔を見せれば好印象を与えることができ、相手も好意を寄せてくれるようになるのです。反対に、無表情だと感じの悪い印象を与え、相手も心を開いてくれないので注意が必要です。まずはとにかく表情筋を動かし、相手に好意を伝えることが重要だといえます。
■印象を左右する3つの要素とは
相手に与える印象は「話し方」「声」「会話」という3つの要素によって大きく左右されます。まず、人は話す内容以上に話し方によって心を動かされます。どれほど話の内容が豊かだったとしても、うつむいてぼそぼそと喋っていては相手に良い印象を与えられません。相手に身を入れて聞いてもらうためには、身振りを加えながら、はきはきと熱量を持って伝えることが大切だといえます。
声も印象を大きく変える要素の1つです。声の高さや出し方を工夫することで話が魅力的に伝わり、より良い印象を与えられるようになるでしょう。また、初対面でも会話を盛り上げられる人は相手に好印象を与えます。会話を途切れさせないコツを押さえ、好印象を与えられるよう努めると良いでしょう。
1.全ての基本！好印象の話し方・聞き方のコツ
まずは基本的な話し方・聞き方をおさらいしておきましょう。秘書としてのコミュニケーションの基本は、正しい敬語を使うこと、相手の目を見て話すこと、そして明るい雰囲気で接するように心がけることです。社内の人にも社外の人にも好印象を与えると、仕事がやりやすくなることがあります。
話すときは、声のボリュームが適切であるように気を付けましょう。大きすぎると相手に不快感を与えることがあります。反対に小さすぎると内容が正確に伝わらなかったり、自信の無さが伝わってしまったりすることがあります。早口になりすぎず、相手の反応や興味を確認しながら話を進めていくことも重要でしょう。なるべく歯切れよく聞き取りやすいように話すことも大切です。ビジネスシーンで自分から話をするときは、相手に敬意をもって相手の状況や受け取り方にも気を配りながら言葉選びをするとよいでしょう。
自分が相手の話を聞く際は、会話の途中で自然に相槌を打つようにします。話し手にきちんと理解しながら興味をもって聞いていることがわかってもらえるでしょう。ただし、相手の話を途中で遮らないように注意することが必要です。秘書は担当する役員や部署、関係者に正確な情報を伝える必要があります。コミュニケーションの内容を誤解しないように、わからない点はその都度確認しておきましょう。不明点が残る場合は、謙虚な態度で自分の理解が正しいかどうか確認させてほしいとお願いします。また、会話の途中で相手が困っていたり誤解していたりする場合は、サポートしましょう。話の腰を折らないように説明を追加したり、話をまとめてあげたりすることが大切です。
2.報告をするときのコツ
周囲の人、特に上司に報告をする際のポイントは、事実のみを伝えるように心がけます。報告の質で能力がわかるといわれるほど、報告作業はビジネスでは重要な要素です。順序としては、優先順位の高いものや結論から先に報告していくのがコツです。こうすることで、重要な件をお互いに見逃すことなく情報共有できるでしょう。報告にいく際には、あらかじめ順序や要点をまとめて整理しておく必要があります。その場で内容を整理しながら話すとうまく伝わらなかったり時間がかかったりして、忙しい相手には迷惑になることがあるでしょう。なるべく簡潔な言葉でわかりやすいようにまとめます。
報告の際に注意したいのは、私見や推論、他人の意見、噂話と事実とを混ぜて話さないことです。上司から意見を求められたり、どうしても自分の見解を盛り込む必要があったりした場合は、「これは私個人の意見ですが」などとわかりやすいように言葉を付け加えましょう。
3.説明をするときのコツ
説明をするときは、どうしたら相手に伝わりやすいかを第一に考えます。最初にこれから話す内容の概要を伝えておくとよいでしょう。説明の場合も、結論から話すことで相手の理解力が高まります。説明の中で特に大事なポイントやハイライトしたい部分は、具体的に説明します。説得力を持たせたいときは、例やイメージ、データを追加するなど工夫しましょう。話の終わりには、簡単に話した内容のまとめを加えるのもおすすめです。さらに、相手に疑問点がないか確認すると親切です。必要に応じて、補足説明を行って相手に理解してもらえるように心がけましょう。
■好印象を与える声に必要なこと
声は印象を左右する要素の1つですが、自分の声に自信がない人も多いのではないでしょうか。しかし、声の印象はトレーニングによって改善できます。好印象を与える声を目指すうえで、特に重要なポイントが腹式呼吸です。腹式呼吸とは、胸ではなく腹の筋肉を使って呼吸する方法のことです。歌手やアナウンサー、舞台俳優といった声のプロは基本的に腹式呼吸で発声しています。腹式呼吸を身に付ければ、安定感のあるエネルギッシュな声を出せるようになるでしょう。
