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2021 / 06 / 10
00:00

■<6月コラム>社長がやることとは結局何なのか?確実にすべき「社長の仕事」はこの3つ

■社長がやることとは結局何なのか?確実にすべき「社長の仕事」はこの3つ

社長というと、とにかく仕事が忙しいというイメージがありますが、「社長の仕事」とは具体的に何か知っていますか。社長は単なる肩書きではありません。会社のトップである社長にしかできないことがあります。この記事では、社長の役割について整理したい人に向けて、社長がやるべき仕事や果たすべき役割について説明します。

 

 

 ■社長の仕事の基本とは

社長の仕事の基本は、会社を永続させるための方針を考えることです。社長は常に会社の将来的な姿を想像し、理想と現実のギャップを埋めるために活動する必要があります。「どうすれば会社が今よりも成長するのか」という問いを胸に抱き続け、浮かんでくるアイデアを実現する具体的な方法を導き出さなくてはなりません。同時に、最終的な決断を下すことも社長の重要な業務です。的確に決断を下す能力を磨き、会社を正しい方向へと導くのが社長の役割だといえます。

 

1.社長は「社長の仕事」だけを確実にやる

組織を率いる際、まず大事なのは、社長は「社長の仕事」だけをやるべきだということです。社長は経営者であり、社員ではありません。スポーツでいうと監督の立場です。優秀なプレーヤーがそろっていても、指揮をとる監督がいなければ試合に勝つことができません。会社も同様です。社長が経営者として社員を動かし、いかに最大限の力を引き出せるかという視点でマネジメントしていかなければ会社は成長しません。ありがちな失敗は、社長自身が現場の仕事をしてしまうパターンです。たとえば、営業畑出身の社長の場合、つい自らの得意なことをしようと営業をしてしまうこともあるかもしれません。しかし、社長である以上、自分は経営者としての仕事にまわるべきです。社長としてすべきことは、現場の最前線に立つことではなく、自分自身のノウハウや培った能力を社員に伝え、現場の仕事は部下に任せられる仕組みづくりです。

 

社長の仕事① 大枠の計画を練る

社長の仕事の1つ目は、経営計画を練ることです。経営計画とは、中・長期的な会社の事業の大枠です。経営計画を作ることによって、会社にとって重要な売上目標が設定できますし、目標達成するための課題も見えてきます。また、今は赤字でもあとどのくらいで黒字化できるかの見通しも立てられます。ポイントは、社員に無理をさせることなく、着実に売上を出せるような事業計画を練ることです。経営計画は絶対に必要なものではありません。しかし、経営計画があれば社員全員に会社の数値的目標やビジョンを共有でき、社員のやる気にもつながります。よりよい未来のためにも、説得力のある合理的な経営計画を練り、社員に共有しましょう。

 

社長の仕事② 資金の管理・調達をする

社長の仕事の2つ目は、資金の管理・調達です。会社をまわすには、資金が必要です。特に、会社を立ち上げた直後には、銀行や信用金庫からお金を借りる場合もあります。お金を借りるためには、会社の信頼性が重要です。借りたお金を何に使うのか、いつまでにどれだけの利益を見込んでいるのかなど、しっかりとした事業計画を作って相手に納得してもらわなければいけません。借りたお金の配分は適切か、利益につながっているかをチェックし、会社の健康状態を把握することも大事です。さらに、国や自治体が会社への補助金を提供していることもあります。自社が利用できる制度がないか調べておきましょう。

 

社長の仕事③ 従業員の労働環境を整え育成する

社長の仕事の3つ目は、従業員の労働環境を整えて育成することです。社員は会社の大事な資産であり、会社が売上を出し、将来的に成長していくためには社員の力が必要です。労働環境は社員のアウトプットに大きな影響を与えます。労働環境が悪ければ、社員は気持ちよく働くことができません。離職が相次いだ結果、最終的に社員が誰もいなくなり倒産するという最悪の可能性もあります。優秀な人材を確保し、定着率を上げるためにも、社員のスキル向上とモチベーション維持につながる環境づくりを意識しましょう。いざというときのために、自分に代わる優秀な後継者を育てておくことも大切です。

 

2.その他の社長の仕事

ここまでに紹介してきた仕事以外にも、社長は以下に挙げるような仕事を担当する場合があります。経営が軌道に乗り、何をするべきなのかと迷っているときは参考にすると良いでしょう。

まず、スーパー・クローザーとして大口の契約をまとめるという選択肢が挙げられます。スーパー・クローザーはいわば営業部門のトップで、特にBtoBの取引では重要な役割を担います。取引の規模が大きくなれば一般社員だけでは成約を取るのが難しくなるため、経営者自らが先導するのも1つの方法でしょう。

次に、得意な部門の最高責任者を務めるという働き方も選べます。マーケティングや商品開発など、経営者にも自分が得意とする分野があります。経営者自身が得意な部門をけん引し、企業のさらなる成長を目指すのも良いでしょう。そして、企業にとって重要な人間関係を維持することも社長の大切な仕事です。企業に恩恵をもたらしてくれた人々との関係維持に努めることで、将来危機に陥ったときなどの助けになる可能性があります。