また、声で好印象を与えるためには滑舌の良さも重要です。滑舌に問題があったとしても、日々のトレーニングで改善可能です。口の周りの筋肉を意識し、話すときに口が滑らかに動くようトレーニングすると良いでしょう。
■好印象を与える話し方のテクニック
ここからは、話し方で好印象を与えるための実践的なテクニックを紹介します。話し方を工夫する前に、まずは気持ちを明るく保ち、話しやすい空気を作ることが大切です。自分が暗い気持ちでいると相手も暗い気持ちになり、会話もスムーズに交わせません。物事をポジティブに捉える習慣をつけ、常に明るい気持ちでいられるように工夫しましょう。自分が心から「楽しい」と感じていれば、それが相手にも伝わり、会話も弾みやすくなります。
次に、ボキャブラリーを増やして会話が途切れないようにすることも重要です。ボキャブラリーが少ないと自分の言いたいことをうまく表現できず、どうしても会話は途切れがちになります。自分の語彙力に自信がない人は、なるべく多くの文字に目を通して知識を蓄えましょう。また、ボキャブラリーが増えても使い方を知らなければ意味がありません。小説などを読み、プロの文章から表現の技術を盗むと良いでしょう。
その他、「はい」や「いいえ」で簡単に答えられない質問をする方法も効果的です。相手が長く話すように仕向けることで、会話が途切れにくくなります。そして、ジェスチャーを取り入れながら論理的に話すよう意識することも、好印象を与えるためには重要なポイントです。
■素敵な話し方を身につけて人間関係を築こう！
秘書にとって、話し方や言葉遣いはマナーの一部であるとともに、周囲に好印象を与えるための手段でもあります。また、忙しい上司の強力な味方となるためには、話し方に加えて報告や説明の仕方のコツも覚えておくとよいでしょう。ここで紹介した基本を身に付けて習慣化しておくと、上司や周囲とより友好な関係を築き、会社の戦力として活躍できるはずです。
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■週刊朝日「Challenge 躍進企業 2022」に代表橘のインタビュー記事が掲載されました
週刊朝日「Challenge 躍進企業 2022」に代表橘のインタビュー記事が掲載されました。
『週刊朝日』は、朝日新聞出版発行の週刊誌。1922年に創刊され、サンデー毎日と並ぶ日本の新聞社系老舗週刊誌。毎週火曜日発売。発行部数16万5,958部は週刊アサヒ芸能に次いで業界第8位。
創刊：1922年
発行：毎週火曜日
判型：B5判（天地257mm×左右182mm）
発行部数：16万5,958部
定価：440円（通常号・税込み）
■＜6月コラム＞社長がやることとは結局何なのか？確実にすべき「社長の仕事」はこの3つ
社長というと、とにかく仕事が忙しいというイメージがありますが、「社長の仕事」とは具体的に何か知っていますか。社長は単なる肩書きではありません。会社のトップである社長にしかできないことがあります。この記事では、社長の役割について整理したい人に向けて、社長がやるべき仕事や果たすべき役割について説明します。
■社長の仕事の基本とは
社長の仕事の基本は、会社を永続させるための方針を考えることです。社長は常に会社の将来的な姿を想像し、理想と現実のギャップを埋めるために活動する必要があります。「どうすれば会社が今よりも成長するのか」という問いを胸に抱き続け、浮かんでくるアイデアを実現する具体的な方法を導き出さなくてはなりません。同時に、最終的な決断を下すことも社長の重要な業務です。的確に決断を下す能力を磨き、会社を正しい方向へと導くのが社長の役割だといえます。
1.社長は「社長の仕事」だけを確実にやる
組織を率いる際、まず大事なのは、社長は「社長の仕事」だけをやるべきだということです。社長は経営者であり、社員ではありません。スポーツでいうと監督の立場です。優秀なプレーヤーがそろっていても、指揮をとる監督がいなければ試合に勝つことができません。会社も同様です。社長が経営者として社員を動かし、いかに最大限の力を引き出せるかという視点でマネジメントしていかなければ会社は成長しません。ありがちな失敗は、社長自身が現場の仕事をしてしまうパターンです。たとえば、営業畑出身の社長の場合、つい自らの得意なことをしようと営業をしてしまうこともあるかもしれません。しかし、社長である以上、自分は経営者としての仕事にまわるべきです。社長としてすべきことは、現場の最前線に立つことではなく、自分自身のノウハウや培った能力を社員に伝え、現場の仕事は部下に任せられる仕組みづくりです。
社長の仕事① 大枠の計画を練る