 

3.社長の仕事に集中する環境の作り方

社長にふさわしい仕事に精進するためにも、自分の仕事に集中できる環境を整えることが重要です。前提として、会社に余力が備わっていなければ社長が自分の仕事に集中することはできません。会社に余裕がないと、社長は資金繰りなどに奔走することになるためです。会社に余力を作るためには、商品やサービスの価格を上げるなどの工夫を凝らす必要があります。そのうえで、秘書や役員運転手を導入し、自分の仕事に集中するための環境を整えていくと良いでしょう。

 

 

■社長の仕事だけすればいい!しかし「確実に」しなくてはならない

社長は、社長の仕事をしっかりとこなす必要があります。もし、時間に余裕がなく仕事を確実にこなせない場合は、専属の運転手や秘書を雇って時間を効率的に使うことも検討してはいかがでしょうか。心身の疲れは、判断力の低下にもつながります。自分でなくてもよい仕事はどんどん周囲に任せ、肝心の社長業に集中しましょう。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 05
00:00

■名古屋オフィス開設のお知らせ

■名古屋オフィス開設のお知らせ

この度、東海(名古屋)地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。

新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

 

 

【 株式会社トランスアクトホールディングス 名古屋オフィス 】

〒460-0008 名古屋市中区栄3-2-3 名古屋日興證券ビル4F

Tel. 052-269-8260(代表)

Fax. 052-269-8261


2021 / 06 / 01
00:00

■<6月コラム>秘書の服装は決まっているの?髪型やアクセサリーはどうすればいいの?

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働くときの服装はクールビズやオフィスカジュアルなどのように、いろいろな選択肢が増えてきています。ビジネス服選びが個人の判断に任せられているという状況では、逆に何を着たらいいのか悩んでしまうというケースもあるようです。それでは、秘書は何を着るべきなのでしょうか。この記事では秘書の服装に加え、身だしなみについても解説していきます。

 

 

■秘書にふさわしい服装とは?

秘書にふさわしい服装について第一にいえることは、秘書という仕事が持つイメージを裏切らないようにするという点でしょう。そもそも、秘書の服装は具体的に形や色などに決まりがあるわけでもありません。大切なポイントは、清潔感や高い機能性です。秘書の仕事は、社長や役員などのエグゼクティブの業務をサポートすることです。そのため、存在感を主張することのない控えめな服装がふさわしいということになります。

 

具体的には、首回りの開きやスカート丈に気を使い、肌の露出が少なめの服装が基本です。華美にならないように、服の色味は落ち着いたトーンでまとめ、柄物などは避けるようにします。たとえオフィスカジュアルの会社であっても、社外の人と会うことの多い秘書は、若干フォーマルにまとめることが望ましいです。スーツスタイルであればシャツやブラウスを着用しましょう。また、来客時にはきちんとジャケットを羽織りましょう。例えば、インナーが無地のカットソーなどのようにやや軽装であっても、ジャケット1枚羽織るだけでも秘書としての品格がプラスされます。形がシンプルで着回しのきくスーツと、シャツやブラウスを数パターン用意しておくと便利でしょう。

 

 

■髪型やアクセサリーは自由?

秘書の身だしなみで大切なのは、周囲の人に対して不快感を与えないことです。意外と目立ちやすいのが、髪型と身につけるアクセサリーです。中でも、人の印象を大きく左右するのは、実は髪型だといわれています。そのため、秘書は髪型には人一倍気を使わねばなりません。髪の長さにルールはないものの、常に誰に見られてもよいように清潔感が感じられるすっきりとしたヘアスタイルを心がけることが大切です。

 

髪が長ければまとめ髪ですっきりとした印象をつくることが大切で、ダウンスタイルは秘書業務には不向きです。ショートスタイルからボブまでの長さであれば、清潔感のある印象が与えられる上に機能的な面からもおすすめできます。髪の色については、ビジネスを意識し暗めの落ち着いた色にしましょう。アクセサリーは基本的に大きくて派手なものは避けるようにしましょう。シンプルなデザインのアクセサリーであれば、ポイントを絞ってつけることをおすすめします。

 

 

■清潔感のある服装を心がけよう

秘書という職業柄、服装や身だしなみについてもっとも大切なのが清潔感です。秘書の仕事は業務上、会社の社長や重役についてさまざまな業務をサポートする裏方の立場です。そのため、目立つことのないようにすることが先決です。しかし、目立たないようにすることと身だしなみに無頓着であるということは、決してイコールではありません。あくまでも、社内のエグゼクティブを陰で支える存在であることを意識しましょう。よりフォーマルで華美でない服装や、控えめなアクセサリーを選ぶこと、髪型をさっぱりと身ぎれいにまとめることなどがとても重要なポイントとなります。

 

秘書が人に与える印象というのは、実はサポートされる側の上司の印象までも左右してしまいます。そのため、上司に迷惑をかけることのないよう人の目を意識するということがとても大切です。秘書は会社の重役の傍で仕事をする業務であるからこそ、実はセンスの有無も問われているといっても過言ではありません。さまざまな人に意外と見られているのだということを常に意識しましょう。控えめで清潔感のある雰囲気を目指すことで、周囲に好印象が与えられます。