社長の仕事の1つ目は、経営計画を練ることです。経営計画とは、中・長期的な会社の事業の大枠です。経営計画を作ることによって、会社にとって重要な売上目標が設定できますし、目標達成するための課題も見えてきます。また、今は赤字でもあとどのくらいで黒字化できるかの見通しも立てられます。ポイントは、社員に無理をさせることなく、着実に売上を出せるような事業計画を練ることです。経営計画は絶対に必要なものではありません。しかし、経営計画があれば社員全員に会社の数値的目標やビジョンを共有でき、社員のやる気にもつながります。よりよい未来のためにも、説得力のある合理的な経営計画を練り、社員に共有しましょう。
社長の仕事② 資金の管理・調達をする
社長の仕事の2つ目は、資金の管理・調達です。会社をまわすには、資金が必要です。特に、会社を立ち上げた直後には、銀行や信用金庫からお金を借りる場合もあります。お金を借りるためには、会社の信頼性が重要です。借りたお金を何に使うのか、いつまでにどれだけの利益を見込んでいるのかなど、しっかりとした事業計画を作って相手に納得してもらわなければいけません。借りたお金の配分は適切か、利益につながっているかをチェックし、会社の健康状態を把握することも大事です。さらに、国や自治体が会社への補助金を提供していることもあります。自社が利用できる制度がないか調べておきましょう。
社長の仕事③ 従業員の労働環境を整え育成する
社長の仕事の3つ目は、従業員の労働環境を整えて育成することです。社員は会社の大事な資産であり、会社が売上を出し、将来的に成長していくためには社員の力が必要です。労働環境は社員のアウトプットに大きな影響を与えます。労働環境が悪ければ、社員は気持ちよく働くことができません。離職が相次いだ結果、最終的に社員が誰もいなくなり倒産するという最悪の可能性もあります。優秀な人材を確保し、定着率を上げるためにも、社員のスキル向上とモチベーション維持につながる環境づくりを意識しましょう。いざというときのために、自分に代わる優秀な後継者を育てておくことも大切です。
2.その他の社長の仕事
ここまでに紹介してきた仕事以外にも、社長は以下に挙げるような仕事を担当する場合があります。経営が軌道に乗り、何をするべきなのかと迷っているときは参考にすると良いでしょう。
まず、スーパー・クローザーとして大口の契約をまとめるという選択肢が挙げられます。スーパー・クローザーはいわば営業部門のトップで、特にBtoBの取引では重要な役割を担います。取引の規模が大きくなれば一般社員だけでは成約を取るのが難しくなるため、経営者自らが先導するのも1つの方法でしょう。
次に、得意な部門の最高責任者を務めるという働き方も選べます。マーケティングや商品開発など、経営者にも自分が得意とする分野があります。経営者自身が得意な部門をけん引し、企業のさらなる成長を目指すのも良いでしょう。そして、企業にとって重要な人間関係を維持することも社長の大切な仕事です。企業に恩恵をもたらしてくれた人々との関係維持に努めることで、将来危機に陥ったときなどの助けになる可能性があります。
3.社長の仕事に集中する環境の作り方
社長にふさわしい仕事に精進するためにも、自分の仕事に集中できる環境を整えることが重要です。前提として、会社に余力が備わっていなければ社長が自分の仕事に集中することはできません。会社に余裕がないと、社長は資金繰りなどに奔走することになるためです。会社に余力を作るためには、商品やサービスの価格を上げるなどの工夫を凝らす必要があります。そのうえで、秘書や役員運転手を導入し、自分の仕事に集中するための環境を整えていくと良いでしょう。
■社長の仕事だけすればいい！しかし「確実に」しなくてはならない
社長は、社長の仕事をしっかりとこなす必要があります。もし、時間に余裕がなく仕事を確実にこなせない場合は、専属の運転手や秘書を雇って時間を効率的に使うことも検討してはいかがでしょうか。心身の疲れは、判断力の低下にもつながります。自分でなくてもよい仕事はどんどん周囲に任せ、肝心の社長業に集中しましょう。
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■名古屋オフィス開設のお知らせ
この度、東海（名古屋）地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。
新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
【 株式会社トランスアクトホールディングス 名古屋オフィス 】
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