 

 

 

 

 

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2021 / 05 / 25
00:00

■週刊エコノミストに弊社代表橘のインタビュー記事が掲載されました

■週刊エコノミストに弊社代表橘のインタビュー記事が掲載されました

週刊エコノミスト(2021年4月27日号)に弊社代表橘のインタビュー記事が掲載されました。

 

週刊エコノミストとは

週刊エコノミストは1923年(大正12年)に毎日新聞社が創刊したビジネス誌です。創刊号では編集方針を「学理を論じて空疎に失せず、現実に即して卑近に流れず」と謳い、以来、本誌は、時流に流されず、現実を見据えた報道につとめてまいりました。創刊92年の2015年4月、毎日新聞社の分社によって設立された毎日新聞出版株式会社に発行が移管されました。

2021 / 05 / 20
00:00

■<5月コラム>必見!秘書の一日を覗いてみた!気になる仕事内容やスケジュールは?

■必見!秘書の一日を覗いてみた!気になる仕事内容やスケジュールは?

秘書は、社長や役員についていることが多いので、能力の高い人が就く仕事というイメージを持っていませんか。ここでは、秘書が普段どういう仕事をしているのか、秘書の1日のスケジュールを紹介しています。また、仕事ができる秘書になるためには、何のスキルを身に付けると良いかも解説しているので、これから秘書を目指す人は必見です。

 

 

1.秘書の仕事内容を紹介!

 

秘書と一括りにいっても、会社役員・国会議員・病院院長につくなど、勤め先はさまざまです。秘書は、会社の上司をサポートするのが主な仕事です。スケジュール管理をして、上司が仕事を円滑に進められるようにします。緊急性の高い仕事が入ったときには、業務に支障が出ないように、調整をする力が求められるでしょう。上司が取引先を訪問したり、出張したりする場合は、航空券や乗車券、宿泊の予約を代わりに行います。来客対応することや、上司に同行して取引先を訪れることもあるため、交渉力も必要です。

 

他には、交際業務として、取引先を接待する準備、冠婚葬祭の電報や贈りものの手配も行います。交際や出張にかかる経費も、秘書が精算する必要があります。そして、電話対応、郵便物やメールの確認も秘書の仕事です。さらに、秘書は資料や書類の整理をするなど、上司の仕事環境を整えるために、いくつもの業務を同時進行で行っていきます。

 

 

2.秘書の一日を覗いてみよう!

 

ここからは、秘書の1日の仕事内容をみていきましょう。秘書の仕事は、業種や企業によって内容や勤務時間が異なるため、ここで紹介しているのは一例です。ただ、秘書として働くことを考えているなら、読んでおくと参考になるでしょう。

 

●午前(7~12時)

秘書の仕事は、上司が出社してくる前からスタートします。業務開始前に出社し、室内の清掃やパソコンのセッティングを行います。退勤後に来たメールや、今日のスケジュールの確認も必要です。その後、上司が出社次第、今日のスケジュールをひと通り伝えて、情報を共有します。午前中に会議や来客があれば、準備から来客対応までこなします。

 

●午後(12~18時)

ランチを取った後は、上司のスケジュール調整や書類の作成を行います。出張を予定しているときは、宿泊先や航空券を確保します。業務をこなしている間に来客があれば、その都度対応が必要です。そして、業務の合間に接待や贈りものの手配も済ませ、経費の精算も行います。業務終了前に翌日のスケジュールを把握してから退社します。

 

 

3.仕事のできる秘書になるための秘訣は?

 

秘書は来客対応することが多いので、失礼のないように服装に気を遣ったり、マナーは洗練されたものを身に付けたりする必要があります。丁寧な言葉づかいを心がけ、上司や取引先を不快にさせないように気をつけましょう。また、周囲に気配りすることも必要で、上司や取引先が求めるものは何かを考えて動くようにします。与えられた業務をこなすことも大事ですが、自ら考えて動く力が求められるのです。ただし、上司の負担を軽くしたいからといって、上司の代わりに行事へ参加したり、決裁書に押印したりと、越権行為にあたる業務はしてはいけません。秘書ができる業務の範囲内で手助けしましょう。

 

そして、いくつもの業務を同時進行でこなすために、事務処理を正確かつ早く行えるようにスキルを養います。優先順位を決めて効率よく進めていくことは、秘書をするうえで必要な力です。上司や取引先と信頼関係を築くために、コミュニケーション能力を身に付けるのも大切です。仕事ができる秘書になるなら、仕事の内容は外部へ漏らさない、興味本位でむやみやたらに詮索はしないと意志を強く持ち、上司をサポートする覚悟を決めましょう。

 

 

憧れの秘書にチャレンジしてみよう!

 

秘書は、書類作成・上司のスケジュール管理・来客対応など、いくつも業務を抱えているため多忙を極めます。とはいえ、上司と信頼関係を築き、効率よく業務をこなせるようになれば、とてもやりがいのある仕事です。トランスアクトは、好待遇の秘書の求人募集を行っています。ぜひ、憧れの秘書に挑戦してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

 

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